+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Отмена печатей в трудовых книжках

Содержание

Отмена печати | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Отмена печатей в трудовых книжках

В 2015 году некоторым организациям разрешили не иметь собственной печати. Подобное нововведение породило много вопросов: кому и при каких условиях можно пойти на отмену печати, как заверять документы после отмены и так далее. Разберемся с этими вопросам в деталях.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в каких случаях можно не применять печать;
  • как оформить отмену печати в организации;
  • как заверять документы без печати.

С апреля 2015 года вступила в силу норма о частичной отмене печати, снимающая обязательство иметь собственную печать с некоторых категорий юридических лиц: в частности, акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью теперь могут, но не обязаны обзаводиться печатью (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Для других видов организаций (в частности, унитарных и некоммерческих предприятий) требование об обязательном использовании печати в утвержденном стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 порядке все еще актуально.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Узнать подробности

Отмена печати: суть нововведений

Если организация (ООО или АО) желает использовать печать, сведения о ее наличии следует включить в устав общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Оформить документ можно следующим образом:

Каким организациям положено иметь печать в 2016 году

Закрепив в уставе наличие печати, организация должна будет в обязательном порядке использовать ее при оформлении некоторых видов документов, если такое требование прямо предусмотрено законодателем, например при составлении доверенностей для суда или актов о несчастных случаях на производстве. Форма используемой печати может быть любой, даже квадратной или треугольной, также допускается замена традиционных печатей голографическими аналогами, электронными подписями, специальными бланками и т. д. (п. 7 ст. 2 Закона № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Закона № 14-ФЗ).

Как заверять кадровые документы после отмены печати?

В большинстве унифицированных форм приказов по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе и т. д.) не предусмотрено место для печати, поэтому обычно она не ставится.

В этом случае отмена печати в 2016 году никак не меняет стандартный алгоритм оформления кадровой документации.

Не нужна по большому счету печать и на унифицированных формах оплаты труда (кроме акта о приеме работ, для выполнения которых заключался срочный трудовой договор, а именно формы № Т-73), собственных образцах первичных документов бухгалтерского учета, гражданско-правовых и трудовых договорах.

Когда можно обойтись без печати

Но если компания разработала собственные формы приказов, в которых предусмотрен данный реквизит, придется использовать печать организации или отдела кадров (ст. 8 ТК РФ, ст. 7, 9 Закона № 402-ФЗ).

Случаи, в которых организация, зафиксировавшая пункт об использовании печати в своем уставе, должна ставить ее на документах, перечислены в Законе № 82-ФЗ.

Заверяются печатью (при ее наличии) следующие виды документов:

Кроме того, рекомендуется, как и раньше, ставить печать (при ее наличии) в трудовых книжках, поскольку того требуют подзаконные акты, — так работодатель подтверждает правильность записей, внесенных в документ за время работы сотрудника (п.

 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225; п. 2.2, 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Печать организации ставится в трудовой на первой странице (после внесения или изменения личных данных сотрудника, п. 2.

2 Инструкции № 69) и при оформлении записи об увольнении (п. 35 Правил № 225).

На каких видах официальных документов обязательно ставится печать

Правовая коллизия, связанная с тем, что организации, в уставе которых не упоминается печать, вправе обходиться без нее, но в то же время ряд подзаконных актов требует заверять определенные виды документов именно печатью, может на практике привести к неприятным для работодателя последствиям. Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, рекомендуется, несмотря на отмену печати, все же ставить ее на вышеперечисленных видах документации.

Важно: если руководство организации приняло решение об отмене печати, а устав все еще не приведен в соответствие с требованиями ГК РФ, утвержденными Федеральным законом от 5 мая 2014 г.

№ 99-ФЗ), есть смысл одновременно внести все необходимые изменения в устав.

Если в уставе ранее не упоминалась печать организации, изменения, связанные с официальным отказом от ее использования, вносить не придется.

Как оформляется отмена печати в организации?

Стандартный порядок изменения содержания устава при отмене печати выглядит так:

  • на общем собрании акционеров принимается решение об исключении из устава положения о печати (п. 1 ст. 12 Закона № 208-ФЗ, п. 4 ст. 12 Закона № 14-ФЗ);
  • оформленные протоколом изменения регистрируются в налоговой инспекции (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ);
  • издается приказ об отказе от печати, образец которого можно скачать здесь;
  • о принятом решении уведомляются контролирующие органы, банки, контрагенты (уведомление оформляется в письменном виде и заверяется подписью уполномоченного представителя организации;
  • печать используется вплоть до момента регистрации изменений в ЕГРЮЛ (подп. «з» п. 1 ст. 5 Закона № 129-ФЗ), а после регистрации можно заверять официальную документацию только подписью руководителя организации.

Как оформлять трудовой договор после отмены печати?

Среди требований к форме и содержанию трудового договора, закрепленных Трудовым кодексом РФ, нет такого обязательного реквизита, как печать организации (ст. 57, 67 ТК РФ).

Тем не менее многие сотрудники при приеме на работу удивляются, если не видят в документе печати, а работодатели — ставят ее, чтобы заверить подписи должностных лиц.

Такой подход можно считать скорее данью традиции, чем реальной необходимостью, ведь договор будет считаться действительным даже при отсутствии печати. Следовательно, отмена печати в 2016 году никак не повлияет на процедуру оформления трудового договора.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/382316-qqq-16-m7-05-07-2016--otmena-pechati

Печати в трудовых книжках отменяются

Отмена печатей в трудовых книжках

С момента отмены печатей в трудовых книжках прошло уже полтора года, а у работодателей и их сотрудников остаются вопросы и сомнения. Попробуем их разрешить.

Разберемся, вправе ли все организации отказаться от использования печатей в трудовых книжках? Что по этому поводу говорят законы и подзаконные акты?

Зачем «потеснили» круглую печать?

6 апреля 2015 года был подписан Федеральный закон № 82 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Правовой акт вступил в силу с момента публикации, с 7 апреля 2015-го. Основной его посыл: с данной даты организации (АО и ООО) могут принимать самостоятельные решения, иметь ли им печати.

Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр. Прежде чем разобраться, как это новшество повлияет на заполнение трудовых книжек, требуется ли сейчас печать в трудовой книжке при приеме на работу, добавим ясности в вопрос мотивации законодателей.

В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».

Нестыковки и вопросы остаются

Цель понятна, но вопросы остаются, поскольку пока что одни правовые акты противоречат другим, требуется их «синхронизация». Особенно в части процесса ведения записей в бумажных вариантах документов, в том числе, трудовых книжек.

Обязать ООО и АО использовать печать или дать право не применять ее может лишь федеральное законодательство. Однако в ныне существующих федеральных законах попросту отсутствует требование использования печати для заверения записей в трудовой книжке. Значит, нет и такой строгой правовой обязанности?

Но в подзаконных актах, действительных на данный момент, прописаны положения, обязывающие компании ставить печать на титульном листе, также требуется печать в трудовой книжке при увольнении. Вот эти акты:

  • аб. 2 п. 2.2, аб. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003;
  • аб. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003;
  • Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Получается, что правила, предписанные Рострудом, противоречат новому ФЗ. К тому же, и работодатели, и их сотрудники, пока что с недоверием относятся к идее отсутствия печатей в трудовой книжке. Это, считают многие, снижает «вес» документа и дает почву для злоупотреблений.

Разъяснения Минтруда

Нужна ли печать в трудовой книжке? Двусмысленность ситуации решило исправить Министерство труда. Его специалисты разработали проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек».

Корректировки предлагается внести в подпункты 2 и 3 пункт 2 Инструкции.

На основании данных изменений Минтруд составил также проект разъяснения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.

Пока эти документы имеются лишь в форме проектов. Но, поскольку сам-то закон уже вступил в силу, то и применять его можно, не дожидаясь детализации пояснений. Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота.

Итак, коротко, в чем суть пояснений Министерства?

  • если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
  • то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
  • адекватной заменой печати с 7 апреля 2015 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.

Отказ от печати: как это сделать грамотно?

Как мы выяснили, не ставится печать в данном документе в случае ее отсутствия у ООО или АО. Такие данные: о наличии печати — обязательно должны быть зафиксированы в Уставе организации.

Значит, чтобы отказаться от наличия круглой печати и ее использования в ведении документации, необходимо произвести соответствующую корректировку Устава.

Там четко, однозначно должно быть записано, что печати у компании нет.

Выводы

Когда наличие печати предусмотрено Уставом организации, то и в трудовой книжке она проставляется обязательно.

Если в Уставе организации записано положение об отсутствии у нее печати, то можно обойтись без нее при заполнении трудовой книжки.

Тоже может быть полезно:

Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК – 74999385226. СПБ – 78124673429. Регионы – 78003502369 доб. 257

Источник: http://tbis.ru/kadry/pechati-v-trudovyh-knizhkah

Отмена печатей для юридических лиц. Закон об отмене печатей

Отмена печатей в трудовых книжках

Печать является неотъемлемой частью работы каждого юридического лица. В 2015 году Госдума приняла закон, согласно которому использование круглых печатей в процессе работы юридических лиц стало необязательным. Нововведение повлекло за собой ряд последствий, касающихся практической деятельности.

Отмена круглой печати

Отмена печати для юридических лиц вызвала массу волнений и непонимания в бизнес-индустрии.

В первую очередь руководители и представители экономического сектора организации задались вопросом: «Использование печатей отменено для всех ли процедур или же есть документы, которые без заверения не являются действительными?» Ответы дал закон об отмене печатей № 82-ФЗ от 06.04.2015 года.

В нем подробно расписано, как следует работать организации с момента принятия закона, нужно ли ставить штамп на договоре, а также на документах налоговой, бухгалтерской и первичной отчетности. Также закон об отмене печатей поясняет процедуру по постановке таких отметок на доверенностях, позволяющих представлять в суде интересы юридического лица.

Должно ли общество иметь печать

Необходимость использования такого реквизита обществом прописывается в его уставе. Организации типа ООО и АО не обязаны иметь круглую печать на основании федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 года. Также с 7 апреля 2015 года у предприятий появляется обязанность прописывать в уставе факт наличия штампа.

В случае его отсутствия считается, что юридическое лицо не обязано заверять документы таким образом. Поэтому после того, как закон вступил в силу, обществам, которые имеют в своем уставе отметку о наличии круглой печати, никаких правок делать не нужно.

Что же касается организаций, которые созданы до 7 апреля 2015 года и не имеют в своей документации соответствующей отметки, то им рекомендуется пополнить устав требуемой информацией. Необходимость данного дополнения обосновывается возможной потребностью ставить отметку на бумагах, предусмотренных законом.

Что касается обществ, сформированных после 7 апреля 2015 года, то они обладают правом иметь штамп, но для них это не обязательно.

Общество обязано ставить печать в следующих случаях:

– если возникает необходимость оставить залог у залогодателя под защитой замка и печати залогодержателя,

– когда образовательная организация заверяет документы об образовании,

– если документы подаются на регистрацию по договору аренды сооружения или здания сроком более года, то их необходимо заверять печатью, но только при условии, что данный способ прописан в уставе,

– в таможенный орган подается информационное сообщение в пакете с прочими документами по уплате акцизов на товары, промаркированные Таможенным союзом и ввозимые на территорию России с территории союзного государства.

Отмена печати для юридических лиц заставила внести соответствующие правки в ряд законов. Часть подзаконных актов все так же предполагает необходимость ее наличия.

Случаи, когда подзаконные акты требуют проставлять данную отметку на документах, юридическое лицо должно воспринять как необязательные.

Но государственные органы, банки и прочие структуры могут по-прежнему требовать постановку печати на документах.

Оформление акта о несчастном случае

Отмена печатей позволяет при составлении акта о несчастном случае ее не ставить. Данный способ заверения используется только в том случае, если это прописано в уставе общества. Данный процесс регулируется ч. 5 с. 230 ТК РФ.

Оформление трудовых книжек

В соответствии с правилами ведения трудовой книжки, при увольнении работника все записи, которые были внесены в процессе его работы, должны быть заверены печатью. Отмена обязательности печати внесла в данную процедуру коррективы. Теперь данные о работнике заверяются штампом, принадлежащим кадровой службе.

Роструд считает, что замена круглой печати на иную другую не является нарушением Трудового кодекса и не ущемляет права работника, так как последний получает подтверждение о факте работы в данной организации.

Важно понимать, что подтверждающей является только та отметка, в которой содержится информация о наименовании и месте расположения работодателя.

Оформление листа нетрудоспособности

Каждый листок нетрудоспособности включает в себя отдельное поле для проставления печати. Но ее формат и содержание не прописаны ни в каких правилах. Отмена печатей привела к тому, что на данном документе штамп проставляется только по усмотрению работодателя и при наличии у организации такового.

Ставить или не ставить? Вот в чем вопрос!

Оформляя документы, подтверждающие привлечение иностранных сотрудников, работодатель заверяет их только в случае том, если это предусмотрено уставом.

Что же касается штатного расписания, то отмена обязательности печати хозяйственных обществ повлекла за собой полное отсутствие необходимости заверения данного документа. Изменения коснулись и принципа оформления трудового договора.

Отмена печати организации теперь предполагает отсутствие необходимости заверять трудовой договор штампом.

Печать на первичных документах

Налоговый кодекс и Закон о бухгалтерском учете не содержат никакой информации о необходимости проставления печати на первичных документах организации, даже на тех, в которых указаны расходы по налогообложению прибыли.

Но существуют случаи, когда обязательность заверения устанавливается порядком заполнения конкретной формы, или самой формой, или форматом предоставления первичного документа, разработанным силами налогоплательщика.

В связи с данной тонкостью налогоплательщикам рекомендуется предупреждать своих контрагентов о необходимости заверения документа, если это предусмотрено формой данного документа. Также отмена печатей для юридических лиц заставляет налогоплательщиков заранее убеждаться в том, что контрагенту также необходима печать.

Подача отчетности в ИФНС

В обязанности каждого налогоплательщика входит своевременная сдача декларации в соответствии с формой, утвержденной ФНС России и согласованной с министерством финансов России. Если организация сдает отчетность в бумажном формате, то проставление печати является обязательным.

Данное правило регулируется указаниями налогового ведомства, включающими в себя нормы заполнения деклараций. Отмена печатей ввела многих юридических лиц в заблуждение, что привело к частому отсутствию важного реквизита на подаваемой декларации и, как следствие, к ее отклонению.

В связи с существованием правила, гласящего об обязательном прописывании случаев, предусматривающих постановку печати, в федеральных законах и предусмотрением названного требования нормами подзаконных актов, возникает парадоксальное противоречие. Юридическая сила на стороне закона, то есть противоречивые подзаконные акты не принимаются во внимание.

Однако, дабы не рисковать, думая, что отмена печати хозяйственных обществ касается и данной ситуации, рекомендуются обязательно заверять документ мокрой печатью до тех пор, пока не появятся разъяснения со стороны компетентных органов или не будут внесены изменения в соответствующие данной ситуации приказы.

При этом в качестве рекомендации выдвигается пожелание внести информацию о наличии штампа в устав организации.

Отчётность для ПФР

Согласно закону о страховых взносах, заверение отчетности, подаваемой в Пенсионный фонд Российской Федерации, не требуется. Данное положение распространяется и на заполнение таких форм, как РСВ-1 ПФР.

Но, несмотря на это, в самой форме есть поле, предполагающее постановку печати. В связи с этим отсутствие заверения на РСВ-1 ПФР приводит к отказу со стороны принимающего органа.

Также внесение исправлений в процессе заполнения расчета предполагает обязательное заверение правок печатью.

Как сдать отчетность в ФСС и не получить отклонение

Если изучить порядок заполнения отчетности для подачи в фонд социального страхования по форме 4-ФСС, то можно понять, что необходимость подтверждения правильности данных печатью существует.

Точно так же, как и в случае с данными, подвергшимися изменениям в форме РСВ-1 ПФР, обязательного заверения требует скорректированная информация в документе, содержащем расчеты по взносам, направленным в фонд социального страхования.

Что касается документов, запрашиваемых ИФНС, то, согласно форме, описывающей требования по предоставлению документации, организация должна подавать копии тех бумаг, которые необходимы инспекции, заверенные подписью руководителя и соответствующей печатью, в случае если иное положение не предусматривается законодательством Российской Федерации.

Есть ли необходимость в заверении доверенности

В соответствии с общими правилами в правоотношениях налоговой направленности, представлять организацию может имеющий полномочия представитель на основании выданной в соответствии с нормами гражданского законодательства доверенности. Статья 185 Гражданского кодекса Российской Федерации не содержит требований относительно обязательности наличия печати на доверенности такого уровня.

Нужна ли печать на информационном сообщении, необходимом для уплаты акциза

Что касается информационных сообщений, направленных на уплату акциза маркированных товаров, входящих в Таможенный союз и ввозимых на территорию Российской Федерации с территории союзного государства, то здесь никаких изменений не вводится (конкретно для плательщиков). В данном случае необходимость заверять информационное письмо печатью устанавливается Налоговым кодексом Российской Федерации. Данный факт согласуется с новыми требованиями, что обуславливает необходимость обязательного использования штампа.

К чему привела отмена печатей, и для кого она актуальна

Отмена печати организации распространяется исключительно на общества с формой собственности АО или ООО. В обязательном порядке она должна быть в наличии у некоммерческих и государственных организаций. Что касается юридических лиц, имеющих возможность не использовать печать, то при желании они могут осуществлять свою деятельность с ее применением.

Для этого просто нужно прописать данный факт в уставе, и тогда отмена печати общества не вызовет вопросов. До тех пор, пока различные департаменты и министерства не дадут официальные разъяснения, уничтожать данный инструмент заверения бумаг не рекомендуется.

Определенную группу документов лучше всего постоянно заверять штампом, чтобы избежать варианта их отклонения принимающей службой.

Источник: http://fb.ru/article/282223/otmena-pechatey-dlya-yuridicheskih-lits-zakon-ob-otmene-pechatey

В трудовых книжках разрешили не ставить печати: читаем разъяснения минтруда

Отмена печатей в трудовых книжках

Сразу скажем, что право выпускать разъяснения по заполнению трудовых книжек у Минтруда действительно есть — оно предоставлено ведомству подпунктом «б» пункта 4 Правил. Однако, реализуя свои полномочия, Минтруд допустил несколько странных неточностей. Так что, возможно, потребуются дополнительные разъяснения теперь уже к Приказу № 589н.

«Разъясненная» Минтрудом норма содержится в другом акте

Итак, что же разъяснил Минтруд? В Приказе № 589н говорится, что организации, которые в соответствии с законодательством работают без печати, не обязаны выполнять требования Правил ведения и хранения трудовых книжек, касающиеся проставления печати организации на первой странице трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Здесь стоит отметить, что подобная обязанность в Правилах, разъяснение к которым утвердило Министерство труда, не зафиксирована в принципе!

Норма, обязывающая работодателя ставить печать на первой странице трудовой книжки при ее оформлении, содержится в другом документе — Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом на основании Правил (постановление Минтруда России от 10.10.

03 № 69). А норма о том, что такая же печать должна стоять на первой странице вкладыша в законодательстве вообще отсутствует. Вывод о ее необходимости делается на основании п. 38 Правил, согласно которому вкладыш оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Получается, что первая часть разъяснений, данных Минтрудом по порядку применения Правил, на самом деле к этим Правилам не имеет никакого отношения. Логичнее было бы просто делать соответствующие ремарки в Инструкции, утвержденной самим же Минтрудом.

Теперь же получается, что Инструкция в этой части не соответствует разъяснениям.

Но поскольку автор обоих документов — Минтруд, остается надеяться, что подобная оплошность не скажется на праве организаций отказаться от печатей при оформлении трудовых книжек и вкладышей к ним.

Разъяснения почему-то затронули и сургучную печать для книги по учету бланков

Идем дальше. Следующая часть Приказа № 589н касается применения положений абзаца 1 пункта 35 и абзаца 4 пункта 41 Правил. В разъяснениях сказано, что в случаях, предусмотренных этими нормами, печать ставят только те организации, которые ее имеют.

Однако если мы посмотрим содержание данных норм, то обнаружим, что в пункте 35 Правил речь действительно идет о заверении обычной круглой печатью организации записей в трудовой книжке (при увольнении сотрудника).

А вот в пункте 41 Правил говорится уже не о круглой печати организации, а о сургучной печати, которой должна быть скреплена приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Получается, что теперь организации, не имеющие обычной круглой печати, не могут использовать и сургучную для опечатывания книг. Значит, указанные книги нужно пломбировать каким-то иным способом, т.к.

в пункте 41 Правил сказано, что книги должны быть «скреплены сургучной печатью или опломбированы».

Но поскольку каких-либо требований к пломбе Правила не содержат, полагаем, что можно продолжить использовать в качестве такой пломбы имеющиеся в организации сургучные печати, сделав соответствующие изменения в распорядительных документах фирмы.

Печать при невозможности выдать книжку уволенному работнику

Наконец, заключительная часть разъяснений Минтруда посвящена порядку, в котором при увольнении работника заверяются записи, внесенные в трудовую книжку за все время работы.

По мнению ведомства, организации, работающие без печати, заверяют записи подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

При этом авторы разъяснений в скобках делают примечание — за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил.

Но если мы откроем данный пункт, то увидим, что он посвящен ситуации, когда работодатель не может выдать трудовую книжку при увольнении работника по объективным причинам (отсутствие работника или его отказ от получения трудовой книжки).

В этом случае Правила требуют направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Далее отмечается, что со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

А также содержится норма, согласно которой пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Возникает вопрос: как эти положения Правил влияют на порядок заверения записей в трудовой книжке при увольнении сотрудника? Что значит оговорка в скобках «за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил»? Надо ли в таком случае по-прежнему использовать печать? Или требуется еще чья-то подпись? Или, напротив, в таком случае ничего заверять вообще не требуется?

Ответ на этот вопрос, как это ни странно, находим в пункте 35 Правил, где в абзаце 1 есть в точности такая же оговорка в скобках, что и в разъяснениях.

Относится эта оговорка к подписи самого сотрудника, которую он также (наряду с подписью руководителя или ответственного лица организации) должен проставить в трудовой книжке при увольнении. Понятно, что если трудовая книжка работнику не выдана вообще, либо направлена по почте, то его подписи в ней может и не быть. Все ясно и логично.

А в разъяснениях, судя по всему, в данной части допущена банальная техническая ошибка, которая, хочется надеяться, не станет препятствием для «безпечатного» оформления трудовых книжек.

Когда начинают действовать разъяснения

В заключение скажем несколько слов о порядке действия новых правил.

В самом приказе Минтруда, который утверждает разъяснения, не оговариваются какие-либо особенности по вступлению в силу и применению разъяснений.

А значит, применяются общие правила действия нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (к которым, согласно ст. 5 Трудового кодекса РФ относится и данный Приказ) во времени.

Правила эти установлены в ст. 12 ТК РФ и гласят, что подобный акт обратной силы не имеет и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

Так что организации смогут окончательно отказаться от использования печатей при выдаче новых трудовых книжек (вкладышей) сотрудникам и при выдаче трудовых книжек увольняемым сотрудникам только тогда после того, как Приказ вступит в силу. И только в отношении трудовых книжек, оформляемых после этой даты.

Вступление же в силу Приказа произойдет 27 ноября, то есть на 11-й день после официального опубликования, которое произошло 16 ноября  (п. 12 Порядка опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утв. Указом Президента РФ от 23.05.96 № 763).

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2016/11/11723

Отмена печати в трудовых книжках для некоторых видов организаций

Отмена печатей в трудовых книжках

Хозяйственные общества страны получили возможность не использовать печати в работе. Для того, чтобы данная норма законодательства заработала, потребовался год. Отмена печати в трудовых книжках стала причиной коллизии нормативно-правовых актов. Закон разрешал, а инструкции запрещали.

В 2018 году Министерство труда издало ряд постановлений, которые урегулировали спорные моменты. Теперь ООО и АО могут не использовать печати, при условии внесения изменений в устав. Записи, которые делаются работодателем заверяются подписями директора и ответственного лица.

Авторы закона об отказе штампов на документах объясняют свое решение тем, что это может ускорить переход предприятий на электронные подписи. По прогнозам специалистов, в будущем, оформление трудовых книжек будет не нужным.

Зачем это нужно

По новым правилам хозяйственным обществам не обязательно иметь печать. Такое решение правительства вызывает противоречия и требует объяснений. Ведь на протяжении многих лет документы строгой отчетности, в том числе трудовые книжки, заверялись исключительно печатью организации.

Согласно новой норме законодательства, достаточно заверить записи подписями ответственных лиц. Данным законом сделан первый шаг к упрощению документооборота предприятия. Отсутствие печати, по мнению юристов Совета Федерации, поспособствует переходу ООО или АО на электронные подписи.

Следствием закона о необязательности наличия печатей у хозяйственных предприятий может быть отмена трудовых книжек как обязательного документа для фиксации стажа работы. На сегодняшний день отмена печати в трудовых книжках противоречит действующим подзаконным нормативно-правовым актам. Инструкции по ведению и хранению бумажных документов говорят об обязательности печати

Отмена печатей в трудовых книжках для ООО и АО

Иметь печать или нет — решают сами ООО и АО. Главными документа, которые регулируют этот вопрос являются Закон РФ №82 от 6 апреля 2018 года «О внесении изменений в некоторые законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных организаций» и устав организации. Они могут иметь печать, но не обязаны.

Порядок использования и хранения документов о трудовом стаже регулируется двумя Постановлениями РФ 2003 года выпуска. В них говориться о том, что первая страница трудовой книжки, а также все сделанные в ней записи должны быть заверены подписями и печатью. Это противоречит закону №82. Так закон имеет преимущество над подзаконными актами, выполнять следует именно его.

Министерство труда выдало Приказ от 31 октября 2018 года номер 588, который урегулировал законодательные противоречия.

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ №588н

Согласно министерским разъяснениям:

  • если предприятие не отказалось от использования печати, ее необходимо ставить на первой странице и на вкладышах трудовой книги;
  • при отсутствии печати, записи в трудовых книжках заверяются подписями руководителя и ответственного лица.

Проекты Министерства труда

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек хозяйственными обществами регулирует Министерство по труду. После принятия закона об отмене печатей, специалистами государственной организации было подготовлено проект двух приказов. Эти документы должны были урегулировать все спорные ситуации. На сегодняшний момент приказы приняты и успешно применяются ООО и АО.

Первый нормативно-правовой акт Минтруда от 31 октября 2018 года № 558н изменил инструкцию и урегулировал вопросы с оформлением трудовой книжки. От ныне печать на первой страничке ставить только при ее наличии.

Следующий Приказ Минтруда от 31 октября 2018 года №589 внес изменения в порядок работы с трудовыми книжками, тем самым разъяснил следующие вопросы:

  • В случае увольнения работника с предприятия, все записи заверяются только подписями. Печать ставится только при ее наличии.
  • Сделанные записи в трудовой книжке человека во время его работы подписываются руководителем предприятия. Если уставом предусмотрено использование печати, она ставиться в документ.

Таким образом, проекты документов Министерства труда подготовлены в рамках закона об отмене печатей для ООО, АО. Предприятия смело могут отказываться от штампов в трудовых книжках, предварительно внеся данное положение в устав.

С какого числа это возможно

Не ставить печать в документы хозяйственные общества имеют право с начала апреля 2018 года. Министерство труда свои изменения в нормативно-правовые акты внесло в октябре 2018 года. Коллизии законодательства урегулированы на всех уровнях, поэтому предприятия смело могут вести документооборот по новым правилам с января 2018 года.

Следует заметить, одних нормативно-правовых актов для отказа от печати не достаточно. Руководство предприятия должно внести изменения в устав хозяйственных обществ. На основании устава структурным подразделениям разрешается подписывать документы строгой отчетности без заверения печатью.

Перед принятием решения необходимо убедиться в том, что организация имеет на это право. Такое действие не позволительно для предприятий государственной и муниципальной форм собственности, некоммерческих организаций, товариществ собственников жилья.

Как правильно оформить отказ

Для того, чтоб минимизировать риски, связанные с отменой печати на предприятии, лучше дождаться официальных разъяснительных документов от контролирующих органов. Взвесив все за и против, еще раз перечитать действующий устав предприятия. Если в нем есть упоминания о печати его необходимо менять, нет упоминаний – можно не корректировать.

Отказ от использования печати оформляется путем внесения изменений в устав. Для этого организовывается собрание акционеров, на котором принимается соответствующее решение. По результатам сборов составляется протокол, который является основным документом для внесения изменений в устав. Текст документа должен содержать фразу: «предприятие не использует печать в своей деятельности».

Для государственной регистрации устава в налоговых органах заполняется форма Р13001. Подпись руководителя на данном документе заверяется нотариально. После проверки, собственник получает на руки устав АО или ООО и лист записи организации в ЕГРЮЛ. Таким образом отказ зарегистрирован официально и правильно.

Заявление о государственной регистрации изменений

На последнем этапе руководитель оформляет приказ по предприятию. В нем указывается дата, с которой ООО перестает пользоваться печатью. Следует также отправить письма-извещения партнерам, банкам и контролирующим органам. Далее печать передается на хранение ответственному сотруднику, вдруг что-то необходимо будет поправить в старых документах.

В каких записях обязательно ставить штамп

Трудовую книжку сотруднику оформляют после пяти дней работы. Записи, которые вносятся во время трудовой деятельности, подкрепляются подписями и штампами.

Штамп обязательно ставится в таких случаях:

  • При заверении данных о работнике, который начинает свою трудовую деятельность.
  • При оформлении трудовой книжки впервые. Печать ставят на титульном листе.
  • При внесении новых записей в такие разделы, как «Сведения о награждении» и «Сведения о работе». Сведения о работе должны содержать отметки о занимаемой должности, информацию про график работы, работает человек по совместительству или нет. Записи в раздел о награждениях вносятся по желанию сотрудника и заверяются печатью при увольнении.
  • Внутри трудовой книжки на обложке если за время работы на предприятии сотрудник изменил фамилию.
  • При увольнении сотрудника.

Ряд принятых нормативно-правовых актов в 2018 и 2018 годах отменил обязательное заверение записей трудовой книжки печатью для ООО и АО. Ее используют на предприятиях, где это утверждено решением собрания собственников и прописано в статуте.

Как вести и хранить документы 

По закону организации с ограниченной ответственностью и акционерные общества имеют право заверять трудовые книжки печатями.

Больше года потребовалось на то, чтобы убрать противоречия в нормативно-правовых актах и начать пользоваться данными преимуществами.

В 2018 году Министерство труда и социальной защиты населения подготовило постановления, которые разъяснили порядок действий предприятий.

Согласно новым инструкциям, при работе с трудовыми книжками сотрудников печать можно не использовать. Любые записи в документах заверяются подписями руководителя и специалиста, на которого положены обязательства ведения подобных документов. Ставит подпись в трудовой и сам работник.

Владелец трудовой книжки не ставит свою подпись если:

  • сотрудник не имеет возможности самостоятельно забрать документ в день увольнения;
  • сотрудник отказывается получать трудовую;
  • предприятие направило работнику уведомление с предложением отправить документ по почте.

ООО и АО должны вести контроль за бланками трудовых книжек и вкладными листами в приходно-расходном журнале. Действия, связанные с выдачей или приемом документов отображаются в журнале контроля движения трудовых. Все листы учетных книг нумеруются, сшиваются, заверяются подписями и опломбируются.

Хранение трудовых книжек осуществляется как документов строгой отчетности. Для этого должно быть выбрано место, доступ к которому имеет только руководитель и ответственное лицо. Выдаются документы под подпись при увольнении сотрудника.

Источник: http://buhuchetpro.ru/otmena-pechati-v-trudovyh-knizhkah/

Ставим печать в трудовой книжке

Отмена печатей в трудовых книжках

Бывают ли трудовые книжки с записями без печати? Что делать, если поставлена плохая печать? Как сотруднику отдела кадров понять, где и какую печать ставить и можно ли исправить ту, что плохо видна? Почему некоторые люди ищут печать за деньги и чем это может грозить работодателю – эти важные вопросы мы постарались раскрыть подробно.

Чтобы подделать запись в «трудовой» нет необходимости прибегать к ухищренным способам, так как этот процесс достаточно простой. Единственным барьером здесь является печать работодателя, который этим способом старается исключить подделку своих записей. Именно этот нюанс служит гарантом того, что запись настоящая.

В то же время далеко не все работодатели, включая сотрудников кадровых служб, имеют ясное понимание того, как, собственно, должна подтверждаться запись в «трудовой» посредством печати.

Регламентирующие документы по печати

Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.

Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.

Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.

О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.

А теперь мы передадим многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. Т.к., к сожалению, никакого руководства по постановке штампа не существует.

Причина постановки печати в трудовую книжку

Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.

Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.

Первично вносится такая информация:

  • ФИО
  • дата рождения;
  • специальность;
  • место обучения;
  • уровень образования.

Данная информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации.

Что еще заверяется печатью:

  • Увольнение работника (запись об увольнении)
  • Перевод работника внутри организации или в другую организацию
  • Награждение (поощрение) работника
  • Факт повышения квалификации
  • Вшивание вкладыша в трудовую

Какую именно печать использовать?

  1. Общая печать организации
  2. Печать “Для документов” (Печать отдела кадров)

Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров.

При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации.

Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – общую печать организации-работодателя.

Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков.

Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Источник: https://dedadi.ru/administrativnoe/stavim-pechat-v-trudovoy-knizhke.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.