+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Содержание

Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Не все трудовые, находящиеся сегодня в отделах кадров российских предприятий, имеют достаточное количество страниц.

Это связано с тем, что многие рабочие и служащие неоднократно меняют место жительства и род занятий. Когда в книжке заканчиваются страницы в одном из разделов, в нее вшивается вкладыш.

Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку и сделать это грамотно с юридической точки зрения?

Вкладыш в трудовой книжке

Если работодатель выдает сотруднику вкладыш в книжку, ему необходимо соблюдать все Правила ведения трудовых. Каждый типовый вкладыш, вшиваемый в книжку, имеет девять стандартных разворотов для раздела «Сведения о работе» и восемь разворотов для «Сведений о награждениях».

Снабдив документ дополнительными страницами, кадровики обязаны сделать запись в трудовой о выдаче вкладыша. На титульной странице книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.

Отметка о выдаче вкладыша

В Правилах говорится о штампе.

Однако если запись о такой выдаче сделана от руки, что некоторые специалисты могут посчитать некорректным, она не будет признана недействительной, так как не каждый работодатель на момент выдачи вкладыша мог иметь этот вид штампа. Но во избежание разных бюрократических неувязок, в каждом отделе кадров данный штамп должен быть. Так гласят утвержденные правительством РФ Правила.

В них не говорится точно, с какой стороны вшивается вкладыш, и какие нитки для этого необходимо использовать. Практический опыт показывает, что кадровые работники вшивают их между последней страницей и обложкой самой книжки.

Правильное оформление

В работе со вкладышем надо быть достаточно внимательным, чтобы не допустить в нем ошибок. Его титульная страница должна дублировать следующие пункты трудовой:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • дата рождения;
  • степень образования;
  • профессия служащего согласно данных его диплома (при отсутствии дипломных данных – профессии, специализации – строка остается незаполненной);
  • дата заполнения.

На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.

Порядок внесения записей

Вкладыш – это продолжение книжки, соответственно, записи в нем осуществляются в порядке возрастания.

  1. В первой графе – порядковый номер, продолжающий нумерацию последней страницы трудовой книжки.
  2. В графе № 2 отмечается дата сделанной записи.
  3. Графа № 3 предназначена для сведений о зачислении на работу, увольнении с нее или о переходе на другое место. Никакие сокращения в третьей графе недопустимы. Все слова должны быть написаны прописью.
  4. В последней, четвертой графе, делается ссылка на документ, обосновывающий правомочность данной записи. Как правило, это приказы организаций с их номерами и датой подписания руководителями. Использование сокращенных слов в этом разделе тоже запрещено. Приказы касаются как принятия на работу, так и перевода на другую должность, и увольнения.

Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.

Заранее делать подобные записи не рекомендуется, поскольку в самом вкладыше может быть допущена ошибка при заполнении, и тогда его придется уничтожать. А вот места для нового штампа на обложке трудовой книжки может не хватить.

Вшивание документа

После оформления вкладыша нужно незамедлительно сделать запись в журнал выдачи трудовых с указанием его номера и серии. Инструкция по заполнению трудовых книжек гласит, что вкладыши должны быть вшитыми, но ни один документ не дает советов, как это сделать. Поэтому кадровики на предприятиях делают все по собственному усмотрению.

Особые указания

При работе со вкладышами надо быть предельно внимательным, так как страницы со сведениями о работе плавно переходят в раздел о награждениях.

Правила по ведению трудовых запрещают всякие зачеркивания в них. При обнаружении неверной записи, в следующей чистой строке под соответствующим порядковым номером, необходимо сделать пометку, что запись ошибочна.

Место для записи о выдаче вкладыша

Многих начальников отделов кадров интересует вопрос, где в книжке ставится запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Конкретного ответа ни в одном государственном документе на этот вопрос нет. Но кадровики, постоянно контактирующие между собой, ставят необходимые штампы в правом верхнем углу на титульном листе трудовых.

В 2004 году изменились бланки книжек. Однако люди, чей трудовой стаж начался задолго до этой даты, продолжают пользоваться старыми образцами, которые по сегодняшний день считаются действительными.

Дубликат трудовой книжки – когда он нужен?

В жизни бывают различные ситуации. Никто не застрахован от потери или кражи своей трудовой. В таком случае рабочий или служащий должен написать заявление на получение дубликата. Дубликаты выдаются гражданам на основании представленных справок с прежних мест работы. Но на титульном листе новой книжки в верхнем углу, справа, должно быть написано слово «дубликат».

Правила оформления дубликатов остаются теми же, что и при заполнении основных трудовых книжек, однако в графе № 4 информация о приказах никакими подписями или печатями не заверяется. Со справок с предыдущих мест работы, предоставленных человеком, утратившим свою трудовую, снимаются копии, остающиеся в ОК, а оригиналы возвращаются владельцу.

Подсчет непрерывного трудового стажа производится согласно соответствующим Правилам, которые были утверждены еще Советом Министров СССР в 1973 году.

Почему важно самому проверять правильность записи

Работа в отделах кадрах, которая со стороны кажется не столь важной и существенной, на самом деле очень ответственный участок. Каждый инспектор, занимающийся внесением данных в трудовые книжки, должен быть буквоедом и бюрократом, так как от всякой его записи зависит стаж каждого работника.

Никому не будет приятно, если из-за ротозейства или неправильной записи невнимательного кадровика будет потеряно несколько месяцев или лет трудовой деятельности.

И человеку придется впоследствии писать запрос за запросом, обивать пороги различных учреждений, где ему когда-либо довелось работать, чтоб получить подтверждения о своем не прерывавшемся стаже.

Оформление пенсии – это очень долгий и трудоемкий процесс. Но, чтобы ее сумма оказалось чуть-чуть больше, все записи в трудовых должны соответствовать тому, что было на самом деле. Поэтому каждому владельцу книжки в его трудоспособные годы нельзя безразлично относиться к этому наиважнейшему документу, где фиксируется трудовая деятельность.

При увольнениях, при переходе на новые места работы надо самому внимательно просматривать уже имеющиеся записи в своих трудовых книжках. Если что-то вызывает сомнение, следует незамедлительно обращаться к специалистам: юристам или опытным кадровикам, чтобы сразу, по горячим следам, устранить какие-либо недочеты с неточностями.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/chto-dolzhny-znat-kadroviki-o-vnesenii-zapisi-o-vydache-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku.html

Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

«Образец записи — выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметка необходима, когда кончается свободное место в графах книжки.

Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

  • его место работы и должность;
  • дата приема на работу;
  • дата перевода на другое место;
  • дата и причина увольнения;
  • сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется.

Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Таким образом, можно сделать следующий вывод: о том, что к трудовой выдан дополнительный документ — вкладыш, должны свидетельствовать минимум 3 записи:

  1. В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется. На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).
  2. В приходно-расходной книге.
  3. В книге учета движения.

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец, где можно получить штамп?

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер).

Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Получить штамп организация может одним из следующих способов:

  1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки. Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.
  2. Купить готовый. В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.
  3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска.

Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк. Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I», ранее была серия «ВТ», до 2003 года — серии «АТ» с римскими цифрами от I до IV. Самая старая из них, серия «АТ-I», была начата еще при СССР в 1974 году.

Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Штамп или запись — что правильно?

Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп.

Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп.

Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит).

При обнаружении этого (например, при увольнении), работнику следует немедленно потребовать от кадровиков поставить именно штамп — в противном случае при устройстве на новое место могут возникнуть проблемы.

Источник: https://myscript.ru/obrazcy-dokumentov/vydan-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazec-zapisi

Вкладыш в трудовую книжку – как оформить образец, кто должен покупать, запись о выдаче

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Трудовая книжка является важным документом, имеющим существенную юридическую силу. Именно поэтому необходимо в обязательном порядке вносить в неё все записи максимально аккуратно, избегать помарок.

Но нередко случается, что страницы в данном документе просто заканчиваются – в таком случае необходимо будет оформить специальный вкладыш, все записи необходимо будет делать именно в нем.

Что это такое

Обязательным документом для ведения трудовой деятельности на территории Российской Федерации является трудовая книжка.

Но она имеет ограниченное количество страниц и лица, часто меняющие работодателя, иногда сталкиваются с таким явлением, как отсутствие свободных граф для заполнения.

Данный момент является достаточно сложным, но разрешимым – заводить новую трудовую книжку не требуется.

Но, в то же время, действующим законодательством установлено, что необходимо обязательно вносить соответствующие записи в трудовую при заключении трудового договора.

Разрешается данный вопрос достаточно просто – следует оформить специальным образом вкладыш в данный документ.

К необходимости подобного действия может привести не только частая смена места официального трудоустройства, но также быстрый карьерный рост, перевод на различные должности внутри одного предприятия. Подобное обязательно должно отражаться в трудовой книжке.

При возникновении рассматриваемой ситуации необходимо будет лишь приобрести специальный вкладыш. Он имеет унифицированный формат, закрепленный в действующем законодательстве.

Основным документом, на который необходимо ориентироваться в рассматриваемом случае, является постановление Министерства труда РФ №69 от 10.10.03 г.

Этот НПД утверждает специальную инструкцию по заполнению и внесению изменений в трудовые книжки. С процедурой составления данного вкладыша связано большое количество самых разных нюансов.

К наиболее существенным вопросам следует отнести:

  • как оформить;
  • кто должен приобретаться вкладыш;
  • порядок и правила формирования записи о его выдаче;
  • как осуществляется нумерация в трудовой книжке при наличии вкладыша;
  • что делать, если вкладыш по какой-то причине утерян.

Всем лицам, имеющим отношение к процедуре составления данного документа, стоит заранее ознакомиться с ними.

Это касается также простых работников – так как при неправильном составлении вкладыша в последствии могут возникнуть достаточно серьезные проблемы (например, при устройстве на работу).

Срок действия заверенной копии трудовой книжки вы можете узнать в этой статье.

Согласно действующему по рассматриваемому поводу нормативному документу заполнение вкладыша в трудовую книжку осуществляется также, как внесение записей в неё.

Но при этом важно помнить о некоторых важных нюансах, связанных с процедурой рассматриваемого типа:

  • данный документ должен заполнять работодателем, во время работы на которого у сотрудника закончились страницы в трудовой книжке;
  • на первом листе самого вкладыша необходимо проставлять дату начала его заполнения, но не дату заведения самой трудовой;
  • в дополнительные листы должны включаться данные, действительные на момент его составления – это касается следующих моментов:
    • образование;
    • реквизиты (фамилия, имя и отчество);
    • иное;
  • на титульном листе строго обязательно наличие подписи с расшифровкой ответственного сотрудника, а также печати организации – текущего работодателя – причем печать должна закрывать частично и подпись, и часть данных вкладыша;
  • при этом количество вкладышей в одной трудовой книжке может быть неограниченным – данный момент обязательно отражается в действующем по этому поводу законодательстве.

Титульный лист рассматриваемого документа содержит следующие данные:

  • фамилию/имя/отчество;
  • дату рождения/наличие образования;
  • профессия/специальность;
  • дата составления, а также подпись владельца трудовой книжки.

Все обозначенные выше данные обязательно должны быть достоверными. Ответственность за это несет сотрудник, который занимается составлением рассматриваемого документа.

При этом правилами ведения трудовых не установлено, в какое именно место необходимо подшивать дополнительные листы.

Именно поэтому стоит ознакомиться со следующими важными моментами (из практики, судебной в том числе):

  • штамп должен быть проставлен таким образом, чтобы был читаем;
  • все отметки допускается делать в ручную, но, все же, рекомендуется использовать специальный штамп – на случай проведения судебного разбирательства (не возникнет вопросов по поводу подлинности документа);
  • оптимальным местом для подшивки рассматриваемого документа являются следующие:
    • в конце трудовой книжки – прямо перед обложкой;
    • перед разделом под названием «сведения о награждениях».

Также следует обязательно учитывать следующие моменты:

  • в случае возникновения ошибки ни в коем случае не допускается вносить в документ данного типа какие-либо исправлении – в такой ситуации он обязательно должен быть утилизирован (при этом номер вырезается и вклеивается в специальный журнал учета);
  • следует в первую очередь заполнить вкладыш и только потому подшивать его к трудовой книжке – в противном случае, при возникновении ошибки, придется осуществлять перепрошивку документа;
  • вкладыш должен заполняться также как и вся остальная трудовая книжка;
  • при отсутствии оригинала документа сам вкладыш какой-либо юридической силы попросту не имеет – он должен предоставляться только вместе с трудовой книжкой;
  • допускается перенесение записи со страниц трудовой на новый лист вкладыша;
  • исправление фамилии при её изменении необходимо осуществлять как в трудовой книжке, так и в самом вкладыше – если подобный инцидент имеет место быть;
  • если по какой-то причине работодатель не проставил в данному документе свою печать, то работнику следует обязательно обратиться по этому поводу в отдел кадров и потребовать свершить это действие – отказать работодатель не имеет права.

Также следует помнить о перечне действий, осуществлять которые не следует категорически:

  • оформлять новую трудовую вместо подшивания специального вкладыша;
  • приклеивать или же просто вставлять в рассматриваемый документ новые листы;
  • вносить какие-либо недопустимые изменения в раздел «Сведения о награждении» — данные о работодателе и иное подобное.

Осуществление любого из обозначенных выше действий является очень серьезным нарушением. И при его свершении трудовая книжка в обязательном порядке подлежит замене. Оформление дубликата и его выдачу должен осуществлять именно действующий работодатель.

Если у кадрового работника или же иного сотрудника, занимающегося оформлением вкладышей, по какой-то причине отсутствует опыт ведения подобных дел, ему стоит ознакомиться с образом.

Его можно легко найти в интернете . При этом стоит лишь доверять хорошо проверенным ресурсам.

Кто должен покупать вкладыш

Сегодня вкладыш в трудовую книжку можно приобрести в открытой продаже – цена его невелика. Но при этом следует помнить, что работник не обязан его покупать.

Если же работодатель настаивает на свершении данного действия, сотруднику следует отказать и сослаться на Постановление Правительства №225 от 16.04.03 г., освещающее этот момент:

п.№44 предприятие обязательно должно иметь всегда в наличии требуемое количество как чистых трудовых книжек, так и бланков-вкладышей для них
 п.№47 при оформлении новой трудовой книжки или же вкладыша в неё работодатель имеет право взимать со своего работника плату за расходный материал

Моменты, обозначенные выше в основных нормативно-правовых документах, обязательны к исполнению. Нарушение данного Постановления Правительства попросту не допускается.

Запись о выдаче и ее образец

Необходимо помнить важности правильности заполнения данного документа. Наличие каких-либо недочетов может привести к достаточно серьезным проблемам. Особенно это касается записи о выдаче. Она делается непосредственно в самой трудовой книжке.

Причем данная операция может осуществляться двумя способами:

  • от руки;
  • при помощи специального штампа.

Должна присутствовать фраза «Выдан вкладыш». При этом именно сама процедура внесения данной правки вызывает большое количество разнообразных вопросов. Согласно п.39 Постановления Правительства №255 необходимо делать запись именно при помощи штампа.

Работодатель в обязательном порядке должен иметь данный предмет. Но следует помнить о том, что если запись о выдаче была сделана просто ручкой, то документ все равно остается действительным.

При отсутствии соответствующего опыта у ответственного за это лица также стоит просто ознакомиться с верно составленным образцом данного документа. Это позволит избежать большого количества самых разных сложностей, ошибок .

Нумерация

Важным вопросом является нумерация листов в самом вкладыше. Некоторые неопытные работники отдела кадров по ошибки начинают её сначала.

Это является очень грубым нарушением правил ведения подобных документов. Согласно Постановлению Правительства №255 требуется просто продолжить нумерацию страниц.

Например, если последняя запись была сделана на странице трудовой №16, то первая страница вкладыша нумеруется как №17. Данное правило необходимо будет соблюдать в обязательном порядке.

Также не стоит забывать о дате заполнения вкладыша в трудовую книжку. Она должна быть проставлена соответствующим образом, текущая – на момент сшивки рассматриваемых документов.

Что делать, если он утерян

Ситуация с утерей вкладыша никак не регламентируется действующим по этому поводу законодательством. Потому если работник утратил его, работодателю необходимо просто потребовать от него написать объяснительную, после чего подшить новый вкладыш соответствующим образом подшитый.

Несколько иначе обстоят дела с утратой трудовой книжки. Если подобный прецедент все же произошел, работнику требуется написать соответствующее заявление работодателю с просьбой выдать дубликат.

В то же время потеря вкладыша в трудовую может стать серьезной проблемой именно для самого его владельца. Так как станет проблематичным получить кредит в банке, загранпаспорт и визу в некоторые страны.

Также велика вероятность появления сложностей с ПФР – данный внебюджетный фонд обязательно требует заверенную копию трудовой книжки и вкладышей в неё.

Документ рассматриваемого типа очень важен – юридически он приравнен непосредственно к самой трудовой. Потому стоит ответственно отнестись к его формированию, не стоит терять его.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере вы можете посмотреть тут.

Про копию трудовой книжки для пенсионного фонда рассказывается по ссылке.

Источник: http://vkadry.com/vkladysh-v-trudovuju-knizhku.html

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку образец

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки.

Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.

Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее.

Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша>
  • выполнение регистрационных записей>
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)>
  • дата рождения>
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша>
  • подпись работника>
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя.

Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер.

В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш.

По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи.

Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную.

Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена.

В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки.

Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)>
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

© 2004-2017 HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров

«Образец записи – выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметка необходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки.

Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.

Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.