+7(499)495-49-41

Журнал учета путевых листов по форме 8: бланк и образец заполнения 2017 года

Содержание

Журнал выдачи путевых листов. Образец и бланк 2018

Журнал учета путевых листов по форме 8: бланк и образец заполнения 2017 года

Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала выдачи путевых листов .xlsСкачать образец журнала выдачи путевых листов .xls

Важность ведения  документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

  • Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
  • Когда был выдан путевой лист (дата).
  • Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
  • Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
  • Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
  • «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
  • Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
  • Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Кто заполняет

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

  • Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
  • Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Законодательная база

Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.

https://www.youtube.com/watch?v=wbnHxIZAmpo

Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.

Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.

Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

  • Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
  • Какие грузы доставляет транспортное средство.
  • Пробег.
  • Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

Источник: https://assistentus.ru/forma/0345008-zhurnal-vydachi-putevyh-listov/

Образец заполнения журнала учета путевых листов

Журнал учета путевых листов по форме 8: бланк и образец заполнения 2017 года

Компании и индивидуальные предприниматели, которые применяют в процессе своей предпринимательской деятельности транспортные средства различных категорий, в обязательном порядке должны предоставлять водителям путевые листки.

Под определением «Путевой лист» подразумевается документ, который предоставляет полное право водителям использовать то или иное транспортное средство.

В документе должны обязательно отображаться подробные сведения относительно маршрута следования, расхода топлива и трудовой деятельности шофера.

Для транспортных компаний законодательством РФ предусмотрена обязанность предоставлять путевые листки каждый день, причем исключением являются только те ситуации, когда водитель отправляется в продолжительную командировку.

Если говорить о компаниях, которые не относятся к автотранспортным, то для них периодичность выдачи путевых листков варьируется от 1 дня до календарного месяца.

Общая информация

Для обеспечения полного контроля предоставленных путевых листков, в компании необходимо вести журнал учетов движения путевок по форме 8.

Однако с января 2013 года по причине вступления в юридическую силу Федерального закона РФ относительно бухучета в декабре 2011 года №402-ФЗ, форма является не обязательной.

Компании имеют право формировать персональные формы либо же дополнять необходимыми сведениями унифицированной бланк, при условии, что все предусмотренные пункты унифицированной формы останутся неизменными.

В свою очередь необходимо помнить, что унифицированная либо же видоизмененная форма путевых листов в обязательном порядке должна вводиться на основании сформированного приказа непосредственного руководства. Более того, использование документа можно закрепить в учетной политике компании.

В большинстве случаев, журнал подлежит оформлении на срок до 12 календарных месяцев, однако при наличии необходимости период может быть сокращен до 1 месяца. Журнал путевых листков относится к первичной документации, а период хранения составляет не меньше 5 лет.

Что включает в себя

Путевой лист в обязательном порядке должен включать в себя такие основные сведения, как:

  • персональные сведения водителя транспортного средства;
  • регистрационный номер автомобильного транспорта;
  • персональные сведения собственника транспортного средства либо же компании, на балансе которой автомобиль находится;
  • затраты топлива (при указании сведений необходимо ориентироваться от спидометра);
  • суммарная протяженность маршрута и километраж.

Если же возникнет какая-либо аварийная ситуация на дороге или будет нарушение правил дорожного движения, водитель транспортного средства в обязательном порядке должен предоставить представителю ГИБДД помимо основной документации и путевой лист для отображения в нем сведений относительно правонарушений.

Формирование листа осуществляется вне зависимости от того, относится транспортное средство к собственности компании или находится во владении у водителя, но используется в производственных целях.

В процессе транспортировки объемной продукции, для которой необходима лицензия, в обязательном порядке возникает необходимость в формировании графы «лицензионная карточка», включая и отображение номера товарной накладной в четком соответствии с транспортируемым товаром. Особенно если речь идет о материальных ценностях.

По завершению трудовой смены, формируемый путевой лист должен быть передан диспетчеры с целью занесения сведений в соответствующем журнале с возможностью сохранения заполненного бланка «путевки».

По мере формирования предусмотренного внутренним распорядком компании, журнал подлежит передаче для дальнейшей проверки представителю бухгалтерии. Для этого, в рассматриваемом журнале учета предусмотрено специальное поле, для проставления отметки о сдаче документации в бухгалтерский отдел.

В том случае, если ответственное лицо за ведение рассматриваемого журнала отсутствует, допускается возможность подписание соглашения с иными компаниями, которые предоставляют подобного рода услуг.

Необходимо помнить, что в соглашении необходимо прописывать сведения относительно всех нюансов, которые способные решить спорные ситуации, в процессе их возникновения.

Компании либо же индивидуальные предприниматели, которые предоставляют транспортные виды услуг, в обязательном порядке регистрируют сформированные путевые листки в соответствующем регистрационном журнале (на основании п.1 статьи 1, пункта 1, статьи 6 Федерального закона №259 и Приказа Министерства транспорта №152).

Остальные категории лиц, которые применяют в процессе своей трудовой деятельности транспортные средства, могут вести регистрационный журнал по своему персональному усмотрению.

Использование подобного рода журнал позволяет обеспечить контроль за своевременностью формирования путевых листков, и, соответственно, осуществлять списание горюче-смазочных материалов, израсходованных транспортными средствами. Дополнительно обеспечивается контроль за теми сведениями, которые отображены в самих путевых листах.

Нормативные акты

Все вопросы относительно ведения рассматриваемого журнала регулируются такими нормативными актами, как:

  • Федеральным законом №402;
  • Приказом Министерства транспорта №152;
  • Федеральным законом №59.

Данный перечень не является исчерпывающим, однако содержит в себе все необходимые сведения относительно журнала учета путевых листов.

Порядок заполнения

Рассматриваемый журнал учета движения, регистрации и формирования путевых листков включает в себя несколько частей, а именно:

  • титульный лист, в котором отображается название компании и кодовое значение исключительно по ОКПО, включая период, за который составляется журнал;
  • табличной части.

В свою очередь, табличная часть включает в себя такие сведения, как:

  • нумерацию путевого листка, и когда именно он был предоставлен;
  • все необходимые сведения по водителю, включая табельный номер;
  • гаражный номер транспортного средства;
  • подписи уполномоченных лиц, которые отвечают за журнальный учет.

Стоит отметить, что подписи в обязательном порядке должны быть проставлены:

  • водителем транспортного средства, чем подтверждается факт получения путевого листа;
  • диспетчера либо же рабочего исполняющего его обязанности, чем подтверждается факт получения всей необходимой документации от водителя транспортного средства;
  • сотрудника бухгалтерии, чья подпись подтверждает произведенную проверку и принятие листа на учет.

Дополнительно по мере необходимости следует делать соответствующие примечания.

В рассматриваемый журнал предоставления путевых листов необходимо заносить все необходимые сведения относительно составленных компанией листов. Какие-либо исключения в этом вопросе недопустимы.

Журнал включает в себя сквозную нумерацию и подлежит ведению исключительно в хронологическом порядке. По завершению заполнения журнала, он в обязательном порядке подлежит прошиванию, а после следует скрепить соответствующей печатью и поставить подпись непосредственному руководителю.

Необходимо обращать внимание на тот факт, что ведение рассматриваемого журнала возлагается исключительно на того сотрудника компании, в трудовом соглашении которого указаны обязанности относительно ведения этого документа. Допускается возможность назначения уполномоченного лица с помощью формирования соответствующего приказа руководства компании.

Дополнительно необходимо помнить, что законодательством РФ допускается возможность привлекать к ведению журнала сторонних лиц на основании подписанного соглашения об оказании подобного рода услуг.

В такой ситуации обязанности относительно формирования путевых листов возлагаются на представителей иных компаний.

Форма и образец

Как отмечалось ранее, рассматриваемый журнал подлежит составлению по форме №8. По желанию компании и индивидуальных предпринимателей, законодательство РФ допускает возможность разработки своей персональной формы.

В процессе составления рассматриваемого документа необходимо всегда помнить, что допускать какие-либо ошибки или опечатки категорически запрещено, поскольку при их выявлении могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.

Подробнее про учет путевых листов и ГСМ — на данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/sklad/zhurnal-ucheta-putevyh-listov.html

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Журнал учета путевых листов по форме 8: бланк и образец заполнения 2017 года

Крупные организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей отрасли различные виды транспорта, предназначенного для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны выдавать водителям своих автомобилей путевые листы.

Такой лист служит первичным документом для контроля над расходом топлива и фиксирования километража по маршруту движения автомобиля.

Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.

Путевые листы особенно необходимы в крупных организациях, осуществляющих пассажирские перевозки на рейсовых автобусах, троллейбусах, трамваях и других видах наземного и подземного транспорта, а также для фирм, осуществляющих транспортировку крупногабаритных и других грузов.

Что это за документ

В путевом листе должна быть представлена следующая информация:

  • личные данные водителя;
  • регистрационный номер автотранспорта;
  • личные данные владельца автомобиля или организации, которой принадлежит транспортное средство;
  • расходы на топливо (показания спидометра);
  • начальные и конечные точки маршрутов;
  • их общая протяженность и километраж.

В случае возникновения аварий на дорогах либо иных правонарушений, совершенных водителем, он также обязан предоставить сотруднику ГИБДД помимо других документов свой путевой лист для занесения в него информации о правонарушении.

Оформление листа должно происходить вне зависимости от того, является ли транспортное средство собственностью организации, или же автомобиль принадлежит водителю, но используется им в служебных целях.

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств. В договоре прописывается соответствующая информация о сотрудничестве сторон для предотвращения спорных ситуаций, касающихся вопросов отчетности.

Посмотреть как осуществляется учет листов в программе 1С можно на следующем видео:

Путевые листы: правила заполнения в 2018 году

Журнал учета путевых листов по форме 8: бланк и образец заполнения 2017 года

В 2018 году в правила заполнения путевых листов внесены изменения — расширен перечень обязательных реквизитов. Теперь на бланке необходима отметка механика об исправности авто. Если компания работает с унифицированным бланком, то его придется скорректировать. О том, как это сделать — в статье. Там же образец заполнения путевого листа.

Путевой лист: бланк 2018

Копания может использовать типовую форму путевого листа. Например, форма путевого листа для легкового автомобиля утверждена постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257

Также компания вправе разработать собственный шаблон путевого листа. Туда включают обязательный набор реквизитов. Проверьте форму путевки в статье “Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя”.

Скачать бланк путевого листа 2018 (упрощенная форма)>>>

Скачать бланк путевого листа (форма №3)>>>

Скачать пример заполнения путевого листа>>>

Отказаться от унифицированных форм разрешено даже профессиональным перевозчикам – транспортным компаниям.

Выбранный путевой лист утвердите в учетной политике

Применяемый бланк нужно утвердить в учетной политикой компании. Также поступите, если переходите на новый шаблон.

Старые бланки из учетной политики при этом удалять не нужно. Оставляйте их для истории. Ведь налоговики могут проверить любой истекший период.

Обязательные реквизиты путевого листа 2018

Если используете самостоятельно разработанные бланки путевых листов, проверьте, чтобы там были указаны и заполнены 14 реквизитов:

1. Название – путевой лист.2. Номер.3. Срок действия.4. Сведения о собственнике транспортного средства:– для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;– для предпринимателей: Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.5.

Тип и модель машины.6. Государственный регистрационный знак машины.7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.9. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.10. Ф. И. О. водителя.

11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.12. Штамп, подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр.13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем.

14. Подпись и Ф. И. О.

контролера технического состояния машины.

Такой перечень реквизитов утвержден приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

Активировать доступ

Правила заполнения путевого листа в 2018 году: штамп механика

Теперь компании обязаны вносили в путевой лист отчет механика о проверке авто перед выездом. Такие правила заполнения действуют с 26 февраля 2017 года. Это актуально для правил заполнения путевого листа грузового автомобиля 2018.

Путевой лист (упрощенная форма)

Скачать бланк путевого листа 2018 (упрощенная форма)

Путевой лист (форма № 3)

Скачать бланк путевого листа (форма №3)

Внимание!

В «Школе Зарплатоведа» обновлен курс «Выплаты работникам». Пройдите учебный курс, посмотрите видеолекции и получите диплом государственного образца

Штамп механика на путевом листе в 2018 году: образец

Как будет выглядеть на бланке отметка механика — компания решает сама. Целесообразно сделать такое же оформление, как в случае с отметкой медика, по аналогии.

Проверьте, чтобы отметка обязательно включала в себя дату и время проверки.

Образец штампа механика на путевом листе

Предрейсовый техосмотр должен проводить специалист, аттестованный в транспортной инспекции. Это может быть механик или мастер. Если с машиной все в порядке, в путевке контролер запишет или поставит штамп «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» либо «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен», распишется и укажет фамилию

Оформление путевых листов  в 2018 году: что делать, если нет механика

Если в штате нет такой должности, проводите техосмотр в стороннем сертифицированном техцентре. Его специалист проставит отметку о техосмотре на путевом листе.

Правила оформления путевых листов для транспортных компаний в 2018 году

Если ваша компания профессионально занимается перевозками, следите за тем, чтобы ваш механик вовремя проходил необходимые обучение и аттестацию. Ну и в любом случае хорошо, если человек, занимающий должность механика, будет иметь специальное образование и квалификацию.

Осматривать транспортное средство механик должен непосредственно перед рейсом. Так же действует медик в случае с медосмотром. Если шофер отправляется в длительную командировку – правила такие же. Все проверки проводятся непосредственно перед выездом в командировку. И в путевом листе ставятся разовые отметки. Они будут иметь силу на протяжении всей поездки, какой бы долгой она не была.

Печать — не обязательный реквизит путевого листа

Печать компании — теперь дополнительный реквизит. Ее можно ставить или не ставить на путевом листе по вашему усмотрению (п. 1 приказа Минтранса от 18.01.2017 № 17).

Источник: https://www.zarplata-online.ru/art/160849-putevye-listy-pravila-zapolneniya-v-2018-gody

Журнал учета путевых листов на 2018 год

Журнал учета путевых листов по форме 8: бланк и образец заполнения 2017 года

Предприниматели и организации, использующие в своей деятельности автотранспорт, оформляют для каждой поездки путевые листы. Эти бланки отражают расход ГСМ и другие показатели работы. Каждый выданный документ отмечается в соответствующем регистре, который называется журнал учета путевых листов. Для него разработана унифицированная форма. В конце статьи можно скачать бесплатный образец.

Как оформлять журнал учета

Журнал регистрации путевых листов имеет унифицированную форму № 8, которая утверждена Госкомстатом РФ в 1997 году. Предприниматели и организации могут использовать этот шаблон и сегодня. Вместе с тем с 1 января 2013 года действует закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. На основании этого акта применение унифицированных форм не является обязательным.

Касательно ведения журнала учета путевых листов 2018, стоит учесть ряд моментов:

  1. Регистр заводится на срок до 1 года.
  2. Руководитель сам определяет продолжительность ведения журнала.
  3. Если руководитель решает отказаться от использования унифицированной формы, нужно составить свой образец, который будет содержать те же самые реквизиты.
  4. Срок хранения журнала – минимум 5 лет (как и для других первичных документов).

Важно! Перед списанием журнала нужно убедиться, что закончился срок хранения последнего зафиксированного в нем бланка. В противном случае нельзя будет подтвердить ведение контроля.

После внесения отметок в регистр нужно поставить подписи. Подтверждают внесенные данные бухгалтер, сотрудник, ведущий журнал, и сам водитель. В конце унифицированной формы таблицы имеется графа для комментариев. Ее заполнять необязательно. В некоторых случаях в ней ставится наименование населенного пункта, куда следовал водитель, или другие дополнительные отметки.

Образец формы: обязательные реквизиты

По состоянию на 2018 год, стандартная форма выполняется в виде сшитых в брошюру бумаг. На странице располагается таблица из 9 столбцов. Во время разработки образца для своего предприятия можно расположить их в наиболее удобном порядке, убрать ненужные графы или включить дополнительные.

На первой странице журнала учета путевых листов образца заполнения указано наименование предприятия или организации и период ведения регистра. В специально отведенных полях справа вводятся коды по ОКУД и ОКПО.

Далее следует таблица. Она включает:

  1. Номер путевого листа.
  2. Дата выдачи документа.
  3. Данные водителя. Вносят ФИО и табельный номер.
  4. Номер автомобиля.
  5. Подписи водителя, диспетчера (с датой взятия у водителя бланка) и бухгалтера (с датой приемки документации).
  6. Дополнительная информация. Заключительная графа заполняется при необходимости.

По единому шаблону печатаются все остальные страницы. В большинстве случаев в строки вносятся примерно одни и те же данные. Когда свободные страницы закончились, журнал учета движения путевых листов следует отправить в архив. Там он будет храниться в течение 5 лет (по правилам для первичной документации).

Кому поручается ведение регистра

Журнал учета ведется сотрудником, который назначен приказом директора или ИП. Кроме того, это может быть поручено работнику, в трудовом договоре с которым уже прописана данная обязанность.

Еще один вариант – руководитель вправе привлечь для ведения журнала стороннюю организацию или ИП. Чтобы документально оформить такое сотрудничество, заполняется договор оказания услуг.

Вне зависимости от того, кто делает отметки в таблице, порядок ведения учета не меняется:

  • запись делается по каждому путевому листу;
  • бланки отмечаются в хронологическом порядке;
  • страницы нумеруются подряд.

Если период, на который оформлялся документ, подошел к концу, журнал учета выдачи путевых листов прошивается и подписывается. Нужно убедиться в том, что все страницы регистра пронумерованы.

Почему нужно вести учет путевых листов

По закону каждый предприниматель (или организация), использующий автомашины для своей деятельности, обязан предоставлять путевые листы и учитывать их в регистре. Сам бланк содержит полную информацию о поездке: данные водителя, маршрут, особенности груза.

Путевой лист служит доказательством расхода ГСМ при перевозках. На основании этого документа налогоплательщик может списывать расходы на топливо для транспортных средств. Также данные, содержащиеся в документах, упрощают бухучет и начисление водителям заработной платы.

Подведем итог. Для журнала учета предусмотрена унифицированная форма, но ее использование в 2018 году не является обязательным. Выбранный образец утверждается приказом руководителя. В случае с организацией, форму журнала нужно закрепить в учетной политике. Далее можно скачать образец заполнения. При необходимости в него можно внести коррективы.

Образец заполнения журнала учета путевых листов

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalteriya/obrazec-zhurnala-registracii-putevyx-listov

Журнал учета путевых листов: как правильно заполнять?

Журнал учета путевых листов по форме 8: бланк и образец заполнения 2017 года

Журнал учета путевых листов: 5 причин вести такой журнал + 2 способа ведения + 14 обязательных реквизитов, согласно образцу + 3 способа обзавестись путевыми листами + 5 полезных советов.

Бизнес, связанный с автоперевозками, востребован на рынке.

Хорошо организованный, он может приносить отличный доход владельцу и обеспечивать работой многих людей.

Хорошо организовать грузовые и пассажирские перевозки невозможно, если вы не знаете, что такое журнал учета путевых листов.

Этот документ служит методом контроля, причем не только со стороны владельцев компании, но и со стороны государства.

Разобраться с особенностями заполнения этого журнала достаточно просто. И вы точно оцените преимущества, которые он дает.

Что такое журнал учета путевых листов?

Владельцы транспортных компаний, которые не первый год работают на рынке, прекрасно знают, что это за журнал такой и зачем нужно его вести. Новичкам в этом деле придется еще разобраться с рабочей документацией, чтобы не нарваться на штрафы.

28 ноября 1997 года Госкомстат издал постановление, согласно которому вводилась унифицированная форма № 8, обязательная к заполнению всеми транспортными компаниями.

Единая форма, разработанная специалистами Госкомстата, была обязательна к использованию в неизменном виде вплоть до 2013 года.

Начиная с этого периода, владельцы компаний получили возможность разрабатывать свои бланки, но с обязательным указанием всех реквизитов.

То есть владельцам просто разрешили добавить несколько граф, если есть такая необходимость, оформив соответствующий приказ и назначив ответственных за исполнение этого приказа лиц.

Новые правила с увеличением количества реквизитов начали действовать с 1 марта 2017 года. С ними стоит ознакомиться, чтобы получить компенсацию за расходные материалы и снизить налоговую нагрузку.

Водитель, независимо от того, что он водит (автобус, грузовик, тягач, трактор и т.д.), не имеет права выходить на рейс, если у него нет с собой путевого листа.

Есть два способа оформления движения путевых листов:

  1. Ежедневная.

    Если транспортные средства, что есть на балансе вашей организации, осуществляют ежедневные рейсы, то и журнал они обязаны заполнять ежедневно.

    Правда, бывают командировки на несколько суток, когда путевой лист выдается именно на период командировки.

  2. Ежемесячная.

    Если любые типы перевозок – дополнительный вид деятельности вашей компании, то можно заполнять журнал раз в месяц.

Если в вашей компании нельзя найти лицо, которое было бы ответственным за ведение журнала, можно заключить договор с фирмой, которая, к примеру, занимается техосмотром и ремонтом вашей техники.

Как продать битую машину: 2 случая сбыта + рекомендации

Тщательно составляйте договор, чтобы другая сторона точно знала свои обязанности и не совершала ошибок при заполнении формы. Это поможет вам избежать спорных ситуаций и проблем с Налоговой.

Зачем нужно вести журнал учета путевых листов?

Многие владельцы транспортных компаний, не желая морочиться с документами, интересуются, обязательно ли оформлять и заполнять такой журнал?

Обязательно, если на автоперевозках вы зарабатываете деньги.

А вот если за свои транспортные услуги вы не берете деньги, то и учет движения вести не нужно.

В любом случае журнал учета очень удобен и полезен, потому что позволяет:

  1. Списать расходы на топливо и масло, которые были использованы транспортными средствами вашей фирмы.
  2. Проконтролировать путь груза или пассажирского автобуса.
  3. Подтвердить реальность сделки, если возникнет такая необходимость.
  4. Снизить налоговую нагрузку на предприятие.
  5. Правильно рассчитать заработную плату для водителей, надбавки за лишний километраж и т.д.

Да и вообще, имея среди документов такой журнал, у вас не возникнет проблем с учетом всех операций, которые совершили транспортные средства компании.

Как вести журнал учета движения путевых листов: подробно

Предпринимателей волнует, как правильно оформлять журнал учета путевых листов, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами и чтобы не запутаться самому.

1) Ключевые требования к ведению записей журнала учета движения путевых листов

Бланк, о котором идет речь, еще называют унифицированной формой № 8 как раз из-за того, что сам образец и порядок его ведения утвержден Госкомстатом.

Есть две основные части, из которых состоит эта форма:

  1. Обложка (титульный лист).

    Эту часть нужно заполнить первой, написав или напечатав на ней хотя бы наименование организации и дату, которая знаменует начало внесения первой записи. Можно при необходимости пропечатать на обложке адрес организации, реквизиты и прочее.

  2. Таблица с графами.

    Именно эти графы вам предстоит заполнять в дальнейшем.

Видим, что в табличной части 9 колонок:

1. Порядковый номер путевого листа
2. Дата выдачи
3. Личные данные о водителе
4. Табельный номер
5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля
6. Подпись о получении листа водителем
7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа
8. Подпись бухгалтера и дата приема листа
9. Примечания

Все колонки, которые есть в наличии, нужно заполнить в обязательном порядке. Заполненный бланк учета будет иметь вот такой вид:

Вот несколько советов по поводу того, как грамотно заполнить журнал учета движения путевых листов:

  1. Во избежание фальсификаций все листы лучше сшить и пронумеровать.
  2. Руководитель компании, а также главбух на обратной стороне тетради обязательно ставят свои подписи, скрепляя их печатью компании.
  3. Нумерация должна быть сквозной для всего журнала.
  4. Вести правильно эту тетрадь в ваших интересах, потому что ее наличие позволяет существенно снизить расходы на налоги в конце каждого периода.
  5. Если люди, ответственные за заполнение журнала, будут относиться к своим обязанностям халатно и налоговая проверка обнаружит ряд ошибок, то не видать вам компенсации за бензин и другие расходные материалы.

Не принципиально вносить данные вручную и систематизировать информацию в виде бумажной книги.

Сегодня многие компании, желая использовать в своей работе новые технологии, хранят всю информацию на компьютере и ведут записи в электронном виде.

Подобная форма учета допускается, но не лишним будет делать резервные копии, чтобы в случае форс-мажора с компьютером, вся информация сохранилась.

Это крайне важно, потому что согласно требованиям Госкомстата все заполненные журналы следует хранить в архиве не менее 5 лет, независимо от того, заполнялись они вручную или в электронном виде.

2) Новые правила заполнения журнала учета путевых листов

18 января 2017 года Минтранс России издал указ о том, что унифицированная форма изменит свой внешний вид, в первую очередь из-за увеличения количества реквизитов, которые предстоит заполнить.

Если раньше их было 9, то теперь количество реквизитов увеличилось до 14:

1. Название «Путевой лист»
2. Порядковый номер путевого листа
3. Сроки действия
4. Сведенья о собственнике автомобиля
5. Тип и модель автомобиля
6. Регистрационный знак авто
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж
9. Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра
10. Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра
11. Дата и время передрейсового и послерейсового медосмотра водителя
12. Штамп, подпись и ФИО работника, что проводит медосмотр
13. Отметка о передрейсовом осмотре технического состояния авто
14. Подпись и ФИО контролера технического состояния авто

Естественно, из-за увеличения количества реквизитов изменился и сам внешний вид путевых листов:

Если говорить о других изменениях, то это необязательность штампа или печати в журнале. Хотя никто вас не накажет, если вы по-прежнему будете штамповать свои листы.

Еще во избежание недоразумений о том, кому нужно вести такой учет движения, а кто может обойтись без него, в новом Приказе прописан список компаний, для которых данный журнал необходим. Это:

  • владельцы маршрутных такси (и городских, и пригородных, и междугородних);
  • компании, имеющие на балансе автомобили, что перевозят грузы разных габаритов;
  • организации, что занимаются перевозками с помощью других видов транспорта, например, троллейбусов.

3) Где взять журнал учета путевых листов?

Есть 3 способа обзавестись путевыми листами, чтобы работать по правилам Минтранса:

  1. Купить уже готовый журнал.

    Они могут продаваться в книжных магазинах вашего города. Если же вы не можете найти подходящую тетрадь в обычном маркете, то вас точно выручит интернет-шопинг.

    Готовые журналы по приемлемым ценам продаются на:

    • https://www.komus.ru/katalog/bumaga-i-bumazhnye-izdeliya/bukhgalterskie-knigi-blanki-formy/knigi-spetsializirovannye/zhurnal-ucheta-putevykh-listov-a4-50-listov/p/507644/,
    • http://cityblank.ru/catalog/journals_of_record_and_registration_of_traffic_and_transport
      _traffic/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevykh_listov/,
    • http://www.labirint.ru/office/150845/,
    • http://www.rublank.ru/shop/transport/zhurnaly/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevyh_listov/,
    • http://my-shop.ru/shop/products/1717106.html и других сайтах.
  2. Скачать бланк в интернете.

    Если вы собираетесь заполнять путевые листы в электронном виде и хотите сэкономить на покупке журнала, можно скачать готовый образец на одном из многочисленных ресурсов. Например:

    • http://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/zhur-uchet-putevyh-listov-forma-8.html,
    • http://mospostaa.ru/page/zhurnal-ucheta-dvizhenija-putevyh-listov-forma-8,
    • http://znaydelo.ru/document/journal/ucheta-putevyh-listov.html,
    • https://buhnk.ru/buhgalterskij-uchet/kak-zapolnit-zhurnal-ucheta-putevyh-listov-osobennosti/,
    • http://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-forma-8 и т.д.
  3. Разработать собственный образец.

    Если готовая унифицированная форма нового образца вас не устраивает, допустим, вам не хватает нескольких граф для указания важных данных, вы можете разработать собственную форму.

    Но и в этом случае стоит воспользоваться уже готовыми образцами, подготовленными Минтрансом, чтобы не упустить важных реквизитов.

Оформление путевого листа. Пример заполнения.

В нашем видеосюжете представлены обязательные
к заполнению реквизиты путевого листа.

Можно ли создать свой образец журнала путевых листов и как именно это лучше сделать?

Согласно новому Приказу Минтранса, вы можете как скачать унифицированную форму образца, так и разработать собственный бланк, который отвечает интересам вашей компании.

Просто так (сели, поиграли на компьютере и образец готов) ввести свою форму нельзя. Нужно создать соответствующий приказ.

Приказ обязательно издается на фирменном бланке вашей фирмы.

Он должен включать в себя следующие составляющие:

1. Наименование вашей организации
2. Номер и дату составления приказа
3. Название документа
4. Краткое изложение сути приказа
5. Дату ввода приказа в действие
6. Круг лиц, которых непосредственно касается приказ
7. Перечень лиц, которые и будут непосредственно исполнять приказ
8. Подписи руководителя
9. Печать компании
10. Подписи тех лиц, что ознакомились с приказом

Не важно, используете вы готовую форму или разработали собственный вид журнала учета путевых листов. Главное, чтобы ваша транспортная компания имела такой документ, и он отвечал всем требованиям Минтранса.

  • Твиттер

Источник: https://yuristotboga.com/raznoe/zhurnal-ucheta-putevyh-listov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.