+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации

Содержание

Кадровые документы организации. Формы кадровых документов :

Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации

На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии.

В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы.

Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция.

Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

  1. Перевод сотрудников на другую работу.
  2. Заключение трудовых договоров и зачисление в штат.
  3. Организацию профессиональной деятельности работников.
  4. Поощрение сотрудников.
  5. Предоставление служащим отпусков.
  6. Аттестацию работников.
  7. Учет использования времени для работы.
  8. Оформление штатного расписания.
  9. Привлечение сотрудников к деятельности в нерабочие праздничные и выходные дни.
  10. Оформление командировок.
  11. Увольнение с работы и расторжение договора.
  12. Наложение дисциплинарных взысканий.

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях.

Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании – упрощенность управления.

Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

  1. Штатное расписание.
  2. График отпусков.
  3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
  4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
  5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
  6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

  1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
  2. Информационно-расчетные документы.
  3. Официальную внутреннюю переписку.
  4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы.

Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях.

Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем – это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом.

К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

  • трудовую книжку;
  • справку о рабочей деятельности;
  • трудовой договор;
  • копии приказов об увольнении и зачислении в штат.

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника.

Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии.

Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

  • личная карточка;
  • табель по учету рабочего времени;
  • штатное расписание;
  • личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение.

Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление.

Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа.

Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами.

На предприятии используют журналы регистрации:

  • Приказов о переводе, увольнении, приеме на работу.
  • Трудовых договоров.
  • Приказов о предоставлении отпусков.
  • Командировочных удостоверений.
  • Приказов о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.
  • Служебных заданий.
  • Приказов о командировках.
  • Локальных актов.
  • Трудовых книжек и дополнительных вкладышей к ним.
  • Справок.
  • Больничных листов.
  • Несчастных случаев на предприятии.

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие – разрабатываются самой компанией.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

  • Зависящие от специфики деятельности фирмы.
  • Рекомендованные.
  • Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК.

Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания – из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя.

Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций.

Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно.

В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания.

Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф.

Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений.

В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов.

Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

Источник: https://BusinessMan.ru/kadrovye-dokumenty-organizacii-formy-kadrovyx-dokumentov.html

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Оформляем документы с нуля

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Кадровые документы (учет) с нуля: виды 

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу – это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек – скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. 

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу». 

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: https://rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации

Кадровые документы – которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, – включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.

Для чего нужны кадровые документы?

Какие бывают кадровые документы?

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Итоги

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  • документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
  • документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  • трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».

  • трудовая книжка;
  • распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

  • личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале «Унифицированная форма № Т-5 — скачать бланк и образец».

  • распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

  • штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

ВАЖНО!При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

  • график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
  • табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

  • прочие нормативные документы:
  • по охране труда;
  • о защите персональных данных;
  • коллективный договор;
  • по внутреннему распорядку;
  • об оплате труда и премировании;
  • о коммерческой тайне;
  • журналы учета:
  • трудовых книжек;
  • контрактов;
  • больничных листов.

ВАЖНО!Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
  • В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

ПРИМЕР:В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2017 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

  • для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
  • для компании — 10 000–50 000 руб.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД».

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kadrovye_dokumenty_kotorye_dolzhny_byt_v_organizacii/

Какие документы должны быть в отделе кадров

Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации

– Конституционное право – Какие документы должны быть в отделе кадров

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:- журнал регистрации трудовых договоров;- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;- журнал регистрации приказов о командировках работников;- журнал регистрации командировочных удостоверений;- журнал регистрации служебных заданий;- журнал регистрации локальных нормативных актов;- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;- журнал выдачи справок по личному составу;- журнал учета больничных листов;- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ. Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами.

Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании. Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний.

Перечень необходимых кадровых документов

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям – Принимаются по решению работодателя. Постоянно 12. Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора.

Внимание Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. 75 лет ЭПК 13. Приказы о переводе на другую работу Статья 72.

1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
75 лет Важно ЭПК 14. Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет ЭПК 15.

Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости.

Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) 16.

Кадровые документы

О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».

  • Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  • Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  • Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»

  • Внутренняя служебная переписка.
  • Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  • Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.
  • Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):
  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 33 Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий; — льготной пенсии То же.

5 лет 10 лет 34 Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ Постоянно 35 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ 10 лет 36 Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г.

№ 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) 5 лет 37 Акты о несчастных случаях Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г.

Необходимые кадровые документы с нуля для ооо

Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя Законодательством РФ не предусмотрена единая форма трудового договора для предприятий и организаций Читайте по теме в электронном журнале Когда будете проверять работу отдела кадров, смотрите, во-первых, есть ли все необходимые документы, во-вторых, правильно ли они заполняются – заносят ли туда специалисты необходимые сведения, насколько точно это делают, нет ли расхождений с другими документами или противоречий законодательству. Если какого-то документа из перечня обязательных нет, компанию оштрафуют.
Например, за отсутствие личной карточки сотрудника Вы заплатите от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Иногда специалисты по кадровому делопроизводству забывают делать график отпусков.
Но это не факультативный документ, который можно составлять или не составлять.

Какие документы должны быть в отделе кадров украина

Локальные нормативные акты: * Коллективный договор(в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл.

7 ТК РФ. * Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты(положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). * Должностная инструкция.

Какие документы должны быть в отделе кадров рк

КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ Перечень кадровых документов, обязательных для организации № п/п Документ Каким документом регламентируется Примечание Срок хранения 1 Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статья 189 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. Постоянно 2 Положение о защите персональных данных работников Статья 86 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Постоянно 3 Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1 Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 22 Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 23 Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении То же 75 лет 24 Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков То же 50 лет 25 Журнал регистрации командировочных удостоверений То же 5 лет 26 Табель учета рабочего времени Часть 3 статьи 91 ТК РФ Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 75 лет 27 График сменности Статья 103 ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

Какие документы обязательно должны быть в отделе кадров

Месяц июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь Положение об оплате труда + Журнал учета трудовых книжек + Образцы заявлений сотрудников о приеме на работу, об отпуске, о переводе на другую должность, об увольнении + Штатное расписание + Журнал прохождения инструктажа по охране труда + + Стандарты кадровых процедур и их соблюдение Раз в месяц по каждой кадровой процедуре, начиная с приема на работу и заканчивая увольнением сотрудника Правила внутреннего трудового распорядка + Заполнение личных карточек сотрудников + + Кадровый аудит Один раз в три года, проводит комиссия Заполнение трудовых книжек + + + + + + Проверка знаний трудового законодательства кадровиками (профтест) + + Соблюдение законодательства о хранении и обработке персональных данных + Актуальность правовой базы Еженедельно ПРИМЕР Директор решил в июле проверить, как кадровики заполняют трудовые книжки.
Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

  • инструкции по охране труда по профессиям;
  • журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
  • журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии. Обратите внимание В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов.

  • Конституционное право
  • Предпринимательское право

Источник: http://buh-nds.ru/kakie-dokumenty-dolzhny-byt-v-otdele-kadrov/

Что нужно знать бухгалтеру о кадровой документации

Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации

С одной стороны, кадровый документооборот достаточно прост: большинство форм утверждено Госкомстатом, четко регламентирован порядок их заполнения и хранения.

А с другой стороны, количество этих форм столь велико, что помнить их все может только специалист. При этом каждое упущение, каждая отсутствующая форма может стоить организации минимум 30 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Настоящая статья является своеобразной шпаргалкой по кадровым документам, которые должны быть в любой организации.

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки, договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

  • Табель учета рабочего времени
  • График отпусков
  • Штатное расписание
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Расчетный листок
  • Книги учета трудовых книжек
  • Личная карточка работника

Табель учета рабочего времени

Первый документ, о котором мы сегодня поговорим, – это табель учета рабочего времени. О том, что такой документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса, где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1).

Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них.

Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Хранить табели учета рабочего времени нужно в течение пяти лет после окончания года, за который они заполнялись (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558*; далее – приказ № 558).

Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.

График отпусков

Следующий документ, про который далеко не всегда помнят бухгалтеры, выполняющие функции кадровика, связан с отпусками сотрудников. Речь идет о графике отпусков. В статье 123 ТК РФ прямо сказано, что график отпусков обязательно должен быть в организации. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата №1.

Обратите внимание: график отпусков должен быть утвержден в строго определенное время – не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, любые отклонения реальных отпусков от этого графика должны оформляться отдельными приказами, вносящими изменения в график.

И еще одно важное замечание. Срок хранения графика отпусков составляет один год (см. приказ № 558), который исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который был составлен график.

Например, график отпусков на 2012 год надо было утвердить не позднее 16 декабря 2011 года, а хранить его надо будет до 31 декабря 2013 года. Соответственно, в 2012 году инспекторы при проверке могут потребовать графики отпусков на 2012 год и на 2011 год.

Как видим, хранить графики отпусков за все прошлые годы организация не обязана.

Штатное расписание

Идем дальше. В ряду уже озвученных документов штатное расписание стоит особняком. Дело в том, что напрямую в Трудовом кодексе не сказано о необходимости иметь штатное расписание в каждой организации.

Но при этом в Кодексе есть норма, согласно которой в трудовом договоре нужно указать должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).

Вот и выходит, что в организации должен быть документ, где указываются наименования должностей, размеры окладов и другие условия.

Форма, по которой оформляется штатное расписание (форма Т-3), также утверждена постановлением Госкомстата №1. При этом штатное расписание (как и график отпусков) – документ, который вовсе не обязан быть статичным. Компания может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п.

Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание.

Также надо следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Правила внутреннего трудового распорядка

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции.

Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ, работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы.

В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях.

А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Итак, что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка. Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ. В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц,ответственных за каждый этап.

Обратите внимание, что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1).

Книги учета трудовых книжек

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2012/4/5940

Кадровые документы которые должны быть в организации 2018

Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации

Организации, использующие наемный труд, обязаны заполнять и хранить кадровые документы. Такая функция работодателей закреплена Трудовым кодексом. Документальное оформление распространяется на операции по приему работников, их переводу, увольнению.

Суть системы кадрового документооборота

Бланки по кадровому учету могут быть обязательными, унифицированными и рекомендованными к применению. Дополнительно к стандартному набору документов работодателям предоставляется право разрабатывать и утверждать собственные шаблоны по учету наемного персонала и сбору важной информации о работниках. Комплекс таких документов позволяет решить ряд задач:

  • соблюдение законодательных требований по оформлению трудовых взаимоотношений с наемным персоналом;
  • отражение достоверной информации в распорядительной документации;
  • обеспечение соответствия кадрового и бухгалтерского учета;
  • создание базы данных по сотрудникам;
  • выявление специалистов, которым можно поручить ответственные и сложные задания;
  • определение группы перспективных работников;
  • формирование классификационных выборок персонала по уровню профессиональной и квалификационной подготовки.

Для работника правильность оформления кадровых бланков и их сохранность на предприятии важна при реализации права на пенсионное обеспечение и получение дополнительных социальных гарантий. Например, трудовая книжка требуется при назначении пенсии.

Кадровая документация необходима при подтверждении оснований для досрочного выхода на пенсию отдельных категорий работников.

Отпуск, по которому не издан приказ, будет считаться недействительным, а время отсутствия работника в такой ситуации приравнивается к прогулу.

Классификация документов кадрового характера

Кадровые бланки подразделяются на две группы по критерию уровня их законодательного регулирования:

  • обязательные формы;
  • шаблоны дополнительного учета.

В состав первой категории документации относят:

  1. Правила, регламентирующие внутренний трудовой распорядок. Они нужны для фиксации порядка взаимодействия работодателя и нанятого им персонала. Действие правил распространяется на оформление операций по приему на должность, заключению трудового соглашения. Нормы касаются вопросов согласования периодов работы и оплачиваемого отдыха, обозначения комплекса прав и обязанностей участников трудовых отношений (с. 189 ТК РФ).
  2. Трудовые договоры – отражают полный набор существенных условий сотрудничества работодателя и наемных специалистов (ст. 54 ТК РФ).
  3. Трудовые книжки – обязательный элемент кадрового учета. Эти бланки относятся к формам строгой отчетности. Содержащиеся в них сведения подтверждают накопленный сотрудником трудовой стаж.
  4. Шаблоны форм, которые приведены в Постановлении авторства Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. К ним относятся образцы распорядительной кадровой документации, штатное расписание и личные карточки.
  5. Бланки, касающиеся вопросов охраны труда и обеспечения безопасности на производстве.
  6. Положение, регламентирующее процедуры по обеспечению сохранности персональных данных.

В числе необязательных для ведения документов значатся личные дела, штатные расстановки и коллективные соглашения. Для личных дел предусмотрено исключение – если речь идет о государственной структуре, то их оформление является обязательным.

Коллективный договор нужен предприятию для согласования с коллективом всех существенных вопросов, которые не были охвачены индивидуальными соглашениями.

Этот документ переходит в разряд обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и подписание договора.

Меры ответственности

Проверка полноты ведения кадрового учета и правильности заполнения всего набора обязательных бланков относится к сфере влияния трудовой инспекции.

Этот государственный орган создан для систематического надзора за действиями работодателей, для контроля надлежащего исполнения ими обязательств перед наемными работниками. Проверка может инициироваться трудовой инспекцией, если мониторинговые мероприятия были запланированы на текущий год.

Внеплановые выездные проверки проводятся в ситуациях, когда имеются обращения физических лиц со свидетельствами о правонарушениях со стороны руководства предприятия.

Если при проверке предприятия будут выявлены недочеты или серьезные нарушения, инспекторами начисляется штраф. Меры воздействия на работодателей содержатся в таких нормативных документах:

  • Трудовом кодексе;
  • КоАП;
  • Уголовном кодексе.

Величина штрафной санкции зависит от того, при каких обстоятельствах было совершено правонарушение, к каким последствиям это привело. К предприятию применяются меры материального наказания.

Должностные лица, которые признаны виновными в совершении нарушения, могут быть оштрафованы или дисквалифицированы на временной основе.

За повторные нарушения к работодателю может применяться исключительная мера – приостановка деятельности компании.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/kadrovye-dokymenty-v-organizacii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.