+7(499)495-49-41

Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные

Содержание

Тема 2. Бухгалтерские документы

Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные

Документы являетсяисходным пунктом бухгалтерского учета.

Бухгалтерскаядокументация это часть системыуправленческой документации организациив соответствии с Общероссийскимклассификатором управленческойдокументацией (ОКУД), утвержденнойпостановлением Госстандарта России от30 декабря 1993 года №299.

Документыбухгалтерского учета можно разделитьна три уровня: первичная учетнаядокументация, регистры бухгалтерскогоучета и отчетная бухгалтерскаядокументация.

Остановимся напервичной бухгалтерской документации.Это документы, фиксирующие фактысовершения хозяйственной операции.Первичный учетный документ должен бытьсоставлен в момент совершения операции,а если это не предоставляется возможным– непосредственно после её окончания.

Образцы формдокументов утверждаются правительственнымиорганами. Такие формы документовназываются типовыми или унифицированными.

Бухгалтерскиедокументы классифицируют по несколькимпризнакам:

  • Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.
  • Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры – это приложения к товарно – транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции
  • Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.
  • Комбинированные документы – содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.
  • внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.
  • внешние. Например: ТТН, счет – фактуры
  1. По степени обобщения хозяйственных операций;

  • первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.
  • сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.
  1. По порядку использования;

  • разовые. Например: ПКО, РКО, акты.
  • накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.

2.2. Реквизиты бухгалтерских документов

Документы состоятиз отдельных показателей, которыеназываются реквизиты (от латинскогослова «требуемое, необходимое»).

Совокупностьреквизитов документа определяют егоформу.

Чтобы документотвечал своему назначению, он долженбыть составлен в соответствии с формой,принятой для данной категории документов.

Но в любом случаедокумент должен содержать следующиеобязательные реквизиты:

  • Наименование документа (формы)
  • Код формы
  • Дата составления
  • Наименование организации составившей документ
  • хозяйственной операции
  • Измерители хозяйственной операции
  • Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.

Если документявляется внешним документом, то помимоличных подписей на документе должнабыть проставлена круглая печатьорганизации.

Электронныйдокумент содержит ту же самую информацию,что и бумажный электронногодокумента можно просмотреть на экранекомпьютера. Электронный документ можнораспечатать в бумажном виде. Электронныйдокумент можно размножить в огромномколичестве совершенно идентичныхэкземпляров, можно мгновенно переслатьна другой компьютер в другой точкеземного шара с помощью электроннойпочты.

Но электронныйдокумент проще подделать, чем бумажный,если, конечно, не предпринимать специальныхмер защиты.

Проблемы защитыот подделки электронных документоврешаема. В России, как во многих другихстранах мира, принят Закон об электроннойподписи, направленный на решениеуказанной проблемы.

Электронныедокументы уже широко используются вобщении предприятий с банками и сналоговыми органами.

Все документы вбухгалтерии тщательно проверяют с трехсторон: юридической, с точки зренияоформления, арифметической.

Проверенныедокументы регистрируют в журналерегистрации документа.

Внесение исправленийв кассовые и банковские документы недопускается. В остальные первичныеучетные документы исправления могутвноситься лишь по согласованию сучастниками хозяйственных операций,что должно быть подтверждено подписямитех же лиц, которые подписали документы,с указанием даты внесения исправлений.

В настоящее времяособое внимание уделяется унификациии стандартизации документов. Унификациядокументов – это разработка единойформы документов России для оформленияоднородных хозяйственных операций вразличных организациях. В Россииунифицированы формы кассовых документов,банковских документов и др.

Они обязательныдля всех сфер деятельности. Наряду сунификацией важное значение имеетстандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартныхразмеров бланков типовых документов.

При ведении бухгалтерского учета важноналадить рациональный документооборот,т.е. оптимальную систему формированиябухгалтерских документов, принятие ихк учету, перемещения по предприятию, ихтекущего хранения и передачи в архив.

Это обеспечивает высокую степеньнадежности учета при минимальныхзатратах времени и средств.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5025273/page:5/

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: https://kontur.ru/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать

Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные

С начала года вступил в силу новый федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди введенных им новшеств — изменение требований к первичным учетным документам. В настоящей статье главный эксперт форума «Бухгалтерии Онлайн» Александр Погребс рассказывает, чем из привычной «первички» можно пользоваться, а чем — нельзя.

Если старый закон о бухучете разрешал принимать в работу только унифицированные документы, форма которых утверждена Госкомстатом, то теперь следует пользоваться формами, которые разрабатывает сама организация и утверждает ее руководитель.

Эти формы можно разработать самостоятельно, а можно использовать и унифицированные, предварительно проверив наличие в них всех обязательных реквизитов, установленных новым законом.

Обязательные формы: кассовые документы

Однако из этого правила существует ряд исключений.

Во-первых, для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В настоящее время действуют, например, формы, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.10 № 173н. Вряд ли стоит ожидать их отмены или внесения в них существенных изменений.

Так что бюджетники по-прежнему должны использовать старые формы.

Во-вторых, если органами власти утверждены обязательные к применению первичные документы, то их тоже надо применять, как и прежде.

Классический пример таких обязательных документов можно найти в положении ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П, которое посвящено кассовой дисциплине.

Это положение напрямую обязывает все организации и индивидуальных предпринимателей использовать при оформлении кассовых операций унифицированные первичные документы.

Приведены их названия и цифровые коды, которые соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.

Итак, обязательны к применению практически все первичные кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88:
– КО-1 «приходный кассовый ордер» — код 0310001;
– КО-2 «расходный кассовый ордер» — код 0310002;
– КО-4 «кассовая книга» — код 0310004;
– КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — код 0310005.

Кроме того, обязательными являются две формы из альбома унифицированных форм по учету заработной платы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1:
– Т-49 «расчетно-платежная ведомость» — код 0301009;
– Т-53 «платежная ведомость» — код 0301011.

Обязательные формы: перевозочные документы

Нельзя забывать и про другие документы, утвержденные к обязательному применению.

Это, в частности, транспортная накладная, утвержденная постановлением Правительства от 30.12.11 № 1208. Кроме того, обязательными являются железнодорожные перевозочные документы, которые утверждены тремя приказами МПС РФ от 18.06.03: № 30, № 32 и № 39.

Есть обязательные документы и в других сферах деятельности. Так что, перед тем, как разработать и утвердить свою форму первичного учетного документа, убедитесь, что аналогичной обязательной к применению формы не существует.

Процедура утверждения форм первички

Документы, применяемые организацией для учета фактов своей хозяйственной жизни, должны быть утверждены руководителем организации. При этом руководитель должен утвердить еще и перечень должностных лиц, имеющих право подписи этих первичных учетных документов.

Если в организации решили использовать привычные унифицированные формы, их надо всё равно утвердить в качестве применяемых организацией первичных учетных документов. Видимо, большое количество организаций так и поступят, тем более что большинство популярных бухгалтерских программ уже настроено на применение старых унифицированных форм.

В связи с этим, очень часто звучит вопрос, надо ли убирать из утверждаемого образца слова «унифицированная форма». Считаю, что если организация утвердит первичный документ с такой надписью, это никак не вступит в противоречие с новым законом.

Главное, чтобы этот документ имел все необходимые реквизиты и был утвержден руководителем организации.

Часто спрашивают, будет ли являться легитимным первичный учетный документ, на котором совсем не будет указано, кем и когда он утвержден, то есть не будет имени руководителя организации и даты утверждения. На мой взгляд, это уже явно излишние опасения. Отразите эти сведения на бланке — хорошо, не отразите — тоже нормально. Данные сведения не являются обязательным реквизитом.

ТОРГ-12: быть или не быть

Самые большие споры о том, должна ли сохраниться в «унифицированном» виде самая известная накладная ТОРГ-12.

Сразу надо заявить — этот первичный документ перестал быть обязательным. Его можно применять, но только на добровольной основе. Отношение к этому популярному ранее документу диаметрально противоположное. От «самый неудобный документ» до «лучше не придумаешь».

Думаю, что те продавцы, кому ТОРГ-12 не нравится, уже придумали и утвердили товарную накладную в той форме, какая для них будет наиболее удобной.

Другие, возможно, просто убрали из накладной всё лишнее, что им мешало. А большинство, наверное, оставит всё как есть, утвердив ТОРГ-12 в качестве своего первичного учетного документа.

Пока разработчики какой-нибудь бухгалтерской программы не предложат им другую форму.

Какие обязательные реквизиты должен содержать первичный учетный документ

Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен в статье 9 нового закона.

Этот перечень включает в себя: 1) наименование документа; 2) дату его составления; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения этого факта с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо за правильность оформления свершившегося события; 7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В целом этот перечень идентичен прежнему.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: «хозяйственную операцию» заменили на более широкое понятие «факт хозяйственной жизни».

Это означает, что оформлять документами нужно не только действия самой организации — сделку или операцию, но и другие события, которые происходят помимо воли должностных лиц организации, но способны оказать влияние на ее финансовое положение или финансовый результат ее деятельности.

Уточнили требования в отношении величины измерения факта хозяйственной жизни.

Поскольку применена формулировка с использованием союзов «и (или)», можно сделать вывод, что допустимо указывать, как натуральное и денежное измерения одновременно, так и только одно из них: или натуральное, или денежное.

Честно говоря, это тоже не новость — и раньше первичные документы вполне могли обходиться только одним измерением. Так, документы по кассовым операциям имеют, как правило, только денежные измерители, а некоторые документы складского учета — только натуральные.

Еще одно отличие связано с расшифровкой подписей должностных лиц. Новый закон предписывает указывать фамилию и инициалы должностных лиц, тогда как старый ограничивался только личной подписью. Правда, требование о расшифровке подписи существовало и раньше — в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Когда должен быть составлен первичный учетный документ

В статье 9 Закона № 402-ФЗ применена более короткая формулировка, которая при этом не намного отличается от предыдущей: «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Похожая формулировка была и в старом законе, но, тем не менее, сложилась устойчивая практика, когда первичный учетный документ составляется не сразу, а спустя время.
Например, организация осуществляет поставку продукции в адрес одного покупателя несколькими отгрузками. Ждет подтверждения от покупателя о приемке и только тогда составляет общую накладную ТОРГ-12 с согласованными цифрами.

Такой подход может считаться законным только в одном случае. Когда отпуск товара у поставщика учитывается другими (внутренними)  первичными документами. И покупатель приходует к себе товар на основании своих приемных актов. В этом случае итоговая накладная, хоть и является документом по сделке, но не будет считаться «первичным учетным».

Конечно, когда итоговая накладная составляется на бумаге, можно поставить дату и задним числом. Поэтому такая практика и не имеет большого противодействия со стороны контролирующих органов.

Но в последнее время вопрос стал обостряться в связи с использованием электронных первичных документов. Ведь там дата документа фиксируется независимым посредником — оператором электронного документооборота.

И тут накладная, подписанная и отправленная через неделю после отгрузки товара, уже не может найти одобрения у налоговиков.

Исправление ошибок в первичных документах

Когда сопоставляешь нормы старого и нового законов о бухгалтерском учете, сразу обращаешь, что в новом тексте нет запрета на исправление кассовых и банковских документов. Но это вовсе не означает, что введено послабление для бухгалтеров. Речь только о наведении порядка в субординации между нормативными актами.

Ведь наличный и безналичный оборот регулируются другими законами, вот им на откуп и отдали регулирование документооборота по кассе и банку. В законе о бухучете оставили лишь хорошо знакомую всем фразу «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

Таким актом, в частности, является упомянутое нами выше Положение ЦБ РФ № 373-П, где написано, что исправлять кассовые документы нельзя.

Что касается других первичных документов, то их исправлять можно. При этом необходимо поставить дату исправления и подписи лиц, заверявших эти документы изначально, с указанием фамилий и инициалов.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2013/2/7010

Требования бухгалтерских документов: основные реквизиты – статья от Слинько и партнёры

Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные

В бухгалтерской работе всё начинается с первичного документа. Согласно действующему законодательству для фиксации той или иной хозяйственной операции такой документ может быть создан в бумажной или электронной форме.

На основании первичных бухгалтерских документов формируются проводки, осуществляются записи в различные регистры учёта, а также ведётся налоговый учёт.

От правильности их оформления зависит сможете ли Вы доказать реальность конкретной хозяйственной операции сотрудникам контролирующих служб при проверке.

О том, каких основных правил необходимо придерживаться при создании первичных документов и поговорим далее.

Понятие первичного документа и порядок его оформления

В процессе работы предприятия постоянно происходят факты, влияющие на состояние его активов, пассивов и экономических результатов. В сфере бухгалтерского учёта они называются хозяйственными операциями. Каждый такой факт должен быть зафиксирован и задокументирован.

Законодательство обязывает субъекты предпринимательства оформлять соответствующие формы непосредственно во время хозопераций, к которым они относятся или сразу же после их окончания.

Исключение составляют розничные продажи товаров, где разрешается формировать один документ по итогу дня на основании данных кассового аппарата или чеков.

«Первичку» можно создавать в электронном виде, оформлять от руки или формировать с помощью соответствующих программных продуктов, а затем печатать на бумаге. Для её формирования могут использоваться типовые и специальные формы, а также бланки, разработанные организацией самостоятельно.

Использование электронной документации в бухгалтерском учёте должно осуществляться согласно требованиям действующих нормативных актов об электронном документообороте. Документ считается юридически значимым, исключительно при наличии всех необходимых реквизитов, обозначенных законодательством.

Основные реквизиты первичного документа

Согласно действующего законодательства и сформировавшейся практики первичный бухгалтерский документ должен включать в себя такие обязательные реквизиты:

  • название субъекта хозяйствования осуществляющего операцию;
  • наименование документа;
  • дату и место оформления;
  • содержание отображаемой хозяйственной операции;
  • единицу измерения хозоперации и её объем;
  • должности и ФИО лиц, ответственных за осуществление, а также правильность оформления хозяйственной операции;
  • подписи указанных выше лиц или иные данные, с помощью которых можно их идентифицировать.

➤  Как обжаловать решение административного суда

Следует учитывать, что полномочия лиц, осуществляющих хозяйственные операции от имени юридического лица (особенно когда речь идёт о приёме/передаче товарно-материальных ценностей) должны быть соответствующим образом зафиксированы.

Они могут быть прописаны в учредительных документах (в случае с исполнительным директором, главным бухгалтером и т.д.), доверенности, приказе по предприятию, договоре и т.д.

Наименования этих документов, а также номера и даты их оформления могут быть внесены в первичную форму в качестве дополнительных реквизитов. Кроме того, при оформлении операций необходимо указывать такие данные:

  • идентификационный код организации;
  • порядковый номер документа;
  • основание для осуществления факта хозяйственной деятельности;
  • реквизиты лиц подписывающих документы.

Что будет если неверно оформить первичный документ?

К оформлению накладных, справок и других бухгалтерских форм необходимо подходить со всей ответственностью и вниманием, поскольку наличие ошибок может привести к изъятию их из документооборота.

Существуют судебные прецеденты, когда сотрудники ГНИ увеличивали базу налогообложения путём признания недействительными операций, которые были оформлены с нарушениями.

В частности, основанием для признания операции недействительной было отсутствие одного или нескольких обязательных реквизитов в отображающих её документах.

В то же время, если в первичную форму закралась небольшая ошибка, это не значит, что указанное в ней событие не подтверждается. Согласно информационному письму ВАСУ №1936/11/13-11 от 01.11.2011г.

относительно применения норм НКУ, отсутствие отдельных первичных документов или ошибки в их оформлении не являются основанием для однозначного непризнания хозяйственного факта, если при этом косвенные данные указывают на реальное движение активов или изменения в составе капитала и обязательств налогоплательщика.

Как бы то ни было, дабы не давать повода никому сомневаться в реальности хозоперации, необходимо оформлять её соответствующим образом своевременно и в соответствии с законодательством. И тогда вам не потребуется опираться на мнение ВАСУ при отстаивании своей точки зрения в суде.

Share on Share on Share on

Источник: https://slinko.com.ua/trebovaniya-k-soderzhaniyu-buhgalterskih-dokumentov-osnovnye-rekvizity/

Первичные бухгалтерские документы: перечень и их обязательных реквизиты

Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные

Термин «первичная документация» или первичные бухгалтерские документы применяется по большей части при составлении налоговой отчетности. Именно первичная документация определяет объем обязательств налогоплательщика – какие налоги и в какой форме необходимо платить – и является отражением всей хозяйственной деятельности, которую ведет компания.

Грамотное составление первичной документации – одна из важнейших задач для бухгалтера.

Первичные документы – это какие? Как их составлять и грамотно оформлять? Разберемся в актуальных требованиях законодательства.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета?

Любая операция, проводимая бухгалтером на предприятии, должна быть учтена и оформлена. Начисление заработной платы, оплата поступивших счетов, пеней и т.д.  – все это необходимо отразить в отчетности.

Для того, чтобы отразить факт проведения операции, бухгалтер оформляет первичный документ.

Наличие подобной бумаги и есть подтверждение того, что операция была проведена (выплачена заработная плата, оплачен счет) и можно составлять соответствующую проводку.

Таким образом, первичные бухгалтерские документы – это любые бумаги, отражающие совершенные на предприятии хозяйственные операции. В организации необходимо утвердить внутреннее Положение о формах и порядке формирования первичных документов и порядке их архивации для правильного документооборота и его контроля.

В качестве «первички» может выступать что угодно: акты, накладные, справки и т.д. Современное законодательство разрешает оформлять бумаги не только в традиционном письменном, но и в электронном виде (при наличии ЭЦП и соблюдении других обязательных условий).  

Список первичных документов периодически меняется и актуализируется.

Бухгалтеру необходимо уделять особое внимание тому, что принято использовать в данный момент времени в конкретной отрасли, так как видов «первички» очень много.

Также обращаем ваше внимание, все бумаги должны соответствовать установленной законодательством форме (образцу) либо, если выполнены в произвольной форме, должны содержать все необходимые реквизиты.

Все составленные акты и отчеты могут быть в любой момент проверены налоговыми органами. Они также используются при решении споров через суд.

Отсутствие необходимых бумаг может повлечь за собой штраф в размере от 300 до 40000 рублей, а иногда и более. Штраф ждет бухгалтера и за ошибки в оформлении. Если вы обнаружили ошибки сами, лучше их исправить, а не заменять документ.

Наличие первичных документов зависит не только от вашей организации, но и от компаний, с которыми вы сотрудничаете. Если вы получили документ с опозданием, нужно правильно его оформить, чтоб не нарушить закон.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Список первичных бухгалтерских документов довольно широк: существует несколько классификаций, документы меняются в зависимости от типа хозяйственной деятельности и т.д. Полный список утверждается законодательно.

Можно выделить основные формы, которые используются чаще других:

  • Все типы договоров. Договор описывает все условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы, фиксирует факт совершения сделки. В некоторых случаях вместо договора можно использовать товарный чек.
  • Счета. Счет содержит финансовую информацию и дополнительные условия сделки, отражает проведенные финансовые операции.
  • Товарная накладная. Подтверждает факт передачи товара, а также описывает его количественные и качественные характеристики.
  • Акт приема-передачи. Аналогично товарной накладной, но для сферы услуг – подтверждает факт предоставления услуги.
  • Расчетная ведомость. Здесь отражаются операции по выплате заработной платы, пособий и т.д. Расчетная ведомость является первичным документом при работе с персоналом компании.
  • Атк приемки-передачи № ОС-1. Фиксирует любые операции по вводу и выводу средств с основного счета компании.
  • Кассовые документы. Фиксируют перемещение средств в рамках разных типов сделок.

Кроме того, содержит: платежные поручения, доверенности, карточки учета материалов, приказы, табели и многое другое. Весь перечень смотрите в таблице.

Выходит, что любой факт хозяйственной жизни, который отражен в бухгалтерском учете, должен быть подтвержден первичным документом. Но всегда ли прилагаемая первичка необходима и достаточна? Возможно, бухгалтеры делают ненужную работу. Прочтите статью, убедитесь, что вы не тратите свое время зря.

Классификация первичной документации

Классификация первичных бухгалтерских документов очень разнообразна. Принято выделять несколько классификаций в зависимости от конкретного признака.

Классификация по назначению документов:

  1. Распорядительные;
  2. Исполнительные;
  3. Бухгалтерского оформления;
  4. Комбинированного типа;
  5. Бланки строгой отчетности.

Классификация по объему содержания данных:

  1. Первичная (кассовый ордер);
  2. Сводная первичная (кассовый отчет).

Классификация по способу отражения операций:

  1. Разовые;
  2. Накопительного плана.

Классификация по месту составления:

Первичные бухгалтерские документы, чаще всего делят на внутренние и внешние, а также распорядительные, исполнительные и оформления. Эти классы и подклассы можно встретить чаще других. Классификация используется, прежде всего, для удобства и систематизации.

Учетные регистры и их классификация

На основании представленных бумаг бухгалтер формирует проводки. Все проводки заносятся в специальные счетные таблицы – учетные регистры.

В учетных регистрах все данные, полученные из списка первичных бухгалтерских документов, систематизируются и группируются.

Задача учетного регистра – получить полную, упорядоченную и систематизированную информацию о состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Учетный регистр может быть оформлен в разном виде в зависимости от типа учета.

Выделяют несколько классификаций учетных регистров.

Классификация по внешнему виду:

  1. Книги (бумажные);
  2. Карточки (инвентарные);
  3. Свободные листы (ведомости, журналы-ордера и т.д.).

Классификация по способу ведения:

  1. Хронологические;
  2. Систематические;
  3. Комбинированные.

Чаще используют комбинированные, так как там можно отразить как хронологию (в по мере их поступления), так и экономический тип (вид документа).

Классификация по содержанию:

  1. Регистр синтетического учета;
  2. Регистр аналитического учета;
  3. Комбинированный регистр.

Обязательные реквизиты в первичке

Как уже было сказано выше, бухгалтер может составить необходимый акт или отчет в произвольной форме, однако он будет иметь законную силу только в том случае, если в нем будут отражены обязательные реквизиты.

Первичные бухгалтерские документы обязательные реквизиты:

  • Название-тип (акт, договор и т.д.);
  • Дата составления;
  • Составитель (название компании или индивидуального предпринимателя);
  • хозяйственной операции;
  • Натуральные и денежные показатели (количество единиц товара, используемая валюта и т.д.);
  • Ответственные лица и их должности;
  • Подписи сторон.

Обязательные реквизиты необходимы для того, чтобы форму можно было использовать в судебном разбирательстве в случае необходимости. Собственные формы могут быть использованы в тех случаях, когда официальных образцов нет. Подписывать первичные документы могут только сотрудники, утвержденные во внутреннем приказе.

Напоминаем, что с 2015 года наличие печати для большей части организаций не является обязательным.

При оформлении первички часто бывают ошибки. За некоторые из них ничего не будет, а вот за какие-то все же придется заплатить штраф.

Правила оформления документов

Помимо определенной формы и обязательных реквизитов, законодательно установлен ряд правил к оформлению первичной бухгалтерской документации из перечня 2018 года.

Прежде всего, нельзя оставлять пустыми строчки в бланке, особенно это касается перечня реквизитов. Если какие-то сведения неизвестны – необходимо поставить прочерк.

Кроме того, все числовые значения нужно прописывать как цифрами, так и прописью, как это делается в прочей документации.

Заполнять формы можно вручную (письменно) или в электронном виде. Допустимо вносить исправления в форме дополнительных записей, стонировок или контурного исправления.

Первичная бухгалтерская документация составляется до проведения операции, в редких случаях, когда это невозможно по объективным причинам, после проведения операции (после завершения сделки).

Использование неунифицированных форм первичных документов при наличии утвержденных либо неграмотная модернизация первички и регистров бухучета противоречит законодательству. Но если знать, какие формы можно изменить или создать самим, это поможет бухгалтеру сэкономить время при их заполнении и более тщательно контролировать расходы. Читайте подробнее в статье.

Все правила оформления первички смотрите в рекомендации Системы Госфинансы: от цвета чернил до исправления ошибок.

Сроки хранения первичных документов

Необходимость составлять и хранить первичную документацию отражена в законе № 402-ФЗ «О бухучете», там же дан список первичных бухгалтерских документов и правила работы с ними. Согласно закону, предприятие обязано хранить первичную бухгалтерскую документацию в течение 4 лет. Смотрите таблицу со сроками хранения документов.

Кроме того, специалистами рекомендуется хранить любую бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, а также соблюдать законодательно установленные сроки хранения для разных типов документов (в некоторых случаях срок может быть более 50 лет).

Часто бывают случаи, когда при перемещении или сортировке архива теряются документы. В законодательстве не сказано, что нужно восстановить утерянную первичку. Но ревизоры настаивают, что эта процедура обязательна. Рассмотрим, как действовать бухгалтеру при утере первички. Причем пользоваться придется нормами, которые разработали еще в СССР.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102879-pervichnye-buhgalterskie-dokumenty-perechen

Обязательные и дополнительные реквизиты бухгалтерских документов

Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ.

Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете».

Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ.

Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально.

Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

  1. Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
  2. Название организации.
  3. Единицы измерения.
  4. Измерители — стоимостные, вещественные.
  5. документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
  6. Календарная дата его составления.
  7. Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
  8. Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

  • наименование регистра;
  • название организации;
  • период, за который вносятся данные, или время ведения;
  • вид группировки (систематическая, хронологическая);
  • стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
  • должности ответственных за ведение регистра;
  • подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты.

 Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм.

Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов.

Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам.

Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

  1. Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.
  2. Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал.

    Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр.

    суда МО №Ф05-19640/2017).

  3. Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
  4. Проблемы с подписью.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/rekvizity-buhgalterskih-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.