+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2018 году

Содержание

Порядок и пример заполнения авансового отчета по командировке

Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2018 году

При необходимости отправки сотрудника в командировку каждому работнику предоставляется определенный аванс, который требуется для компенсации его основных расходов для поездки.

При этом с того сотрудника, которому предоставляются средства для отправки его в командировку, требуется оформление соответствующей отчетности, в которой он должен указать все статьи затрат, произведенные им перед поездкой.

Однако далеко не все знают о том, как правильно должно осуществляться заполнение авансового отчета по командировке и для чего нужен этот документ.

Определение понятий

Авансовый отчет представляет собой первичную учетную документацию, которая подтверждает использование предоставленных средств в соответствии с их первоначальным назначением.

Авансовый отчет должно подавать подотчетное лицо, то есть тот человек, которому была предоставлена данная сумма, после чего данный документ должен подаваться в бухгалтерию для дальнейшего прохождения проверки.

После того, как предоставленная бумага будет проверена бухгалтером, он уже отправляется директору фирмы для дальнейшей подписи.

Наличные выдаются в соответствии с расходным кассовым ордером, в котором прописываются основные цели расходования средств, причем в бухгалтерии зачастую есть приказ, в котором полностью перечисляются те лица, у которых есть право на получение подотчетных сумм.

Данный приказ также устанавливает и период, на который работнику предоставляется указанная сумма средств, в то время как в качестве основания для перечисления суммы используется командировочное удостоверения или же соответствующий приказ, оформленный руководством компании.

Стоит отметить тот факт, что деньги не могут перечисляться сотруднику, если за ним числится определенная задолженность по предыдущему авансу, а также запрещается передавать подотчетные средства другим лицам.

Какие нужны документы для оформления служебной поездки

Чтобы отправить сотрудника компании в командировку, нужно оформить следующий пакет документов:

  • приказ руководства компании об отправке работника в командировку;
  • документально оформленное служебное задание, в котором устанавливается цель оформления данной командировки;
  • удостоверение работника.

После возвращения работника ему нужно будет предоставить соответствующую отчетность по результатам выполненного служебного задания. Оформленное командировочное удостоверение работник должен всегда носить с собой, причем в каждом пункте этого документа в обязательном порядке указываются определенные пометки о том времени, когда он приехал и уехал по месту проведения данной операции.

В соответствии с нормами, прописанными в статье 168 Трудового кодекса, работодатель должен будет в обязательном порядке возместить своему работники затраты, связанные с:

  • проездом;
  • съемом жилья;
  • суточным проживанием;
  • другими затратами, которые предварительно согласовывались с руководителем компании.

В преимущественном большинстве случаев нужная сумма командировочных предоставляется сотруднику еще перед тем, как он отправляется в командировку.

При этом в соответствии с положениями, регулирующими ведение любых кассовых операций, проводимых на территории России, данную операцию нужно оформлять соответствующим кассовым ордером, оформленным на основании заявления работника с указанием точной суммы и сроков выплаты.

Деньги могут быть предоставлены путем наличной выплаты из кассы, предоставления банковского чека или же корпоративной карты, а также стандартным денежным переводом на личный счет командируемого сотрудника.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

После того, как сотрудник получит соответствующий бланк от сотрудников бухгалтерии, ему нужно будет указать в этом документе следующую информацию:

  • свою должность;
  • полное наименование компании, в составе которой он работает;
  • ФИО;
  • структурное подразделение, в котором данный сотрудник выполняет свои обязанности;
  • цель, для которой ему были предоставлены указанные денежные средства.

Скачать образец бланка авансового отчета

В преимущественном большинстве случаев такие реквизиты указываются изначально, если в компании используется специализированное бухгалтерское ПО, а такое на сегодняшний день присутствует практически во всех компаниях.

После этого командируемому сотруднику нужно будет указать точную дату оформления отчетности, а также заполнить те строки, которые находятся на другом листе, вписывая туда наименование каждого подтверждающего документа, а также суммы затрат, которые были по ним рассчитаны.

То есть для принятия документа бухгалтерией нужно полностью сохранить все чеки, а также оформить корректный арифметический подсчет. По этой причине нет никаких сложностей в том, как правильно оформить отчетность по командировке.

Перед тем, как отправиться в командировку, сотрудник уже приблизительно понимает, какая сумма средств потребуется ему для поездки. В противном случае оформлением расчетов занимается бухгалтерия в соответствии с нормами, утвержденными на предприятии, а также прошлыми расценками на проведение аналогичной командировки.

В преимущественном большинстве случаев компании самостоятельно предоставляют сотруднику билеты от своего имени, так как бухгалтерская отчетность по таким затратам существенно отличается от той, которая составляется в случае самостоятельного приобретения их работником.

Вне зависимости от того, кто будет заниматься расчетом уже реализованных и будущих расходов, их состав не будет изменяться никоим образом в авансовой отчетности, и в частности, это касается следующих затрат:

  • суточное проживание сотрудника;
  • проезд его до точки выполнения возложенного задания;
  • проживание в гостинице;
  • другие расходы, соответствующие внутреннему положению компанию.

Помимо этого, дополнительно также принимаются в учет следующие категории расходов:

  • оформление визы и загранпаспорта;
  • взносы, которые требуются для получения права проезда или выезда транспорта;
  • оплата бензина, если в командировку сотрудник будет ехать на собственном автомобиле.

Помимо этого, по возвращению в компанию работник должен будет подать не только авансовую отчетность по командировке, но еще и следующий пакет документов:

Все эти документы будут подтверждать расходы, произведенные работником в процессе его поездки. При этом стоит отметить, что бланки и чеки должны быть тщательно проверены, а также сохранены, так как в противном случае сотрудники бухгалтерии, скорее всего, просто откажут в компенсации затрат. Отсутствие кассовых чеков является одной из наиболее распространенных ошибок.

Образец оформления авансового отчета по командировке

Как учитываются электронные билеты

Если компания покупала электронные билеты за свой счет, то в таком случае затраты, выделенные для приобретения их, нужно будет отражать в виде аванса в блоке по всем перерасходам и авансам.

То есть в данном разделе будет указываться точная стоимость предоставленного билета вместе с налогом на добавленную стоимость, а если еще происходила выдача денежных средств, то в таком случае и они будут там прописаны.

Информация о билете, который использовался для проезда, должна указываться на второй странице составленного авансового отчета. Также там нужно указать дату и номер оформленного билета, наименование произведенных расходов и их точную сумму.

После отражения электронного билета в авансовой отчетности сотрудникам бухгалтерии нужно будет также составить по нему соответствующие проводки. Если компания покупает билеты по безналичному расчету, то в таком случае их нужно еще до проведения выдачи приходовать по счету 50.3, не учитывая то, что они являются электронными.

На данном счете проводится учет полностью всей суммы с учетом налога на добавленную стоимость, так как принимать НДС по авиабилетам до того, как будет оформлен авансовый отчет, запрещается.

Когда билет будет получен от перевозчика и предоставлен сотруднику, нельзя будет списать его стоимость в список затрат, так как работник на данный момент еще не воспользовался предоставленным ему билетом и не отправился в командировку.

Отображение в бухгалтерском учете

После того, как проведенные затраты будут проверены на целесообразность, бухгалтер проводит проверку всех документов, которые прилагаются сотрудником к поданной отчетности, после чего делает следующие проводки:

Дт10, Кт71Приобретение сотрудником необходимых материалов.
Дт41, Кт71Приобретение различной товарной продукции.
Дт20, Кт71Списание суточных расходов работника.
Дт50, Кт71Возврат в кассу компании невостребованной суммы средств.
Дт51, Кт71Возврат на расчетный счет компании невостребованной суммы средств.
Дт71, Кт50 или же Дт71, Кт51Дополнительная выплата сотруднику суммы средств, если ему пришлось тратить собственные деньги.
Дт94, Кт71Сотрудник не предоставил нужный перечень документов для подтверждения своих расходов или потратил предоставленные ему средства не в соответствии с той целью, для которой они были ему предоставлены (сумма списывается в перечень недостач).
Дт70, Кт94Сумма недостачи, которая была удержана с командируемого сотрудника.

Таким образом, каких-либо сложностей в процессе оформления авансовой или бухгалтерской отчетности нет, и достаточно только ознакомиться с ключевыми правилами и нормами оформления таких документов для того, чтобы составить их в полном соответствии с нормами, установленными действующим законодательством.

В программе 1С

В соответствии с оформленным и утвержденным авансовым отчетом в программе нужно будет составить проводки по использованным суммам средств. Для этого предусматривается специализированный документ, который можно открыть с помощью меню «Касса», расположенного на общей панели инструментов.

В журнале нужно будет создать новый бланк и заполнить в нем следующие реквизиты:

Физ. лицоПолные ФИО сотрудника, отправленного в командировку.
НазначениеЗатраты для проведения командировки.
АвансыНомер РКО, по которому были предоставлены командировочные средства.
ПриложениеОбщее количество документов, предоставленных вместе с отчетностью.
ПрочиеПолный перечень затрат, которые указаны в отчетности по командировке.

Суточные расходы

Суточные относятся к отдельной категории расходов, которая не имеет документарного подтверждения. Средства предоставляются для реализации собственных нужд сотрудника, и сумма суточных всегда остается одинаковой вне зависимости от того, в какой именно населенный пункт работник отправляется в командировку.

Стоит отметить, что в соответствии с действующим законодательством предельная сумма суточных, которые не будут облагаться налогами, составляет не более 700 рублей, в то время как поверх этой суммы уже будет рассчитываться налог по стандартной ставке в 13%. Точная сумма суточных для командировок в другие страны уже будет зависеть от того, в какую страну отправляется работник.

Проведение расчетов осуществляется по календарным дням с учетом праздников и выходных, а также временем нахождения в пути.

Выплата может осуществляться наличными средствами в соответствии с заявлением сотрудника или же путем оформления банковского перевода, причем в преимущественном большинстве случаев многие предпочитают пользоваться именно вторым вариантом. Но при этом, когда нужно перечислять подобные суммы на зарплатные карты, могут появиться некоторые налоговые риски, имеющие отношение к переквалификации средств.

Чтобы исключить возможность возникновения конфликтных ситуаций, компании нужно будет указать в своей учетной политике возможность перевода средств на любые реквизиты своих сотрудников, а в противном случае государственные органы могут начислить на переведенную сумму налог на доходы физических лиц, всевозможные страховые выплаты, а также штрафы и пени.

Источник: http://buhuchetpro.ru/zapolnenie-avansovogo-otcheta-pri-komandirovke/

Заполняем авансовый отчет по командировке: образец 2018 года

Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2018 году

Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи.

Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке.

Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте.

Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке.

    1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
      • наименование организации;
      • своё Ф.И.О;
      • должность;
      • структурное подразделение;
      • цель выдачи денежных средств (командировка).

Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.

  1. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
    • наименования подтверждающих документов;
    • суммы расходов по ним.

То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу, нет ничего сложного.

На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета можно скачать здесь (+ правила заполнения).

Траты на поездку

Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.

Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:

  1. суточные;
  2. проезд;
  3. проживание в гостинице;
  4. иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

Также дополнительно учитывают расходы на:

  • оформление загранпаспорта, визы;
  • взносы за право проезда и выезда транспорта;
  • если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.

Что приложить

По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:

  • кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
  • бланки строгой отчётности (БСО);
  • корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
  • накладные.

Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более – не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии.

Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.

Также см. «Онлайн кассы: кто, как и когда должен их применять».

Электронные документы как БСО

На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.

По этим квиткам будут считать дни служебной поездки. Они подтверждают транспортные, а значит – основные расходы любой командировки.

Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

Также см. «Какие документы относятся к БСО».

Также см. «Какие реквизиты обязательно должны быть на БСО».

Что в бухучете

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:

СитуацияПроводка
Покупка работником материаловДт 10 – Кт 71
При покупке товаровДт 41 – Кт 71
Списание суточныхДт 20 Кт 71
Возврат невостребованных денег в кассу предприятияДт 50 – Кт 71
Возврат невостребованных денег на расчётный счетДт 51 – Кт 71
Доначисление денег работнику, если пришлось вложить своиДт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачиДт 94 – Кт 71
Недостачу удерживают с работникаДт70 – Кт 94

Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке, а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.

Далее приведен образец, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2018-м году.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/zap-avans-otchyot.html

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2018 году

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2018 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2018 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.

Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Важное о сроках

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-avansovyy-otchet-po-komandirovke

Авансовый отчёт. Бланк и образец 2018 года

Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2018 году

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя.

Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись.

В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Источник: https://assistentus.ru/forma/avansovyj-otchet/

Правила заполнения авансового отчета по командировке

Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2018 году

Трудоустроенным гражданам может потребоваться знать, как правильно заполнить авансовый отчет по прошедшей командировке. Компания, отправляющая человека в поездку, обязана выдавать средства для путешествия.

Получить их можно как аванс, размер которого будет определён по примерным расчетам.

По возвращении сотрудник обязан будет представить полный отчёт по поводу своих расходов, который может превысить аванс или оказаться меньше выданных средств.

Правила заполнения

Составление авансового отчета по командировке необходимо для бухгалтерского учёта, чтобы знать, какое количество средств необходимо выдать физическому лицу. Заполнение данной официальной бумаги является обычным делом, но всё же следует знать, что именно пишется и кем. Потому как люди, которые ещё не ездили в командировку, могут не знать основные правила.

Сразу отметим, что составляет его человек, который был в деловом путешествии, а также сотрудник бухгалтерии. Потребуется обязательно составить список документов, которые прилагаются, и все они касаются расходов.

Обязательно необходимо указывать конкретные суммы, разбив их на соответствующие категории.

Если приходится впервые создавать данную официальную бумагу, то тогда лучше иметь перед глазами образец, чтобы не допустить ошибок.

Как только человеку удастся оформить авансовый отчет по командировке, потребуется направить его в бухгалтерию. Там проверят правильность заполнения, а также подсчитают указанные суммы и сверят с квитанциями, чеками. Уже из этого будет сделан вывод, хватило человеку выданного аванса или нет.

Довольно часто выданные командировочные заканчиваются раньше времени, и человеку уже приходится платить из своего кармана. Но не стоит переживать об этом, потому как всё будет возмещено, если, конечно, растраты были обоснованными и касались дела. Потому как если человек решил посетить, к примеру, бассейн или бар, то тогда за это придётся платить самостоятельно.

Важно! Будет подсчитана разница между выданной суммой и израсходованной. Человеку вернут те деньги, которые пришлось ему отдать из своего бюджета, но для этого обязательно нужно представить квитанции.

Может случиться и такое, что наоборот уйдёт меньше денег, чем было выдано. Потому как довольно сложно подсчитать расходы, так как трудно предсказать, на что и сколько человек станет тратить средств.

Если вдруг осталась сумма от аванса, то человек не имеет права оставить её себе.

Придётся отдать разницу в кассу организации, потому как деньги выдавались именно на деловую поездку, которая уже закончилась.

Так же отметим, что оформление отчёта должно произойти не позже, чем спустя три дня после возвращения в город. Поэтому не следует откладывать данную задачу на потом, иначе произойдёт нарушение законодательства.

Документы

Необходимо знать не только, как оформить авансовый отчет, но и какие документы следует приложить. Потому как без них нельзя будет считать отчёт действительным. Обязательно нужно на протяжении всей поездки сохранять квитанции и другие бумаги, касающиеся расходов. Потому как все они в итоге пригодятся.

Отдельно отметим, что можно выделить четыре вида расходов:

  1. Суточные. Они начисляются на все дни вперёд, как правило, для поездок по России сумма за сутки составляет от 400 до 700 рублей. Если же путешествие за границу, то тогда сумма в день будет примерно от 1 000 до 2 500 рублей. Каждая компания сама определяет размер, но если он выше максимальной нормы, установленной законодательством, то тогда придётся платить налог с разницы в размере 13%.
  2. Проезд. Речь идёт как о дороге до нужного пункта, так и передвижении на общественном транспорте. Если человек будет вызывать такси за счёт организации, то понадобится обосновать необходимость в нём в записке.
  3. Аренда жилища. Это может быть как номер в гостинице, так и съём комнаты или квартиры. Во втором случае потребуется договор аренды, а также роспись владельца имущества о получении денег.
  4. Другие. Потребуется разрешение от компании на расходы, не связанные с предыдущими услугами.

Для отчетности нужно сохранять все квитанции и билеты, касающиеся вышеперечисленных вещей. Исключение составляют суточные выплаты, их нет нужды подтверждать. Остальные же документы обязательно потребуются.

Информация в отчёте

Теперь подробнее разберёмся, как нужно заполнять авансовый отчет по командировке. Должна присутствовать определённая информация, которую можно найти в образце. Отметим, что есть установленный бланк, который придётся заполнять. Оформляется поездка за границу точно так же, как и по России.

Обязательно должны быть данные о компании, которая направила в командировку. Так же необходимы сведения о подопечном, в их число входят фамилия, имя и отчество, должность и табельный номер. Далее потребуется сослаться на целевое назначение получаемых средств.

Когда составляется отчет, обязательно необходимо писать размер выданной суммы. Далее нужно перечислить документы, которые прилагаются как доказательство расходов. В конце ставится подпись человека, который сделал отчёт.

После заполнения формы нужно готовый образец направить в бухгалтерию. Там уже проверят, всё ли правильно написано и присутствует ли вся необходимая информация. Потому как если имеются ошибки, то тогда придётся уточнять, как заполнить авансовый отчет, а затем его переделывать. Поэтому лучше использовать пример, чтобы не пришлось тратить время на переоформление.

Если же  с бумагой всё в порядке, то тогда человеку погасят расходы, которые будут сверх аванса. Либо придётся в бюджет организации вернуть неиспользованные средства. Но в любом случае будет произведён расчёт в зависимости от ситуации.

Отметим, что когда руководитель отправляет работника в деловую поездку, то он гарантирует не только сохранение рабочего места, но и покрытие расходов, связанных с путешествием. Помимо этого, обязательно будет выплачиваться заработная плата. Начисляться она будет в зависимости от среднего суточного дохода. А получить её можно будет в обычном порядке.

Если же человек находится в отпуске, когда ему предлагают отправиться в командировку, то он имеет право отказаться. Но если согласится, то неиспользованный отпуск можно будет перенести на другое время. Дату следует обсуждать лично с начальством, и сделать это следует заранее. Так же есть возможность присоединить неиспользованные дни к следующему отпуску, чтобы продлить его.

Руководствуясь советами, как составить отчёт, удастся правильно оформить документ. Самое главное, указывать достоверную информацию, чтобы потом не возникло проблем из-за обмана.

Если всё будет верно, и человек потратил в путешествии свои деньги, то он сможет их вернуть.

Но для этого потребуется в течение трёх дней с момента официального возвращения подать отчёт в бухгалтерию и дождаться его подтверждения после проверки.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/kak-pravilno-zapolnit-avansovyj-otchet.html

Заполняем авансовый отчет по командировке

Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2018 году

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2018?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Авансовый отчет-ao-1

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2018:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
  •  Другие расходы, связанные с командировкой.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек. 

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

  • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

Далее будут использованы счета:

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Источник: http://kadriruem.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.