+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит

Проведение кадрового аудита

Проверить состояние имеющейся кадровой документации, оценить ее соответствие действующим законодательным актам и постановлениям — первоочередная цель кадрового аудита.

Охватывая вопросы ведения, архивирования и хранения документации, анализ кадрового потенциала компании позволит перевести политику управления персоналом на новый уровень.

Объективная оценка кадровой политики — не только способ оценить качество документооборота и исправить ошибки, но и возможность реализовать потенциал сотрудников и направить их деятельность исключительно на развитие всего предприятия.

Результаты работы экспертов от компании «ИнвестАудит» позволят систематизировать документооборот, усилить кадровую политику, улучшить систему управления и стимулирования персонала, а также повысить эффективность деятельности с одновременным снижением расходов.

Зачем проводить кадровый аудит персонала?

  • Обнаружение недочетов в кадровом делопроизводстве
  • Полная экспертиза внутренних локальных актов организации на их соответствие законодательству РФ
  • Изучение полученной информации и оформление практических рекомендаций на устранение нарушений
  • Для усовершенствования кадровой политики и повышения эффективности работы специалистов
  • При изменениях в Трудовом Кодексе РФ
  • При увольнении руководителя кадрового отдела;
  • В ходе реорганизации компании, а также при смене руководителя;
  • В случае конфликтной ситуации с сотрудником, при возможных судебных разбирательствах с уволенным специалистом;
  • При оценке системы оплаты труда, на этапе внедрения новой системы стимулирования работников;
  • При готовящейся плановой проверке с участием надзорных органов.

Проведение кадрового аудита

Во всех этих случаях можно использовать собственных специалистов для проведения проверки, но приглашение команды экспертов со стороны позволит собрать объективную и полную информацию, увидеть скрытые на первый взгляд недочеты в работе и разработать пути решения проблем в кадровой работе вашей организации.

Кадровый аудит от «ИнвестАудит» — это отточенная до мелочей процедура, которая не займет много времени, это аттестованные бухгалтеры и эксперты-практики с серьезным опытом, а также независимое мнение и нестандартные решения обнаруженных проблем.

7 причин обратиться к нам

  • Конфиденциально, честно, объективно. У нас работают только те специалисты, которые строго чтут Кодекс профессиональной этики.
  • Смотрим «со всех сторон» на истинное положение дел. Выявим и сообщим о значимых рисках искажения бухгалтерской отчетности вследствии недобросовестных действий и ошибок.
  • Или хорошо, или никак. Беремся только за те проекты, которые сможем сделать с пользой для Вашего бизнеса в приемлемые сроки.
  • Разговариваем с Вами на одном языке. Просто и лаконично расскажем о результатах проверки руководителю.
  • У проблем нет выходных. В случае чрезвычайных ситуаций Вы всегда получите своевременную поддержку. Мы рядом, когда время имеет значение.
  • Наши решения — на перспективу. Они основываются не только на уже принятых, но и на планируемых к принятию в ближайшее время законодательных актах.
  • С нами — надежно. Работаем с полной ответственностью за полученный результат.

Комплекс услуг кадрового аудита

Мы проводим все виды кадрового аудита:

  • полный со 100%-ым охватом имеющейся документации и работающего персонала.
  • выборочный, который даст информацию о типичных ошибках в действиях кадровой службы.

В зависимости от задач мы проводим выездной или невыездной тип экспертизы. Во втором случае для анализа предоставляются копии или сканированные электронные варианты кадровых документов, предоставляется электронный доступ к программам учета.

В комплекс услуг входят:

  • Анализ внутренних локальных актов и оценка их соответствия нормам законодательства;
  • Определение наличия основных кадровых документов и корректность их ведения и заполнения;
  • Изучение и анализ трудовых договоров, трудовых книжек сотрудников, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, графиков отпусков и иной документации, и определение их соответствия ТК РФ;
  • Определение правильности ведения архива и хранения кадровой документации;
  • Составление перечня практических действий для устранения выявленных нарушений и недочетов.

Для составления полной картины о действующей кадровой политике в организации и ее недоработках, при проведении кадрового аудита экспертизе подлежит весьма обширный круг документов:

  • Внутренние нормативные акты организации: правила внутреннего распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда и премировании, положение об обработке и хранении персональных данных и прочее
  • Штатное расписание компании
  • Трудовые книжки сотрудников и Журнал учета движения трудовых книжек
  • Личные карточки Т-9 и корректность их ведения
  • Приказы (прием, увольнение, перевод, отпуска, премирование и дисциплинарные взыскания)
  • Трудовые договоры, договоры ГПХ и дополнительные соглашения к ним
  • Договоры о материальной ответственности
  • Должностные инструкции
  • Табели учета рабочего времени
  • Графики отпусков сотрудников
  • Личные заявления сотрудников
  • Служебные записки, докладные, объяснительные и акты
  • Документы по командировкам
  • Листы ознакомления сотрудников с нормативными актами организации

Мы используем все существующие технологии экспертной оценки в ходе подготовки и реализации кадрового аудита. В итоге вы получаете возможность восстановить и откорректировать систему ведения документации по кадрам, обеспечить рост доверия сотрудников к компании и повысить эффективность деятельности каждого члена команды.

15 000 руб.Количество работников до 10 человек
25 000 руб.Количество работников от 10 до 25 человек
45 000 руб.Количество работников от 25 до 50 человек
от 70 000 руб.Количество работников свыше 50

уровень нашей компании

В настоящее время компания является членом СРО Ассоциация «Содружество» (СРО ААС, ОРНЗ 11806011360),Омской Торгово-Промышленной палаты, Омского областного Союза предпринимателей.

Компания принимала активное участие в жизни профессионального сообщества и была награждена почетными грамотами: «За развитие аудиторской профессии», «За активное участие в деятельности профессионального объединения».

5 раз успешно прошла проверку качества

Компания «ИнвестАудит» пять раз успешно прошла проверку качества аудиторской деятельности и соблюдения профессиональной этики аудиторскими организациями.

АКГ «ИнвестАудит» характеризует высокий рейтинг и авторитетность в Сибирском федеральном округе и в РФ, к 2018 году группа:

  • стабильно входит в пятерку лидеров среди аудиторских компаний в Сибирском Федеральном округе;
  • стабильно получает наивысший рейтинговый балл среди аудиторских компаний России;
  • стабильно входит в сотню крупнейших аудиторско – консалтинговых групп России;
  • входит в пятьдесят крупнейших аудиторских групп России по данным журнала «Коммерсантъ.Деньги».

Гарантии

Профессиональная ответственность при осуществлении аудиторской деятельности застрахована ОАО «АльфаСтрахование», сумма страхового покрытия 100 000 000 (Сто миллионов) рублей, срок действия полиса до 31.12.2018 года.

Источник: http://investaudit.ru/audit/kadrovyiy-audit/

Почему вам стал нужен кадровый аудит

Проведение кадрового аудита

Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп

Кадровый учет – это элемент любого бизнеса: если в компании есть хотя бы один сотрудник, то значит должны быть кадровые документы, и эти документы должны быть составлены правильно.

До 2014 года работодателей мало интересовало наличие и состояние кадровых документов, так как максимальный штраф за их отсутствие или ошибки в них составлял 50 тыс. рублей. Но с 2014 года Государственная инспекция труда (ГИТ) начала штрафовать за каждое нарушение, и суды ее поддержали.

Так услуги кадрового аудита начали набирать популярность. Как кадровый аудит поможет работодателю избежать многомиллионных штрафов? Разберем этот вопрос.

Из данной статьи вы узнаете:

  • Какова цель проведения кадрового аудита компании.
  • Какова методика проведения кадрового аудита.
  • Кому поручить проведение кадрового аудита.

Цель проведения кадрового аудита компании

Как-то после выступления на одном из мероприятий, проводимых КСК групп, ко мне подошел клиент и сказал: «Не понимаю, зачем проводить кадровый аудит, тратить на это время и деньги, если можно просто договориться. Вот у нас все хорошо, мы «дружная семья», все сотрудники работают вместе уже больше десяти лет, и у нас нет проблем».

Через четыре месяца после этого разговора, к нам в компанию обратился тот же клиент с запросом на проведение кадрового аудита. Причиной стал конфликт между ним и его заместителем, который пригрозил подать жалобу в трудовую инспекцию.

И руководитель понимал, что такая жалоба обернется ему крупным штрафом, так как документация по кадрам в компании почти не велась.

Трудовые споры, злоупотребления со стороны работников, штрафы, постоянные проверки различных контрольных органов (ГИТ, прокуратуры, налоговой инспекции), – все это последствия ненадлежащего ведения кадрового учета. От данных рисков не застрахован ни один работодатель. Избежать опасности поможет кадровый аудит предприятия.

Кадровый аудит – это услуга, направленная на защиту интересов бизнеса, и главной ее целью, является минимизация рисков штрафных санкций. Кадровый аудит компании поможет:

  • Выявить ошибки в документообороте.
  • Исправить выявленные нарушения.
  • Подготовиться к проверке трудовой инспекции, прокуратуры.
  • Минимизировать судебные конфликты с работниками.
  • Оценить профессиональных уровень работника отдела кадров.
  • Оптимизировать делопроизводство в отделе кадров.

Методика проведения кадрового аудита

Одной из услуг, оказываемых КСК групп, являются услуги кадрового аудита. Поэтому методику выполнения проверки опишем на нашем примере.

В ходе кадрового аудита предприятия проверяются те документы и процедуры, которые инспектируются в рамках плановой или внеплановой проверки ГИТ. Кадровый аудит бывает нескольких видов:

  • Сплошной. Проверка документов по организации и по всем сотрудникам.
  • Выборочный. Проверка документов по организации и по определенному количеству сотрудников – десяти, тридцати, пятидесяти или иному количеству.

Вид проверки зависит от количества сотрудников компании и цели аудита. Так, например, если в компании работает более 400 сотрудников, то целесообразно провести выборочную проверку, так как проведение сплошного кадрового аудита будет связано с высокими трудозатратами.

Кадровый аудит как услуга включает в себя следующее содержание:

  • Проверка локальных нормативных актов.
  • Проверка документов по организации.
  • Проверка документов на сотрудников компании.
  • Проверка работы с персональными данными.
  • Проверка правильности применения профессиональных стандартов.
  • Проверка правоустанавливающих документов на предмет установления права подписи в кадровых документах.
  • Предоставление консультаций.

Перечень документов, проверяемых при кадровом аудите

Группа документа или процедурыНаименование проверяемого документа
Локальные нормативные акты– Правила внутреннего трудового распорядка– Положения: о защите персональных данных, об оплате труда, о командировках, о разъездном характере работы, о ненормированном рабочем дне– Иные акты, обязательные в силу специфике деятельности компании
Документы по организации– Штатное расписание– Табеля учета рабочего времени– Графики работ/сменности– График отпусков– Приказы по основной деятельности: о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, за ведение табеля учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка и другие приказы.
Документы по сотруднику– Трудовой договор и допсоглашения к нему– Личная карточка работника– Трудовая книжка работника– Должностная инструкция– Заявления работника– Приказы по личному составу и другие приказы, касающиеся работника
Документы по персональным данным– Согласие работников на обработку персональных данных– Приказы по персональном данным: о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, о предоставлении допуска к персональным данным и информационной базе с персональными данными
Декретные отпуска– Больничные листы– Справки, заявления– Приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком
Проверка правомерности возложения на работника материальной ответственности– Анализ договора о материальной ответственности
Медицинские осмотры– Проверка списка работников, проходящих медицинские осмотры, и корректности оформления процедуры
Кадровые журналы– Книга учета движения трудовых книжек– Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них– Журнал учета выдачи направлений на медосмотр
Проверка правильности оформления трудовых отношений с иностранцами– Проверка разрешительных документов– Анализ договора и иных документов
Иные документы и процедуры в зависимости от специфики деятельности компании

Кому поручить проведение кадрового аудита

Кадровый аудит предприятия можно провести:

  • Своими сила, поручив проверку отделу кадров, юристам.
  • С привлечением внешних экспертов, заключив договор со специализированной компанией.

Конечно же, важным аспектом выбора способа осуществления кадрового аудита является стоимость поведения. Многие работодатели считают ненужным тратить деньги на данную услугу и решают провести проверку своими силами, что не всегда является правильным решением.

Если работодатель хочет получить качественную, независимую, объективную оценку состояния документации по кадрам, то лучше обратиться к внешним консультантам. Кадровый аудит своими силами может проводиться с целью определения наличия документов.

Например, отделу кадров можно поручить ежеквартально проверять наличие всех приказов, табелей, договоров и наличие подписей работников на этих документах.

Но анализ и проверку самих документов необходимо поручать внешним организациям, которые дадут оценку со стороны.

Вид кадрового аудита, специфика длительности компании, условия труда напрямую влияют на его стоимость: то есть цена рассчитывается по совокупности факторов.

В настоящее время рынок кадрового аудита предлагает различные варианты этой услуги по разной стоимости, поэтому каждая компания может подобрать оптимальный для себя вариант.

Но самое важное, что при любой цене данная услуга окупается сполна, так как по ее итогам выявляется большое количество нарушений, за которые грозят высокие штрафы.

В данной статье мы рассмотрели порядок проведения кадрового аудита. Бытует два мнения:

  • Руководитель считает, что отдел кадров должен сам проводить аудит, так как его сотрудники получают за это зарплату.
  • Начальники отдела кадров, директора по персоналу воспринимают аудиторов очень настороженно и боятся итогов проверки, думая, что их потом уволят.

Но все это предрассудки, которые, к счастью, уходят в прошлое. Кадровый аудит – это услуга, которая в первую очередь нужна руководителю компании и начальнику отдела кадров, так как своевременное выявление и исправление ошибок лучше, чем уплата штрафов и судебные разбирательства.

Дополнительная информация на сайте КСК групп

Партнерский материал

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1987036-pochemu-vam-stal-nuzhen-kadrovyi-audit

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит представляет собой независимое квалифицированное исследование документации компании. Он позволяет изучить специфику работы фирмы и оптимизировать процессы делопроизводства.

Считается большой ошибкой приводить кадровые бумаги в порядок только при наличии информации о приближающейся проверке контролирующих служб.

Такой подход может:

  • Приводить к серьезным проблемам с государственными органами
  • Стать причиной привлечения к юридической ответственности за нарушение трудовых норм
  • Руководителям организаций следует постоянно контролировать качество делопроизводства, исключая риск ошибок задолго до взаимодействия с надзорными структурами

При проведении аудиторских мероприятий важно строго придерживаться регламентированных законом правил и принципов. Необходимо учитывать положения ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, ТК РФ, ПП РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69

Аудит можно заказывать отдельно или в комплексе с операциями по кадровому консалтингу. Проводить исследование внутренней документации могут сотрудники предприятия или сторонних организаций. Исполнители из специализированных компаний имеют богатый опыт аналитической деятельности и отличное знание действующего законодательства.

Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия.

Зачем требуется кадровый аудит

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:

  • Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
  • Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
  • Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
  • Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов

Виды кадрового аудита

Критерии классификацииВид проверки
Периодичность выполненияТекущаяОснована на утвержденном регламенте. Выполняется в определенные промежутки времени
ОперативнаяОснована на оперативном распоряжении руководящего персонала
РегулярнаяСовершается периодически
ПанельнаяВыполняется в конкретные даты, с помощью установленных методик, в отношении определенных объектов и групп специалистов
Полнота исследованияПолнаяПроверка касается всех объектов изучения
ЛокальнаяПроводится в отношении отдельного вида трудовой документации. Аудит ориентирован на один объект или группу объектов
Методика анализаКомплекснаяНеобходимо выделить и применять широкий арсенал методов
ТематическаяПодразумевает исследование всех документов по одному выделенному критерию соответствия
ВыборочнаяПроводится анализ статуса конкретных работников
УровеньСтратегическийАнализ на уровне руководящего персонала
УправленческийИсследование линейных менеджеров
ТактическийПроверка службы управления персоналом
Способ осуществленияВнешнийАудитом занимаются сотрудники предприятия
ВнутреннийПривлекаются специалисты из сторонних аудиторских организаций

Длительность аудита зависит от выбранного типа проверки и может составить от 1 до 21 дня.

Исследованию могут подвергаться:

  • Управленческие и кадровые процессы, протекающие в организации
  • Элементы структуры компании
  • Персонал, включая его численность, качество, достаточность и распределение. Решается вопрос присутствия достойного кадрового резерва

Этапы аудита

Проверка кадровых документов

Каждый работодатель имеет обязанность сформировать и следить за соответствием следующего пакета кадровых документов:

  • Правила внутреннего распорядка
  • График отпусков
  • Инструкция по охране труда
  • Положение о защите персональных данных
  • Табель учета рабочего времени
  • Положение об оплате труда
  • Штатное расписание
  • Личная карточка работника
  • Трудовой договор
  • Трудовая книжка сотрудника

Определенные документы должны быть разработаны работодателем при наличии соответствующих условий.

Организациям может потребоваться утверждение:

  • Графика смен
  • Коллективного договора
  • Должностных инструкций
  • Положений о премировании
  • Положений о неразглашении
  • Перечня должностей с ненормированным рабочим графиком
  • Договора о коллективной или индивидуальной материальной ответственности

Экспертиза документации

Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их соответствие актуальным требованиям российского законодательства.

Исследование содержания кадровых документов подразумевает проверку на такие критерии как:

  • Основанность на ТК РФ и других нормативных актах
  • Отсутствие признака нарушения прав работников
  • Объективное описание условий труда компании
  • Ознакомленность персонала с положениями
  • Правильность регистрации, учета и хранения документации
  • Актуальность внесенной информации
  • Наличие сведений о приеме и переводах работников
  • Указание всех необходимых кодов
  • Нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление документов печатью

Аудит программного обеспечения

Важную роль при выполнении аудита играет проверка бумаг с помощью специализированных программных продуктов. Электронные базы данные содержат унифицированные формы с актуальными сведениями.

Специалисты анализируют:

  • Порядок доступа к программному обеспечению и подготовке кадровой документации
  • Полномочия отдельных сотрудников, наличие допуска к персональным данным
  • Варианты несанкционированного доступа или потери кадровой информации
  • Целесообразность использования определенных программных продуктов

Оформление итогов кадрового аудита

По результатам проверки эксперт составляет отчет. Документ содержит полное описание проведенных мероприятий. Отчет о состоянии кадрового учета описывает выявленные ошибки и риски.

Экспертное заключение можно условно разделить на 2 блока:

  • Данные о проверке локальных актов, приказов, графика отпусков, штатного расписания
  • Сведения по делу каждого сотрудника, включая трудовые договоры, личные карточки, трудовые книжки

В результате аудиторской проверки работодателю удается объективно оценить:

  • Структуру управленческого персонала
  • Эффективность стиля управления
  • Потребность в обучении работников
  • Кадровую обеспеченность фирмы
  • Социально-психологический климат на предприятии

Кадровый консалтинг

Систему мероприятий для совершенствования структуры юридического лица, улучшения корпоративной культуры называют кадровым консалтингом. Его целью является создание и внедрение действенных методик управления персоналом для повышения конкурентоспособности и прибыльности организации.

HR-консалтинг подразумевает широкий спектр задач, включающий:

  • Поиск сотрудников
  • Разработку программ развития
  • Анализ потребностей фирмы в персонале
  • Аттестацию и повышение квалификации
  • Оценку результатов трудовой деятельности
  • Применение мер для мотивации работников
  • Коррекцию социально-психологического климата

кадрового консалтинга

Выполнение кадрового консалтинга подразумевает под собой:

  • Аналитику текущего состояния и кадрового потенциала
  • Проверку должностных функций
  • Исследование организационно-кадровой структуры
  • Изучение деятельности кадрового менеджмента
  • Совершенствование управленческих технологий

При осуществлении своей профессиональной деятельности кадровые консультанты применяют следующие действенные методики:

  • Коучинг. Означает обучение персонала для улучшения деловых и личностных качеств. Профессиональный тренер помогает обучающимся самостоятельно находить решения для поставленных работодателем задач
  • НЛП. Психотерапевтическая техника позволяет разработать эффективную систему управления бизнесом. Нейролингвистическое программирование предлагает пути развития предприятия, основываясь на беседах и социальных исследованиях мнения сотрудников

Выделяют 2 этапа кадрового консалтинга:

  • Аналитический. Включает исследование истории компании, сбор дополнительной информации о кадровых процессах, определение программы консультирования
  • Программирующий. Необходим для активизации и обучения работников, создания оптимальных трудовых условий

Грамотное проведение кадрового консалтинга дает такие положительные результаты как:

  • Сокращение временных затрат на подбор персонала
  • Уменьшение издержек и расходов на ФОТ
  • Оценка системы управления кадрами
  • Улучшение психологического климата

Где заказать услуги кадрового аудита

Группа компаний “СЕРКОНС” оказывает компетентную помощь по проведению кадрового аудита и консалтинга. Мы обслуживаем компании различных организационно-правовых форм. Клиенты получают подробные отчеты с рекомендациями по устранению выявленных ошибок.

Отправить заявку на проведение кадрового аудита

Источник: http://www.SerconsRus.ru/services/kadrovyy-audit/

Проводим внутренний кадровый аудит

Проведение кадрового аудита

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  •  отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
[…]

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата.

Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними.

С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников[3]

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

            График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

            График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

            Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

            Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР)

Источник: https://www.profiz.ru/kr/1_2016/vnutrenniy_audit/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.