+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Журнал учета корпоративных карт

Содержание

Использование корпоративных банковских карт

Журнал учета корпоративных карт

————————————————————————— ¦ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты¦ ¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно¦ ¦распоряжению руководителя компании. ¦ ¦ 3.3.

Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов¦ ¦выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о¦ ¦полной материальной ответственности. ¦ ¦ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться¦ ¦деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на¦ ¦корпоративной карте принадлежат компании. ¦ ¦ 3.4.

Список сотрудников, на имя которых оформлены именные¦ ¦корпоративные карты, приведен в приложении N 1. ¦ ¦ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться¦ ¦неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами¦ ¦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). ¦ ¦ 3.6.

Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу¦ ¦корпоративной карты на имя руководителя компании. ¦ ¦ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных¦ ¦карт (приложение N 3). ¦ ¦ 3.8.

Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а¦ ¦также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных¦ ¦лимитов несет держатель корпоративной карты. ¦ ¦ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан¦ ¦незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью¦ ¦блокирования операций.

Если по вине держателя карты счет не будет¦ ¦своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с¦ ¦держателя карты. ¦ ¦ 3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦ ¦Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим¦ ¦лицам.

¦ ¦ 3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты¦ ¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦ ¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить¦ ¦только в пределах лимита, установленного для карты по договору с¦ ¦банком-эмитентом. ¦ ¦ 3.12.

При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной¦ ¦литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа¦ ¦корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору¦ ¦(счету). ¦ ¦ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в¦ ¦размере 100 000 руб. в день.

Снимать наличную иностранную валюту на¦ ¦территории РФ не разрешается. ¦ ¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦ ¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦ ¦ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦ ¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦ ¦расходов.

Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦ ¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦ ¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦ ¦данный пункт. ¦ ¦ 3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,¦ ¦имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев.

Для¦ ¦других работников срок определяется индивидуально, но не более одного¦ ¦месяца. ¦ ¦ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦ ¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦ ¦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦ ¦ 3.18.

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦ ¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦ ¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦ ¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦ ¦Федерации. ¦ ¦ 3.19.

Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦ —————————————————————————

Источник — “Зарплата”, 2014, № 4

— Статьи

Решите вопросы, связанные с оформлением карты

Карта оформляется после того, как с банком подписан соответствующий договор. Однако прежде чем идти в банк, определитесь со следующими важными моментами.

Сколько карт нужно и на кого оформлять

Корпоративная карта может быть только именной. То есть картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник фирмы. Тот, на кого эта карта оформлена.

Если работник передаст карту другому, ответственным за любые злоупотребления по карте все равно будет он сам.

Поэтому, если нужно, чтобы доступ к деньгам фирмы по карте имели несколько человек, для каждого оформляется индивидуальный “пластик”.

К какому счету выпустить

Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника.

Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит, но все же… Поэтому многие прибегают к другому варианту — карта оформляется к специальному карточному счету. Переводить деньги на него можно в том объеме, который нужен.

Тем самым средства, которые нужно выдать под отчет, будут отделены от основных денег компании.

https://www.youtube.com/watch?v=H8f0w-zrDt8

Есть нюансы. Корпоративную карту можно выпустить к расчетному счету фирмы. Но удобнее — к специально открываемому карточному счету.

Заметьте, карту можно открыть не только к рублевому счету, но и к валютному. Например, для случаев, когда сотрудники ездят в командировку за границу и там оплачивают расходы в валюте.

Хотя, правда, иметь валютный счет именно для оплаты расходов за границей нет необходимости — ведь можно всегда расплачиваться и рублевой корпоративной картой.

Возникнут лишь дополнительные расходы на конвертацию (п.

Положение о корпоративных картах образец

2.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

За счет каких средств будет пополняться

Корпоративная карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать, если на счете, к которому карта привязана, есть денежные средства. По кредитной карте наличие средств на счете не обязательно.

Банк сам предоставит требуемую сумму. Разумеется, за плату и в пределах оговоренного лимита. А потом уже ваша компания погасит долг перед банком.
Имейте в виду, что не все банки открывают корпоративные карты разных видов.

Так, например, кто-то предоставляет и кредитные, и дебетовые карты, а кто-то — только дебетовые. Поэтому этот момент лучше уточнить заранее, после чего уже обращаться в банк. Он сам определит перечень документов, которые нужно будет оформить.

В любом случае от вас потребуется заявление, и в нем вы укажете тех сотрудников, на имя которых надо выпустить карты.

Важное обстоятельство. Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. Для этого в банк представляется заявление с указанием его Ф.И.О.

Подписывая договор, обратите внимание на условия использования карты, которые предлагает банк. Так, банки часто устанавливают лимит суммы, которую можно снять с карты в течение дня. А также комиссию за снятие наличных.

Все это важно выяснить сразу, чтобы можно было планировать траты.
Отметим еще такой момент. Чтобы активировать карту, часто требуется перевести на счет определенную сумму денег, особенно если речь идет о специальном карточном счете.

За счет переведенных денег оплачиваются расходы по выпуску и обслуживанию карты.

Уведомите налоговиков и фонды об открытии специального карточного счета

Если у вас корпоративные карты привязаны к уже существующему расчетному счету, никого об их открытии информировать не нужно.

Другое дело, когда карта выпущена с открытием специального карточного счета либо потребовалось открыть новый расчетный счет. Тогда об этом обязательно нужно уведомить налоговиков и внебюджетные фонды.

Сделать это нужно в течение семи рабочих дней после открытия (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Памятка. Об открытии специального карточного счета нужно уведомить налоговую инспекцию и внебюджетные фонды в течение семи рабочих дней.

Источник: https://obd2bluetooth.ru/ispolzovanie-korporativnyh-bankovskih-kart/

Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

Журнал учета корпоративных карт

Вместо чековых книжек банки стали переводить компании на корпоративные карты. Преимущества очевидны. Не надо ездить в банк за деньгами, а снять наличные можно в любое время. Но при работе с картами возникает много вопросов. Ответы на них в статье.

Банки борются с неучтенными наличными из-за страха потерять лицензию. Читатели прислали в редакцию десятки писем о том, что банкиры принудительно заставляют клиентов отказаться от чековых книжек и перейти на корпоративные карты. У компаний, для которых бизнес-карты в новинку, появляется множество вопросов. Мы ответили на десять самых частых из них.

Что такое корпоративные банковские карты и как их оформить?

Корпоративная карта — это карта, привязанная к специальному счету компании. Она предназначена для оплаты представительских и командировочных расходов, а также сдачи наличной выручки на счет компании через терминалы банка. Обычно банк выдает именные карты, которые оформляют на конкретных сотрудников. К счету можно привязать одну или несколько карт.

Перечень документов для оформления корпоративных карт в каждом банке разный. Но в большинстве алгоритм действий для клиентов следующий.

Шаг 1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании бизнес-карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться картами. К договору надо приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. Формы заявлений у каждого банка свои.

Шаг 2. Открыть специальный счет для расчетов корпоративными картами и установить расходные лимиты по картам.

Шаг 3. Получить карты. В некоторых банках бизнес-карты может получить один сотрудник, у которого есть доверенность. В других — корпоративные карты выдаются только «физику», на чье имя карта выпущена, при предъявлении паспорта.

Надо ли утверждать специальное положение о корпоративных картах?

Банковские правила не регулируют порядок работы с бизнес-картами внутри компании. В то же время стоит утвердить внутреннее положение (см. образец 1). В нем надо определить круг работников, которым компания будет выдавать карты, и лимит расходования средств.

https://www.youtube.com/watch?v=w8FiPdDaTCA

Средства на карте сами по себе не являются подотчетными, но они станут ими, когда сотрудник снимет наличные или проведет расчет корпоративной картой. Поэтому в положении необходимо записать, для оплаты каких расходов можно использовать карту (командировочных, представительских, хозяйственных), а также в какие сроки сотрудники должны отчитаться о потраченных средствах.

Как проконтролировать, чтобы работники не сняли с карт лишнее?

На каждую карту можно установить лимит расходов. Например: на снятие наличных в день, разовые расчеты корпоративной картой, операции за рубежом и др. Те же лимиты можно установить и в договоре с банком.

Чтобы сотрудники не воспользовались картой в личных целях, в положении стоит записать, что компания вправе удержать из зарплаты сотрудника все средства, за которые он не отчитался.

При этом в договоре с банком можно записать перечень телефонов, на которые будут приходить SMS-оповещения о каждой операции по счету карты.

Может ли один работник передать карту другому сотруднику?

Обычно банк оформляет именные карты на конкретных работников. Поэтому использовать карты вправе только их держатели. Но компания может прямо установить такой запрет в своем внутреннем положении. Заодно можно написать, что за сохранность карты отвечает работник, на которого она оформлена.

Можно ли снять деньги с корпоративной карты, чтобы раздать зарплату?

По общему правилу бизнес-карты не предназначены для выдачи зарплаты. Но нет и ограничений для таких операций. Поэтому кассир может снять деньги с бизнес-счета, внести их в кассу по приходнику, а затем раздать наличные сотрудникам, у которых нет банковских карт. Для этого надо оформить платежную ведомость и расходный кассовый ордер.

Вправе ли сотрудник снять с бизнес-карты свою зарплату?

Использовать корпоративную карту сотрудник вправе для оплаты командировочных и представительских расходов. Под эти расходы банк и оформляет карту.

Сотрудник, который снимает с карты средства или перечисляет их на другой счет, должен отчитаться за них, как и за наличные деньги из кассы.

Поэтому снимать деньги или использовать корпоративные карты для перечисления зарплаты и других выплат социального характера сотрудники не вправе. Для этого предусмотрен другой вид банковских карт — зарплатные.

Нужно ли требовать у сотрудника заявление о расходовании подотчетных с карты?

По общему правилу заявление нужно оформить, если компания выдает подотчетные из кассы (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

О том, надо ли оформлять заявление о расходовании средств с карты, в банковских правилах не сказано. В то же время компания сама может установить такой порядок, чтобы знать, кто и сколько денег планирует потратить.

Когда сотрудник снимет наличные или расплатится картой, то должен отчитаться о расходах.

Как учесть деньги, которые сотрудник израсходовал в командировке?

Все деньги на бизнес-счете принадлежат компании. В момент пополнения корпоративного счета сотрудники еще не получают деньги. Значит, операции по пополнению счета отражают по дебету счета 55 «Специальные счета в банках».

А вот после оплаты картой или при снятии наличных надо сделать записи по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Обо всех операциях, проходящих по счету, к которому привязаны корпоративные карты, компания может узнать из выписки и на основании этого документа сделать записи в учете.

Можно ли оплатить картой покупки дороже 100 тыс. рублей?

Расчеты наличными между компаниями по одному договору не могут превышать 100 тыс. рублей (п. 6 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Но, если работник платит картой, такие расчеты не считаются наличными. Поэтому лимит можно не соблюдать.

В то же время при крупных покупках (обычно более 100 тыс. рублей) банки часто требуют представить документы, подтверждающие расходы. А если работники снимают много наличных, просят пояснения, на какие цели. На запрос безопаснее ответить (см. образец 2).

Можно ли списать расходы на оформление и обслуживание карт?

За открытие и обслуживание карт банк берет комиссию. Эти суммы можно списать как расходы на услуги банка (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Затраты подтверждает договор и банковская выписка.

1. Экономия времени. Работник может снять деньги или пополнить счет, не посещая банк. Достаточно найти банковский терминал. Причем доступ к счету круглосуточный.

2. Безопасность. Сотрудник не потеряет деньги. А если у него украдут карту, то ее можно сразу заблокировать и ограничить доступ к счету.

3. Контроль расходов. Компания может установить лимит по расчетам корпоративной картой и подключить смс-оповещение. Это позволит в режиме реального времени контролировать, сколько тратит работник.

4. Конвертация валюты. Картой можно расплатиться за рубежом, и не надо отдельно покупать валюту. Рубли автоматически переводятся в другую валюту.

5. Сокращение расходов. Тарифы на снятие наличных с карт обычно ниже, чем при снятии наличных по чеку в банке.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/48530-qqe-16-m3-korporativnaya-karta-otvety-na-glavnye-voprosy

Форма приказа о введении в действие положения об использовании корпоративными картами

Журнал учета корпоративных карт

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой. 3.

Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы. 4.

Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1. 5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2. 6.

В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Средняя общеобразовательная школа №4 г.красноперекопска

Приложение N 1к положению от N Список работников (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты ¦N¦Ф.И.О.

¦Паспортные данные¦Тип карты¦Номер карты¦ ¦п/п¦работника¦(номер, кем и ког да выдан)¦¦¦ + + + + + + ¦1¦¦¦¦¦ + + + + + + ¦2¦¦¦¦¦ + + + + + + ¦3¦¦¦¦¦ + + + + Приложение N 2к положению от N Журнал учета корпоративных карт (наименование организации) ¦Номер¦Ф.И.О.

¦Срок, на который¦Дата¦Подпись¦Дата¦Подпись¦ ¦карты¦держателя ¦карта выдана¦выдачи ¦держателя¦сдачи¦держателя¦ ¦¦карты¦работнику¦карты¦¦карты¦¦ + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + КОММЕНТАРИЙ Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Приказ об утверждении положения об использовании корпоративной сотовой связи

Порядок может быть следующим: — сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств; — уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты.

Образец оформления заявления приведен ниже. Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено.

Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

https://www.youtube.com/watch?v=46XxxynZG_A

Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании. Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

Образец приказа об утверждении положения о командировках

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

Важно Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Ознакомьте сотрудников с положением под роспись Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

Дополнительно о такой категории документов, как приказы по основной деятельности, читайте в нашей статье по ссылке «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Приказ об утверждении положения о командировках — образец Унифицированной/типовой формы приказа об утверждении положения о служебных командировках на настоящий момент не существует, поэтому организация разрабатывает форму названного распорядительного документа своими силами в соответствии с требованиями локальной документации. Как правило, структура такого приказа следующая:

Источник: http://sv-groups.ru/forma-prikaza-o-vvedenii-v-dejstvie-polozheniya-ob-ispolzovanii-korporativnymi-kartami/

Журнал учета корпоративных карт образец

Журнал учета корпоративных карт
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов: Фейсбук Твиттер ЖЖ.

В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

Представитель работодателя подписывает документ и прописывает лимитированную сумму, которая может использоваться работником.

Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт.

Предприятие заключило договор с банком на получение корпоративной карты. На самой карте написано название предприятия и имя и фамилия директора.Может ли предприятие снимать по такой карте наличные деньги, несмотря на то что она именная (фамилия директора) и выдавать эти деньги на хоз.расходы другим сотрудникам, или все же, как подотчетными средствами имеет право пользоваться только директор, а на других сотрудников необходимо приобрести такие же карты? И как эти операции необходимо отразить в учете?

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57 — 85 руб.

https://www.youtube.com/watch?v=rTiPKfSqMNA

Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! На сумму, которую можно использовать, устанавливается определенный лимит.

Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт. Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Сроки сдачи отчетности за 2 квартал года таблица. ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 — 22 руб.

Корпоративная карта для ООО

Прожиточный минимум в РФ увеличился до рублей. Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты. Ваш вопрос отправлен экспертам портала! Ватрушкина руб.

Озерова в командировку с 13 по 14 мая года. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании.

Как отразить при налогообложении приобретение товаров работ, услуг через подотчетное лицо. Образец оформления заявления приведен ниже. Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. Специалисты интернет-бухгалтерии “Моё дело” собрали обширную базу унифицированных форм бланков и образцы договоров, в том числе и “журнал учета приема и выдачи корпоративных банковских карт”.

Правила заполнения акта о возврате денежных сумм вы можете увидеть здесь. Дебет 10, 20, 26, 44, 60 Кредит Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет. Это бесплатно и займет всего одну минуту!

  • При клике отсылаем событие GA Click jQuery ” yw0 a. Образец приказа смотрите ниже.
  • Новые КБК на год. PirateFiles — бесплатный сервис обмена любыми файлами.
  • У кого есть право на использование корпоративных карт в компании Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. Общество с ограниченной ответственностью “Бета” ООО “Бета”.

Для того, чтобы отслеживать движение платежных средств, в предприятии оформляется журнал учета корпоративных карт. Если карта неименная, она может быть выдана сотруднику только в случае необходимости.

Образец документа. Журнал учета приема и выдачи многоразовых литровых топливных карт (приложение к договору на заправку нефтепродуктами и мойку автотранспорта с использованием топливных карт)

Сколько максимум можно выдать подотчетнику? Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

Они выдаются любому лицу, входящему в определенный локальными нормативными актами список. Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств п.

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки другие документы , свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных.

Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника. Сколько максимум можно выдать подотчетнику?

Скачать образец формы бланка журнал учета приема и выдачи корпоративных банковских карт , а так же посмотреть пример его заполнения

Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе. На нашем сайте Вы можете заполнить и скачать бланк “журнал учета приема и выдачи корпоративных банковских карт” – для этого нужно всего лишь зарегистрироваться и перейти по ссылке.

Новый порядок расчетов с подотчетниками и еще три новости. Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Образцы по автору Госкомстат РФ Минздрав РФ Минобороны РФ Минобранауки РФ Минсельхоз РФ Другие Получить ответ Услуга платная. Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Авансовый отчет – без лишних граф.

Bookmark the permalink.

Источник: http://r96804c1.beget.tech/zhurnal-ucheta-korporativnih-kart-obrazets.php

Назначение и порядок ведения журнала учета корпоративных карт

Журнал учета корпоративных карт

Корпоративные карты в последнее время все чаще используются различными организациями для осуществления повседневных расчетов. Они являются удобными, поэтому вводятся в деятельность предприятия.

Оформление карты производится для оговоренных локальными нормативными актами сотрудников. Выдача осуществляется банком с предварительным открытием корпоративного счета.

Для проверки использования, выдачи и возврата платежных средств в компании должен быть заведен журнал учета корпоративных карт. Он оформляется ответственным лицом в определенном порядке.

Универсальное средство расчетов

Корпоративные карты – универсальные средства расчетов, необходимые для проведения платежей в качестве оплаты товаров, услуг, снятия наличных средств. Они применяются на основании пунктов Положения об эмиссии банковских карт и операциях с ними.

https://www.youtube.com/watch?v=Kf9ZaXXP4Eo

Банковские организации вводят в оборот дебетовые, кредитные и предоплаченные карты. Каждая из них может быть выпущена как физическим или юридическим лицом, так и индивидуальным предпринимателем.

Оформление карты возможно только на работников конкретного предприятия, которые подали заявление на ее выпуск. При этом сделать это может не каждый сотрудник, а только лицо, должность которого отражена в списке пользователей корпоративной картой.

Для осуществления выдачи необходимо заключение договора между предприятием и сотрудником. На основании бумаги человек может использовать карту в определенном порядке.

На сумму, которую можно использовать, устанавливается определенный лимит. Он может быть постоянным и временным.

В некоторых случаях ограничения предусматриваются исключительно для:

  • наличных платежей;
  • безналичного использования средств;
  • операций, проводимых на территории иностранного государства.

Корпоративные карты могут использоваться только с соблюдением некоторых условий:

  • Средства не могут быть зачислены на карту через третьих лиц.
  • Операции проводятся на счете предприятия. Поэтому если сотрудник захочет потратить лишние средства на личные нужды, начальник обязательно увидит это.
  • В тот момент, когда производятся расходы, средства считаются подотчетными. Банковская организация может запросить подтверждающую документацию по операциям.
  • При валютных операциях проводится уведомление банка в 10-дневный период. В документе приводятся обоснования расходов, а также расчеты.

Назначение

Преимущества корпоративных карты выделяют многие организации, которые ввели их в качестве платежных средств. С помощью них расходы стали легче не только для работников фирмы, но и бухгалтеров, ведущих учет, работодателей, контролирующих расходы.

Выделяют несколько пунктов, которые отличают такой тип карт от обычной:

  • Корпоративная карта применяется при совершении покупок товаров, оплате услуг и работы поставщиков.
  • Использовать платежное средство можно в командировках сотрудника. Легко с помощью карты оплачивать представительские расходы.
  • Личные траты сотрудниками исключаются. Также запрещено переводить средства для оплаты заработной платы на корпоративный счет.
  • Пластиковую карту можно использовать не только как средство проведения безналичных операций. При необходимости с нее можно снять деньги.
  • Отчет о тратах при использовании корпоративной карты намного проще, чем при выдачи наличных. Ведь в данном случае не оформляется ордер, не вносятся данные об операции. Чтобы подтвердить расходы, необходимо подписание платежного поручения. Если счет и карта объединены, то даже этот этап не выполняется.
  • В ходе стандартного использования сумм, выдаваемых под отчет, работник направляет на имя руководителя заявление. В нем отражается необходимая сумма и порядок предоставления отчета. При наличии корпоративной карты такая процедура не проводится.
  • Вторичное использование карты требует только фактического отчета.
  • Лимит, максимально допустимый для корпоративных карт, не предусмотрен. В случае выдачи наличных работнику предоставляется не более 100 000 рублей. Ограничение по корпоративным картам устанавливается самим работодателем.

Бланк журнала учета корпоративных карт

Какие бывают карты?

Компания может самостоятельно определить виды платежных корпоративных карт, которые будут использоваться для расчетов. Банковскими организациями предоставляется множество типов. Прежде всего, стоит определить дебетовую или кредитную карту необходимо выдать сотрудникам.

В первом случае работник будет тратить средства, имеющиеся на счету предприятия. Если выбирается кредитная карта, то определенная договором с банком сумма зачисляется в виде кредита на счет.

Даже если в ходе работы будут использованы дебетовые карты, имеется возможность частичного кредитования. Услуга называется овердрафтом. Она применяется при отсутствии собственных средств на карте в ходе оплаты товаров. Овердрафт представляет собой небольшой займ, который можно тратить, когда личные деньги закончились.

Корпоративные карты могут быть именными и неименными. При обозначении имени на платежном средстве использовать его может только определенный сотрудник. Дополнительно на карту наносятся специальные знаки, отражающие фирму работодателя.

Неименные карты выпускаются для всей компании. Они выдаются любому лицу, входящему в определенный локальными нормативными актами список.

Порядок оформления

Порядок оформления корпоративной карты содержит несколько основных пунктов:

  • Перед созданием самого платежного средства в банковской организации открывается специальный счет. Он необходим для зачисления средств, которые будут доступны при использовании платежной карты.
  • Далее создаются сами карты, заверенные образцами подписей сотрудников.
  • Предприятие и банк заключают договор на открытие счета и проведение расчетов по корпоративным картам.
  • Чтобы средства списывались с основного счета, составляется дополнительное соглашение.

При предоставлении необходимой документации и открытии счета, заявителю нужно передать в банк:

  • пофамильный список сотрудников, которые допущены к использованию карт, внесенный в специальный реестр;
  • заявление сотрудника на выдачу с подписью начальника организации;
  • приказ о выдаче платежных средств указанным сотрудникам.

Карта может быть выдана только тому работнику, который прописан в заявлении и приказе. Если самостоятельно он получить ее не может в силу каких-либо обстоятельств, то выдача осуществляется доверенному лицу после оформления нотариальной доверенности с подтверждением данного права.

Создание списка сотрудников

Предприятие должно определиться со списком сотрудников, которые будут использовать неименные корпоративные карты. Пофамильный перечень утверждается на основании приказа или распоряжения начальника организации.

При создании документа можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственность «Сладовар»

ПРИКАЗ №59

об утверждении списка работников,

которые вправе использовать корпоративные карты

г. Москва 15 августа 2018 года

https://www.youtube.com/watch?v=RpLJniPKS4g

В соответствии с порядком перехода организации на безналичные расчет с подотчетными лицами

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить список сотрудников, допущенных к использованию корпоративных карт и распоряжению денежными средствами на их счете:

  1. Генеральный директор Ульянченко А.Ю.
  2. Главный бухгалтер Осинцева М.В.
  3. Коммерческий директор Лиманов В.Г.
  4. Главный специалист по закупкам Арзуманова И.И.
  5. Аудитор Солонинкина А.С.
  6. Менеджер по закупкам Баранова С.Е.

Генеральный директор ________________ /Ульянченко А.Ю./

Скачать бланк журнала учета корпоративных карт

Скачать пример заполнения бланка журнала учета корпоративных карт

При увольнении одного из указанных в списке лиц или приеме на работу нового работника, который также может использовать корпоративные карты, список составляется в приказном порядке заново. Документ повторно направляется в банк при любых изменениях.

Образец заполнения журнала учета корпоративных карт

Хранение, выдача и возврат

В компании должен быть налажен контроль, связанный с хранением, движением корпоративных платежных средств.

Он необходим для исключения вероятности:

  • потерь корпоративных карт;
  • нецелевого использования;
  • хищения денег.

Именные карты всегда остаются у держателей. Они должны соблюдать требования безопасности.

Если карта неименная, она может быть выдана сотруднику только в случае необходимости. Чаще всего платежные средства предоставляются при отъезде в командировку, представительских расходах.

Порядок передачи карты работнику не прописывается на законодательном уровне. Поэтому компании рекомендуется самостоятельно установить его в локальных документах.

Чаще всего в ходе выдачи сотрудником составляется заявление с указанием цели и предположительными расходами. Представитель работодателя подписывает документ и прописывает лимитированную сумму, которая может использоваться работником.

Выдача осуществляется на определенный срок. Он отражен в положении, разработанном предприятием. Продлить его может только руководитель в особенных случаях. Чаще всего продление возможно при постоянных длительных командировках сотрудника.

Если карту вовремя не вернут, то лицо, осуществляющее контроль, сообщает об отсутствии платежного средства главному бухгалтеру. Карта моментально блокируется, а к нарушителю применяются меры.

Ведение журнала учета корпоративных карт

Для того, чтобы отслеживать движение платежных средств, в предприятии оформляется журнал учета корпоративных карт.

В документе прописываются:

  • дата выдачи;
  • срок, отводимый на использование;
  • цель передачи средства;
  • номер карты;
  • лимитированная сумма;
  • должность, фамилия, имя, отчество сотрудника, получившего карту.

Ведение документа осуществляется назначенным руководителем ответственным лицом. Он удостоверяется, что при выдаче и возврате карты сотрудник ставит свою подпись. Также заверяется данный факт отметкой бухгалтера предприятия.

Платежные карты корпоративного характера являются весьма удобными. Поэтому большое количество организаций активно использует их в повседневной деятельности.

Источник: http://buhuchetpro.ru/zhurnal-ucheta-korporativnyh-kart/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.