+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Дубликат трудовой книжки: как с ним работать

Содержание

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки и его заполнения

Дубликат трудовой книжки: как с ним работать

Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность, а вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку.

Но как же правильно сделать это? Если человек попал в ситуацию, когда ему необходимо оформить дубликат трудовой книжки, то он может столкнуться с некоторыми проблемами, возникающими при работе кадровых служб.

На сегодняшний день в Инструкции, которая гласит о том, как нужно заполнять трудовую книгу, и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек перечислены случаи, при которых выдается дубликат такого документа. Рассмотрим непосредственно ситуацию выдачи дубликата.

Если трудовая книжка утеряна самим сотрудником

Лишь в день, когда прекращается действие трудового документа, может произойти выдача дубликата трудовой книжки. В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.

Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере.

В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна.

При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».

В ситуации, когда сотрудник уже работал еще до поступления в организацию, при заполнении дубликата документа в пункт «Сведения о работе» в первую очередь вносится информация о непрерывном стаже работы до поступления в нынешнюю фирму, которая подтверждена соответствующим набором документов.

Если предоставленные документы не содержат в полной мере сведений о прошлых работах, то в дубликат трудовой вносятся лишь сведения, имеющиеся в приложенной документации.

Оригинал документа возвращается к своему владельцу после снятия копий и заверения их самим работодателем или же кадровой службой.

Работодатель в обязательном порядке помогает работнику получить такого рода документ, который подтверждает его стаж работы. Если говорить о копии, то туда нужно внести сведения, подтвержденные различными справками или же приказами, а копию сотрудник представляет при необходимости с дубликатом для того, чтобы подтвердить на документальной основе свой трудовой стаж.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки?

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, если у лица, которое поступает на работу, отсутствует трудовая по причине ее утраты, повреждения в результате пожара или по другим обстоятельствам, работодатель должен оформить новый такой документ на основании копии по заявлению этого лица в письменной форме.

А согласно статье 66 Трудового кодекса, порядок заполнения и хранения, произведения бланков таких документов, форма, а также обеспечение работодателей трудовыми книжками устанавливает правительство Российской Федерации.

Пунктом 31 Правил заполнения и хранения книжки установлено следующее: лицо, которое утратило такой документ, должно срочно оповестить об этом работодателя по последнему адресу работы.

В силу указанных выше положений сотрудник организации может обратиться к новому и предыдущему своему работодателю, что считается совершенно законным, при этом ни один не имеет права отказать в услуге выдачи дубликата документа на основании копии. По 32 пункту правил процесса оформления дубликата в него записывают:

  • информацию о стаже работы сотрудника независимо от того, какой он – непрерывный или общий, до поступления к нынешнему работодателю, который подтверждает ряд документов;
  • информацию о работе и имеющемся поощрении, которые были внесены в трудовой документ по последнему рабочему месту.

Сотрудники по мере необходимости обращаются к работодателям за тем, чтобы они выполнили оформление дубликата трудовой книжки на основе ее копии.

Причинами такого запроса могут быть: потеря документа, непригодность книжки к дальнейшему использованию и многие другие. Но не всегда бывают случаи, что дубликат может оформляться только по просьбе сотрудника.

То есть бывают ситуации, когда работодатель должен сам произвести выдачу дубликата.

Вне зависимости от того, имеется ли копия потерянного документа, для восстановления записей нужно собирать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы. Если утеря или порча трудовой произошли по вине работника, этим будет заниматься он сам, если же виноват работодатель – то в его обязанности будет входить обращение ко всем предыдущим руководителям сотрудника.

Как правильно заполнять документ и нужно ли заверять записи в дубликате трудовой книжки?

Записи во всех разделах производятся арабскими цифрами. К примеру, если сотрудник был принят на рабочее место 6 декабря 2004 года, то в документе это будет зафиксировано следующим образом: «06.12.2004». Записи нужно делать аккуратно гелевой или же шариковой ручкой и без любых сокращений, так как это неуместно по закону.

В дубликате оформляется титульный лист с надписью «Дубликат» и заносятся сведения о сотруднике, то есть полностью его ФИО и дата рождения на основании паспортных данных, полученное образование, а также профессия и специальность на основании документа об образовании сотрудника.

В случае необходимости заверки копии документа человеку, который на данный момент времени не работает в организации, нужно обратиться к любому нотариусу для проведения данной операции.

Если копия заверена самим работодателем, то она, как правило, может действовать около месяца. Но если же по истечении данного времени в книжку были внесены другие записи, то дубликат документа уже автоматически становится недействительным.

Копия, заверенная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия.

Итак, дубликат трудовой книжки выдается:

  1. В случае, если документ или вкладыш был утерян, а человек, который потерял, должен срочно сообщить о происшедшем администрации по последнему месту работы. Через 15 дней с момента подачи данного заявления сотруднику обязаны выдать другую трудовую книгу действующего образца.
  2. В случае, если документ или вкладыш к нему пришел в негодность (то есть в результате пожара и других пришествий).
  3. В случае, если информация об увольнении или же переводе на иную работу впоследствии была признана недействительной.
  4. При восстановлении работника в результате вынесенного оправдательного договора.
  5. В случае утери трудовой книжки сотрудника в результате таких ситуаций, как экологическая или техногенная катастрофа, стихийное бедствие, или иных чрезвычайных происшествий.

Как оформить дубликат трудовой книжки работнику, который уже уволился?

Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.

Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму.

Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой.

Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.

Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз.

В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки.

Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.

Источник: http://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/poryadok-vydachi-dublikata-trudovoj-knizhki-i-ego-zapolneniya.html

Как восстановить трудовую книжку поее копии

Дубликат трудовой книжки: как с ним работать

Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику.

В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью.

При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц.

  • Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.

Трудовая книжка утеряна: что делать и как восстановить, если есть ксерокопия?

Но заново зафиксировать опыт работы можно в дубликате документа. Правила ведения трудовых книжек, их хранения и восстановления описаны в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 №69.

Как сделать дубликат По правилам можно создать копию книжки, если оригинала по каким-то причинам нет в наличии.

Этим вопросом займётся будущий работодатель, если он принимает к себе работника без трудовой.

Лицо при оформлении на работу заявляет о факте утери/порчи документа и перекладывает на организацию решение этой проблемы.

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, знают не все работники Стандартный процесс восстановления Если запись в книжке не старше 3 месяцев, то можно её не восстанавливать, а сразу сделать новую.

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (глава 11 ТК РФ), «в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Если срок давности записей в книжке длительный, то работник пишет заявление на имя организации (последнего места работы).
Организация обязана отреагировать максимум через 15 дней после дня обращения сотрудника (постановление Правительства РФ №225).

Следует учитывать данный момент. Если же утеря трудовой произошла по вине работодателя, то он, согласно действующим законодательным нормам, будет обязан восстановить её даже без заявления от работника.

В противном случае Роструд или же судебная инстанция обяжет выплачивать его достаточно крупный штраф. Где можно Проще всего реализовать процедуру восстановления трудовой книжки через Пенсионный фонд РФ.

Но следует помнить об ограниченности данного способа. Персональный учет данное учреждение по каждому гражданину РФ начало вести относительно недавно. Потому процедура восстановления данных более, чем за последние 5 лет, будет невозможна.

В случае необходимости реализации данной процедуры следует обратиться в иные учреждения. Если же восстановить необходимо информацию только лишь за последние несколько лет, то стоит воспользоваться услугой ПФР – она предоставляется полностью бесплатно.

Утеря трудовой книжки: как и где получить дубликат

Административное нарушение Ответственность Нарушение законодательства о труде и охране труда Штраф:

  • должностные лица – 1000 – 5000 руб.
  • предприятие – 1000-5000руб. или приостановление деятельности на 90 дней.
  • юридические лица – 30000 – 50000 руб., временное прекращение деятельности на 90 дней.

Нарушение законодательства о труде должностным лицом, которое ранее подвергалось наказанию за аналогичное нарушение прав Прекращение деятельности от 1 до 3 лет Необходимые документы для занесения в дубликат трудовой книжки

  • Заверенные подписью и печатями документы с места работы.
  • Приказы и копии постановлений о приеме и увольнении с работы.
  • Информация о заработной плате.
  • Заключение суда, подтверждающее наличие стажа.

Каждый из этих документов должен быть официально заверен.

Как восстановить трудовую книжку работнику

В связи с тем, что персонифицированный учет введен недавно, то в Пенсионном фонде может содержаться неполная информация о трудовой деятельности человека. Обращение в госархив по месту регистрации бывших работодателей – надежный, но трудоемкий способ.

Заявитель получит справку с информацией о трудовом стаже.
Важно Обращение в суд — самый верный способ восстановить информацию о трудовом стаже.

Суд направляет запросы в организации, где раньше работал гражданин, и получает ответы, на основании которых видна полная картина о сроках и местах трудовой деятельности. Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии? Можно, но ксерокопия должна быть правильно заверенной, т.

е на каждой странице должна быть надпись «Копия верна», а также фамилия, подпись должностного лица и печать.
Заверенная подписью и печатью надпись «Работает по настоящее время», должна находиться на последней странице.

Онлайн журнал для бухгалтера

Если по какой-то причине делать это юридическое лицо отказывается, требуется обратиться в суд по месту нахождения предприятия. Если же виновным в утере является сам работник, то он должен самостоятельно инициировать процедуру восстановления. Само наличие трудовой книжки на сегодняшний день не является обязательным.

Потому не стоит серьезно беспокоиться по этому поводу – если работник потерял её сам. В то же время работодатель может понести достаточно серьезную ответственность за утерю столь важного документа. Вплоть до наложения административной ответственности.

Как восстановить, если нет ксерокопии При наличии ксерокопии трудовой книжки обычно с её восстановлением каких-либо проблем попросту не возникает. Именно поэтому стоит всегда делать такую копию прежде, чем передавать данный документ своему новому работодателю.
Внимание Осуществлять подобную процедуру требуется в случае восстановления данных за период более, чем 5 лет.

Для её реализации необходимо посылать письменный запрос во все государственные архивы регионов, где был трудоустроен работодатель. Порой это занимает очень много времени. Особенно в случае вахтового места работы.
Прибегать к обращению в государственный архив необходимо лишь в крайнем случае. Также допускается восстановление трудовой книжки через суд.

Следует обращаться в данную инстанцию в следующих случаях:

  • когда работодатель при отсутствии на то серьезных причин отказывается осуществлять процесс восстановления трудовой;
  • когда работодатель отказывается признавать сам факт трудоустройства конкретного физического лица.

В обоих случаях суд обычно оказывается на стороне именно простого работника. В таком случае формируется судебное решение.

Оформляется заявление на имя последнего (текущего) нанимателя.

  • Отправить запросы предыдущим работодателям с целью получить справку с подробностями о предыдущей трудовой деятельности.
  • Чтобы обезопасить себя, работник может хранить дома копию своей трудовой, где каждая запись подтверждена подписью начальника отдела кадров. При появлении новых отметок ксерокопию нужно обновлять. Первая запись в дубликате отображает общую длительность трудового стажа сотрудника без указания подробностей: периодов работы, занимаемых должностей, работодателей Для чего нужна ксерокопия документа Чтобы восстановить записи о своём опыте, нужно предоставить документальные доказательства его наличия. При этом в дубликате книжки сделают запись о длительности непрерывной деятельности — места работы, должности и периоды не восстанавливают.

В трудовой книжке содержится информация обо всех местах работы лица. Этот документ нужен при поиске рабочего места, оформлении пенсии. Трудовая книжка может быть испорчена, украдена, утеряна.

Чтобы выяснить, трудно ли восстановить трудовую книжку, и что делать, если она утрачена, обратимся к нормам российского законодательства.

  • 1 Можно ли восстановить трудовую книжку, кто занимается её восстановлением?
  • 2 Стандартный процесс восстановления
  • 3 Пошаговое руководство по восстановлению документа
  • 4 Заявление на восстановление трудовой книжки
  • 5 Восстановление документа в случае ликвидации предприятия

Можно ли восстановить трудовую книжку, кто занимается её восстановлением? Невозможно восстановить трудовую книжку в изначальном варианте — собрать заново все записи, проставить подписи с печатями.

Если все предприятия находятся в одном городе, тогда восстановление может занять всего неделю, а если человек ранее работал в разных городах, тогда придется потратить значительно больше времени. Но это еще не все проблемы.

Случается так, что предприятие, где раньше работал человек, было ликвидировано или пережило реорганизацию. В таком случае забот становится еще больше.

Кроме того, что владелец трудовой должен будет ходить по организациям, информацию касательно ликвидированных предприятий он сможет получить только в архивах.

В таком случае может потребоваться много времени на поиски требуемой документации. В некоторых случаях в поисках требуемых данных может помочь Пенсионный фонд. Случается, что даже в архивах нет сведений либо же человек не может получить доступ к информации. Но даже в таком случае отчаиваться нельзя.
Причем заявление от самого работника не требуется.

Восстановление должно быть осуществлено без него. Так как согласно правилам ведения рабочей документации именно сотрудники отдела кадров несут ответственность за сохранность документов. Если же вина в утере рассматриваемого документа полностью лежит на самом работнике, то ему необходимо самостоятельно заниматься восстановлением трудовой книжки.

При этом у физического лица возникает лишь право уведомить своего работодателя о возникновении необходимости оказания помощи в реализации процедуры восстановления документов.

Если предприятие ликвидировано Нередко случается, что предприятие, которое могло бы помочь своему бывшему сотруднику с процедурой восстановления трудовой книжки, попросту было ликвидировано или же по иной причине прекратило свое существование.

Источник: http://law-uradres.ru/kak-vosstanovit-trudovuyu-knizhku-poee-kopii/

Трудовой дубликат | Журнал « книга» | № 18 за 2015 г

Дубликат трудовой книжки: как с ним работать

→ Бухгалтерские статьи

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 сентября 2015 г.

журнала № 18 за 2015 г.

Представьте, что вам понадобилась трудовая книжка работника, а в сейфе ее нетст. 84.1 ТК РФ; п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Неприятная ситуацияст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил.

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. За нарушение установленного порядка хранения трудовых книжек, в том числе их утрату, работодатель (должностные лица работодателя) несет ответственность, установленную ст. 5.27 КоАП РФ.

Нормативными правовыми актами не регламентируются действия работодателя в случае утраты трудовой книжки по его вине. Представляется, что в таких случаях работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном п. 32 Правил”.

Если пропали две и более трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций, то это массовая утеря и процедура изготовления их дубликатов другая — она установлена законодательствомп. 34 Правил.

При обнаружении пропажи трудовой книжки нужно быстрее браться за изготовление для работника ее дубликатап. 34 Правил. «Незамедлительно», как рекомендует сделать это Роструд, получится выдать дубликат, только если сотрудник до вас нигде не работал. Вы просто заполните новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и запишете туда свою компанию как единственного работодателя.

А вот как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к вам работал в других местах? В условиях отсутствия прописанного законодательством порядка послушаем мнение специалистов Минтруда.

ЖИГАСТОВА Татьяна Михайловна Заместитель директора Департамента условий и охраны труда Минтруда России

“Восстановление трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, следует производить в соответствии с порядком, установленным для восстановления трудовой книжки, утраченной по вине работника. Ведь законодательством напрямую не предусмотрен порядок восстановления трудовой книжки, утерянной работодателемПостановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

При утере работодателем трудовой книжки он обязан выдать работнику ее дубликат.

В целях его оформления работник, чью книжку потерял работодатель, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и предоставить документы, подтверждающие факт своей трудовой деятельности в других организациях.

Если у работника таких документов не окажется, организация обязана ему помочь в их получении, например отправив запросы прежним работодателямабз. 7 п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.

2003 № 69 (далее — Инструкция)”.

Рекомендуем вам предпринять для изготовления дубликата потерянной трудовой книжки следующие действия.

Фиксируем отсутствие трудовой книжки

ШАГ 1. Подготовьте бланк заявления от имени работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, на котором бы он расписался. простое: «В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Если пропажа книжки выявилась при увольнении сотрудника и он уходит от вас пока без трудовой книжки, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сделайте особую запись в графе 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении…» строки регистрации книжки. Например, напишите: «Трудовая книжка не выдана в связи с ее утерей».

ШАГ 2. Издайте приказ руководителя о назначении:

  • работника, который займется составлением и отправкой запросов в ПФР и бывшим работодателям сотрудника, чью трудовую книжку потеряли;
  • комиссии для установления причин утери трудовой книжки.

Вот как может выглядеть такой приказ.

Приказ № 3-к

В связи с тем что в сейфе не обнаружена трудовая книжка менеджера по продажам М.И. Зайчикова,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью установления причин и обстоятельств утери трудовой книжки М.И. Зайчикова создать комиссию по расследованию факта утраты в составе: — председатель комиссии — руководитель отдела кадров И.Т. Лягушкин; — члены комиссии:

— старший бухгалтер П.Р. Лисичкина;
— менеджер по персоналу М.С.

 Мышкина.

Создать такую комиссию нужно, если ваше руководство хочет установить, по чьей вине пропала трудовая книжка, и впоследствии:
самостоятельно применить к виновному в пропаже книжки сотруднику дисциплинарное взыскание, например выговор (тогда в случае еще одной дисциплинарной провинности его можно будет уволитьп. 5 ст. 81 ТК РФ);
обосновать при проверке трудинспекцией, что в утере трудовой книжки виновен конкретный работник. Тогда за нарушение трудового законодательства оштрафуют виновного сотрудника, а не директорач. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Хотя и саму организацию за утерю книжки могут наказать

2. Поручить комиссии в срок до 05.06.2015 провести служебное расследование факта утери трудовой книжки М.И. Зайчикова.

По результатам работы комиссии нужно будет:
оформить акт о результатах расследования факта утраты трудовой книжки, содержащий выводы о том, кто, когда и при каких обстоятельствах потерял трудовую книжку;
запросить объяснения причин утери трудовой книжки у сотрудника, признанного виновным в таком нарушениист. 193 ТК РФ

3. Заняться получением документов, подтверждающих стаж работы М.И. Зайчикова, предшествующий его поступлению на работу в ООО «Теремок».

В связи с этим назначить М.С. Мышкину ответственной за направление до 29.05.2015 запросов о местах работы М.И. Зайчикова: — в организации, где он работал ранее, по сведениям, предоставленным М.И. Зайчиковым;

— в орган ПФР, если от М.И. Зайчикова не поступит необходимой информации о местах его работы.

Генеральный директор ООО «Теремок»

Источник: http://GlavKniga.ru/elver/2015/18/2035-trudovoj_dublikat.html

Как оформить дубликат трудовой книжки. Образец

Дубликат трудовой книжки: как с ним работать

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости.

В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат.

В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными.

При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов.

Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

ФАЙЛЫ
Скачать образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки .doc

Генеральному директору ООО «Альфа»Николаеву А.А.Петровой Анны Ивановны,

инженера отдела снабжения

заявление.

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.

3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

01.04.2017 г.

Петрова А.И.

Оформлен дубликат трудовой книжкисерия ТК №_____________________“______”________________2017 г. _________________________________

подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности.

В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки.

 Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем.

Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке.

Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Источник: https://assistentus.ru/trudovaya-knizhka/dublikat-pri-utere/

/ Таможенное право / Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки

Есть ли юридическая сила у копии, подлинник которой утерян? Далее, в том же нормативном акте, определены условия и порядок придания юридической силы копии документа с помощью ее заверения подлинной подписью и печатью. Фрагмент документа. Абзац 4 пп. 2.3.2.

5 «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основных положений. Общих требований к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.

1988 N 33 При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится в данной организации. Итак, пп. 2.3.1.

1 ГСДОУ содержит одно из требований, которое должно быть соблюдено для того, чтобы документ считался имеющим юридическую силу.

При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец: Документы Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина.

Консультантплюс:форумы

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» и указываются его серия и номер.

Отметим, что недействительными могут быть признаны и записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности вследствие незаконного привлечения к уголовной ответственности, которые установлены оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления. В таком случае работодатель также обязан выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной (п.

Дубликат трудовой книжки: когда и как оформлять

Важно

Ситуация: Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии книжки, оформленной по последнему месту работы Нет, нельзя. Для оформления дубликата трудовой книжки необходимы документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности.

К числу подобных документов относятся письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Такой порядок установлен пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555. Таким образом, ксерокопия трудовой книжки к документам, подтверждающим страховой стаж сотрудника, не относится.

В этот раздел нужно внести:

  • информацию об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Отметим, что общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Сведения о таком стаже берутся или из документов, представленных работником (копий приказов о приеме на работу, увольнении, трудовых договоров, справок и пр.

), или из трудовой книжки (если дубликат выдается взамен испорченной трудовой книжки либо в случае признания записи недействительной).

Внимание

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.

), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд. Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя.

Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки

Если он продолжает работать, дубликат хранится у работодателя до момента увольнения работника. Также не выдается на руки работнику оформленный дубликат трудовой книжки в случае, когда перевод признается незаконным и работник остается трудиться у работодателя. Выдача дубликата трудовой книжки регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В заключение Подводя итог, скажем, что не стоит игнорировать требования работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, так как в случае возникновения трудового спора суд встанет на сторону работника и помимо возложения на работодателя обязанности по оформлению и выдаче дубликата может взыскать с него не полученный работником заработок за задержку выдачи дубликата.

Отметим, что в судебной практике немало подобных решений.

Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях.

И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными. Если сотрудник уволился Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился? Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения. Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет.

Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина. Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса.


Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы.

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. 32.

При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся: а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Источник: http://strahovanie58.ru/mozhno-li-vydat-dublikat-trudovoj-knizhki-na-osnovanii-kopii-trudovoj-knizhki/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.